Sette errori da evitare nella fatturazione delle visite successive

Pubblicato nel numero di settembre 2006 di Today’s Hospitalist

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Quando si tratta di fatturare le visite successive (codici CPT 99231-99233), molti hospitalisti fanno alcuni errori relativamente semplici ed “evitabili”.

Alcuni errori derivano da una documentazione insufficiente e possono portare a pagamenti negati o declassati. Ancora peggio, un modello di scelta dei codici di visita successivi sbagliati può predisporre un audit.

Fatturate il livello più alto di visita successiva-99233-solo per i pazienti con un deterioramento delle condizioni.

Cosa fare? Quando si fattura una visita ospedaliera successiva, è necessario scegliere il livello appropriato di servizio in base alle condizioni del paziente e poi assicurarsi che la documentazione supporti questa scelta. Ecco una lista di ciò che può andare storto “e alcuni consigli per aiutarvi a evitare gli errori.

Scegliere il codice sbagliato. Uno degli errori più comuni che commettono gli ospedalieri è la fatturazione di una visita successiva di livello superiore a quello che la documentazione e il servizio possono supportare.

Fatturate il livello più alto “99233” solo per i pazienti con una condizione di deterioramento, sostenuta dalla vostra diagnosi e documentazione. Se il paziente sta peggiorando, dovete dirlo chiaramente nella vostra nota.

Un paziente stabile, anche con condizioni croniche multiple, non si qualifica per una visita ospedaliera successiva di livello 3. E se non potete documentare almeno una revisione dei sistemi (ROS), il livello più alto di visita successiva che la vostra documentazione può supportare è un livello 1 (99231).

Clustering” codici di visita successiva. Un altro grande errore è l’utilizzo di un modello di fatturazione sbagliato.

Fatturare diverse visite di livello 3 (99233) di fila seguite il giorno successivo da un codice di dimissione, per esempio, potrebbe mettervi in condizione di subire un audit. Come notato sopra, solo i pazienti instabili soddisfano i criteri 99233, e non ci si aspetta che questi pazienti vengano dimessi il giorno successivo. (Vedere “Uno scenario di codici di visite successive” per un modello di codifica che non farà scattare gli allarmi dei revisori.)

Skimping on history documentation. Per fatturare una visita ospedaliera successiva, le linee guida CPT richiedono di soddisfare solo due dei tre componenti: l’anamnesi dell’intervallo, l’esame e il processo decisionale.

Ma dare dettagli nell’anamnesi su come il paziente sta rispondendo “come “peggioramento”, “incontrollato”, “stabile” o “in miglioramento” “può essere un indicatore chiave del livello di servizio fornito. Hai anche bisogno di documentare nuovi reclami o sintomi per dimostrare la complessità del processo decisionale e per aiutare a sostenere un livello più alto di servizio.

Non riaffermare perché stai vedendo il paziente. Hai visto la paziente diverse volte durante la sua permanenza in ospedale, quindi non hai bisogno di continuare a documentare perché stai vedendo il paziente, giusto? Anche se la vostra nota attuale appare direttamente sopra la vostra documentazione per una data precedente di servizio, dovete dichiarare il motivo per cui state vedendo il paziente
e la ragione del servizio per stabilire la necessità medica. A meno che la documentazione per ogni data di servizio possa stare in piedi da sola e sostenere il servizio fatturato, la vostra fattura per una visita successiva può essere negata.

Essere troppo vaghi sul follow-up. Un altro errore di documentazione frequente: dichiarare che il motivo della visita è il “follow-up”, senza elaborare cosa si sta seguendo. Annotare “follow-up” senza documentare la condizione specifica del paziente potrebbe rendere la visita non fatturabile perché, di nuovo, la necessità medica non può essere giustificata.

Quindi non siate vaghi. Quando seguite un paziente, dichiarate “follow-up” e poi la condizione che state monitorando, come “follow-up CHF.”

Non riferitevi specificamente a una storia precedente. I codificatori o i revisori possono basarsi solo sulle vostre note documentate per la data del servizio che stanno esaminando. Ma possono usare l’anamnesi che avete documentato in precedenza “a patto che abbiate fatto riferimento specifico alla data in cui l’anamnesi è stata presa e aggiornata”. Un codificatore o un revisore può quindi applicare la storia precedente al vostro livello di storia nella nota corrente.

Per evitare di dover ripetere la storia della nota precedente, fate riferimento direttamente a quella nota. Le versioni accettabili includono “storia invariata da” o “storia rivista, nessun cambiamento tranne …”

Documentare “annotato sopra” o “storia invariata” senza specificare la data della nota precedente non sarà sufficiente. Un altro modo per migliorare la qualità della documentazione è aggiornare il ROS ottenuto quando il paziente è stato ammesso, come in “ROS invariato dalla nota di ammissione”. Le cure concomitanti diventano un vero problema di necessità medica, specialmente quando diversi medici fanno il giro di visite allo stesso paziente.

Tenete a mente che una visita ospedaliera successiva rappresenta i servizi forniti durante un’intera giornata e che potete fatturare solo una visita successiva al giorno. Anche se i medici del vostro gruppo fatturano più di una visita successiva al giorno, sarà pagata una sola fattura per visita successiva.

Assicuratevi che la vostra fattura per visita successiva per una data qualsiasi includa tutti i servizi resi da fornitori della stessa specialità all’interno del vostro gruppo. Combinate tutte le visite durante un giorno di calendario e selezionate il codice che riflette il livello di tutto il lavoro fornito.

Kristy Welker è un consulente indipendente di codifica medica con sede a San Diego. Inviatele le vostre domande sulla documentazione e sulla codifica all’indirizzo [email protected]. Cercheremo di rispondere alle vostre domande in un prossimo numero di Today’s Hospitalist.