Piccoli miglioramenti

Frequenza: quanto spesso incontrarsi

Molti manager si chiedono: quanto spesso dovrei avere incontri 1:1 con i miei collaboratori? È sufficiente una volta al mese o deve essere settimanale? La risposta è semplice. Prendere l’abitudine di avere incontri 1:1 in primo luogo è ciò che conta davvero. Best practice a parte, dovete trovare una cadenza che funzioni per voi e per i membri del vostro team. Tuttavia, ci sono alcune regole empiriche che potete considerare.

Il punto dolce della frequenza delle riunioni 1:1 è quello di incontrarsi ogni settimana o due per 30-60 minuti. Google re:Work, l’autore di Radical Candor, Kim Scott, e molti altri promuovono questo intervallo.

Le riunioni 1:1 settimanali dovrebbero essere il default. Ma a seconda della profondità della collaborazione e del numero di rapporti, si può ridurre la frequenza delle riunioni 1:1. Se voi e i vostri rapporti collaborate strettamente e potete chattare tutto il giorno ogni giorno, considerate di avere incontri bisettimanali. Con più di cinque membri del team, va bene anche incontrarsi a settimane alterne.

Le riunioni 1:1 mensili dovrebbero essere l’eccezione, perché in un mese possono succedere molte cose e si rischia di perdere il contatto con le persone.

Logistica: dove e come incontrarsi

Le conversazioni faccia a faccia offrono la forma più ricca di comunicazione. Quindi, quando possibile, incontratevi di persona. Se non potete farlo di persona, piuttosto che cancellare l’incontro, passate al prossimo mezzo più ricco: il video.

Quando siete entrambi nello stesso ufficio, una piccola sala conferenze è spesso lo spazio più conveniente e tranquillo. Una volta che avete una solida routine 1:1, considerate di aggiungere un po’ di pepe lasciando l’ufficio di tanto in tanto. Uscite per una passeggiata, andate in un caffè, siate creativi. Ma non importa dove vi incontrate, scegliete un posto dove voi e il vostro rapporto vi sentite a vostro agio a parlare apertamente.

In un ambiente remoto, cercate di avvicinarvi il più possibile a una conversazione faccia a faccia. Il team 100% distribuito di Zapier fa 1:1 tramite video chat, come ci ha detto il loro CFO Jenny Bloom. Gli indizi non verbali sono essenziali per la comunicazione, quindi la video chat e le riunioni di persona sono superiori al testo e alle chiamate. Un solido stack tecnologico è un requisito per un efficace 1:1 a distanza. Investire in una connessione internet stabile e in video e audio di alta qualità per ogni partecipante ripagherà.

Preparare una riunione 1:1

Preparare una riunione 1:1 assicura che nulla di importante vada perso e che si stia facendo il miglior uso del tempo di entrambi i partecipanti. Non affrettatevi con una rigida agenda, ma scrivete solo alcuni punti di discussione che volete portare avanti durante l’incontro.

Pensare in anticipo agli argomenti da discutere vi permette anche di essere concisi e specifici durante l’incontro. Vi aiuta ad apparire più sicuri e concentrati. Potete anche condividere i vostri punti di discussione, in modo che l’altra persona possa prepararsi meglio per l’incontro imminente.

Vuoi rendere le riunioni 1:1 orientate ai dipendenti? Condividere i punti di discussione con il manager prima della riunione “permette al dipendente di guidare la conversazione nel modo che desidera”, dice Katelin Holloway, VP of People and Culture di Reddit.

Appunti sulla riunione 1:1

Creare un riassunto dei risultati chiave e condividerli con l’altro partecipante – durante o dopo la riunione – aiuta ad eliminare i malintesi. Rende anche più facile seguire le cose di cui avete parlato. Inoltre, è possibile prendere appunti privati per tenere un registro personale di come è andata la riunione 1:1 e catturare i punti chiave per riferimenti futuri.

Le riunioni 1:1 sono preziose con o senza prendere appunti, quindi fate quello che funziona meglio per voi per prendere l’abitudine di incontrarvi regolarmente. Ma riconoscete che qualche minuto di appunti può fare molta strada.

Strumenti per le riunioni 1:1

Come per qualsiasi altra riunione, ci sono diversi modi per gestire le riunioni 1:1.

La soluzione più spartana è quella di avere un evento ricorrente nel calendario e prendere appunti su un taccuino fisico o su un’app per prendere appunti di vostra scelta.

Se volete passare al livello successivo, un software per riunioni 1:1 può aiutarvi a collaborare sugli ordini del giorno e a seguire le vostre discussioni. Alcune caratteristiche che questi strumenti potrebbero offrire:

• Condividi i punti di discussione con l’altro in anticipo e aggiungi note condivise in seguito.
• Crea punti di conversazione e note private se hai pensieri che non vuoi condividere immediatamente con l’altra persona.
• Personalizza modelli 1:1 per check-in regolari e argomenti specifici come la definizione degli obiettivi o lo sviluppo della carriera.

Se lo strumento per le riunioni 1:1 fa parte di un software di gestione delle prestazioni, puoi anche essere in grado di preparare facilmente le riunioni 1:1 rivedendo gli obiettivi dell’altra persona, il feedback che ha ricevuto e le note che hai preso in precedenza.

Scopri di più sul nostro strumento 1:1