Tutti gli utenti di Outlook hanno familiarità con i moduli incorporati: il modulo per i messaggi di posta elettronica, i moduli di inserimento nel calendario per registrare eventi e appuntamenti, i moduli di richiesta di riunione, i moduli di attività, i moduli di contatto e così via. Ma gli utenti non sono limitati a questi moduli predefiniti. Una delle caratteristiche di collaborazione più grandi e meno utilizzate di Outlook è la capacità di creare e distribuire moduli personalizzati per raccogliere informazioni. In questo tutorial, cammineremo attraverso i passi per la creazione di moduli personalizzati contenenti campi di informazione specificati.
Basare i moduli personalizzati su moduli predefiniti
Ogni tipo di elemento di Outlook che puoi creare è basato su un modulo. I moduli predefiniti (con la Message Class tra parentesi) includono:
Per costruire un modulo personalizzato, si inizia con uno dei moduli predefiniti e lo si modifica in base alle proprie esigenze. Se hai intenzione di distribuire il tuo modulo via e-mail, è più facile costruirlo sul modulo di messaggio predefinito. Se stai per pubblicarlo in una cartella pubblica, probabilmente vorrai costruirlo nel moduloPost o, se contiene informazioni di tipo calendario, potresti volerlo costruire nel modulo Appointment/Event o nel modulo Task. In ogni caso, il primo passo è scegliere il modulo predefinito che sarà la base del tuo nuovo modulo personalizzato.
Se non riesci a trovare un modulo predefinito che funzioni per la tua applicazione, puoi usare il Default Standard (Message Class IPM senza estensione).
Creazione di una cartella per il tuo modulo personalizzato
Poiché il tipo di cartella in cui lo memorizzi influenza il tipo o i tipi di modulo che puoi usare, vorrai prima creare una cartella per il tuo modulo e i documenti creati in essa. Nel nostro esempio, creeremo una cartella chiamata Subscribers, dove metteremo le voci create usando un modulo personalizzato basato sul modulo predefinito Contacts.
Ecco come creare la cartella:
Nel livello superiore della Folder List, crea una nuova cartella (che chiameremo Subscribers). Nella finestra di dialogo Create New Folder, fai clic sulla casella a discesa FolderContains e seleziona il tipo di elemento in base al modulo predefinito che dovrai personalizzare. Come mostrato nella figura A, abbiamo selezionato Contact Items.Seleziona una posizione per la cartella e clicca su OK.
Figura A
Crea il modulo personalizzato
Per iniziare a creare il tuo modulo personalizzato, tira giù il menu Strumenti, clicca su Moduli e seleziona Progetta un modulo, come mostrato nella Figura B.
Figura B
In seguito, seleziona un modulo predefinito da modificare dalla Libreria StandardForms. Abbiamo selezionato il modulo Contact, come mostrato nella Figura C.
Figura C
Il modulo predefinito si aprirà in modalità Design, come mostrato nella Figura D.
Figura D
In modalità Design, puoi rimuovere, aggiungere o spostare etichette, controlli e campi. Per esempio, nella figura E, abbiamo rimosso l’etichetta Business Fax, la freccia verso il basso per la casella a discesa e il campo della casella a discesa. Abbiamo anche rimosso l’etichetta Mobile e la freccia a discesa e stiamo per rimuovere il campo. Per farlo, basta fare clic su di esso per selezionarlo e premere .Potete rendere un campo o un’etichetta più grande trascinandone un’estremità quando è selezionato, e potete spostarlo facendo clic al centro di esso e trascinandolo.
Figura E
Per cambiare un’etichetta, cliccate con il tasto destro su di essa, selezionate Edit dal menu di contesto e digitate il nuovo testo dell’etichetta. Puoi specificare nuovi campi che vuoi aggiungere selezionandoli dalla casella degli strumenti Field Chooser (Figura F), che Outlook visualizza per impostazione predefinita in modalità Design.
Figura F
Per aggiungere un campo dal selezionatore di campi, clicca sulla casella a discesa in alto e seleziona una categoria di campo. Per esempio, per il modulo Contact, potremmo scegliere tra i seguenti:
- Campi usati di frequente
- Campi per l’indirizzo
- Campi per l’e-mail
- Simail
- Campi fax/altri numeri
- Campi vari
- Campi nome
- Campi personali
- Campi numero di telefono
(Questo è solo un elenco parziale delle categorie di campi disponibili.)
Una volta scelta una categoria, scorri verso il basso per trovare il campo desiderato e trascinalo nel punto desiderato del tuo modulo. Nella Figura G, abbiamo aggiunto il campo Pager al nostro modulo.
Figura G
Per aggiungere un campo che non è elencato, clicca il pulsante New in fondo alla casella degli strumenti Field Chooser. Nella finestra di dialogo Nuovo campo, scrivi un nome per il tuo nuovo campo (noi abbiamo chiamato il nostro N. abbonato). Poi, nella casella a discesa, seleziona il tipo di valore (Text, Number, Percent, Currency, Yes/No, Date/Time, Duration, Keywords, Combination, Formula, Integer) per controllare quale input sarà accettato. Per esempio, se si selezionaNumber, l’utente non potrà inserire testo alfabetico nel campo, solo numeri. Come mostra la Figura H, potete anche controllare ulteriormente il formato dell’inserimento. Per esempio, puoi limitare il numero di cifre decimali che il numero può avere.
Figura H
Il tuo nuovo campo apparirà ora nel Field Chooser e potrai trascinarlo nel tuo modulo come i campi predefiniti. Abbiamo aggiunto i nuovi campiSubscriber No. (con un tipo di valore Number) eSubscriber Type (con un tipo di valore Text) al nostro modulo nella Figura I.
Figura I
Puoi aggiungere controlli al tuo modulo cliccando con il tasto destro su uno spazio vuoto nel modulo e selezionando Control Toolbox. Questo apre la casella degli strumenti mostrata nella Figura J. I controlli saranno familiari a chiunque abbia lavorato con Visual Basic. Potete scegliere tra i seguenti controlli:
- Label box
- Text box
- Combo box
- List box
- Check box
- Option button
- Toggle button
- Frame
- Command button
- Tab strip
- Multipagina
- Barra di scorrimento
- Pulsante Spin
- Immagine
Figura J
Per aggiungere un controllo al tuo modulo, trascinare il controllo dallaToolbox e digitare il testo richiesto. Nella figura K, abbiamo aggiunto una casella di controllo per indicare se l’abbonato ha scelto il rinnovo automatico.
Figura K
Tip
Se hai delle competenze di programmazione, puoi usare VBScript per personalizzare ulteriormente i tuoi moduli. Puoi anche aggiungere controlli ActiveX e pagine web ai tuoi moduli di Outlook. Clicca qui per maggiori informazioni sullo scripting.
Rendere il modulo personalizzato disponibile per creare nuovi elementi
Devi eseguire due passi per rendere il modulo personalizzato disponibile per creare nuovi elementi nella tua cartella:
- Pubblica il modulo.
- Renderlo il predefinito per la cartella.
Pubblica il tuo modulo personalizzato
Devi pubblicare il modulo nella libreria dei moduli o nella cartella dove vuoi usarlo per creare nuovi elementi. Ecco come:
- Dopo aver creato il nuovo modulo, clicca suTools | Forms mentre sei ancora in modalità Design.
- Clicca Publish Form.
- Clicca il pulsante Browse per selezionare una posizione.
- Digita un Display Name per il tuo modulo. Questo sarà anche il nome del modulo. Si noti che la classe Message sarà modificata per aggiungere il nome del modulo personalizzato al nome della classe del modulo predefinito su cui è basato. Per esempio, quando chiamiamo il nostro modulo Subscribers, la classe del messaggio diventa IPM.Contact.Subscribers.
Pubblica il modulo nella cartella se sarà usato solo per creare elementi in quella cartella. Se lo pubblichi in una cartella pubblica, sarà disponibile per tutti gli utenti che hanno il permesso di accedere alla cartella. Se lo pubblichi in una cartella personale, è solo per il tuo uso. Per usare il modulo, vai alla cartella e clicca sul menu Azioni; il modulo sarà disponibile.
Rendi il tuo modulo personalizzato il predefinito per la cartella
Se vuoi che il tuo modulo sia il predefinito quando crei un elemento nella cartella, segui questi passi:
- clicca con il tasto destro sulla cartella.
- Seleziona Proprietà.
- Nella scheda General, nella sezione etichettata Whenposting to this folder, seleziona il tuo modulo personalizzato.
- Clicca OK.
Tip
Se vuoi applicare il nuovo modulo personalizzato agli elementi che sono già nella cartella, dovrai cambiare la classe del messaggio degli elementi nella cartella. Vedi Microsoft KBarticle 201087, “How to Update Existing Items in an Outlook Folderto Use a New Custom Form.”
Impedire agli utenti di creare moduli personalizzati
Anche se i moduli personalizzati hanno molti usi, ci possono essere momenti in cui vorrai impedire a particolari utenti di creare moduli personalizzati. Potete farlo navigando nella chiave di registro:HKEY_CURRENT_USER\Software\Microsoft\Office\10.0\Outlook e creando un nuovo valoreDWORD chiamato NoOutlookFormsDesigner. Imposta il valore a 1.
Summario
La capacità di creare moduli personalizzati può estendere notevolmente la funzionalità di Outlook per i singoli utenti e renderlo uno strumento di collaborazione più prezioso all’interno di un’organizzazione. È facile progettare nuove forme di Outlook per soddisfare le vostre particolari esigenze. Anche se non sei un programmatore, puoi usare il Forms Designer per trascinare e rilasciare controlli e campi per creare una versione personalizzata di qualsiasi modulo predefinito.
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