La regola dei 7 anni di ritorno per la segnalazione di informazioni negative

Riceviamo molte domande sulla regola dei 7 anni di “lookback” per la segnalazione di informazioni negative.

Consegniamo questa domanda incredibilmente importante a Melissa Snyder, avvocato e responsabile della conformità di Good Egg. Melissa è FCRA-Advanced Certified della Professional Background Screening Association (PBSA).

Il grande disclaimer, naturalmente, è che qualsiasi informazione che fornisce su questo blog è semplicemente di natura educativa, non una consulenza legale. Dovreste consultare il vostro avvocato per quanto riguarda la vostra situazione specifica.

Andiamo al sodo…

QUESTION:

Puoi discutere del “lookback” di 7 anni per la segnalazione di informazioni negative: come si calcola, cosa è incluso, e le leggi statali variano?

MELISSA:

Questo è uno dei miei argomenti preferiti! Ma è complesso.

Casi di bancarotta a parte, la sezione 605(a) del Fair Credit Reporting Act federale limita la segnalazione di “qualsiasi altro elemento negativo di informazione, diverso dalle registrazioni di condanne di reati che precedono la segnalazione di più di sette anni”. (15 U.S.C. § 1681c.)

Decifriamo quindi cosa significa. Ecco i tre punti principali che discuteremo oggi:

La parola “avverso” è la chiave. Cos’è un’informazione negativa?

La definizione di informazione negativa può essere più stretta di quanto si pensi. Per esempio, la FTC ha emesso opinioni consultive affermando che le verifiche dell’occupazione sono considerate “neutre”. Poiché l’informazione riportata non è “avversa”, NON esiste un limite di 7 anni per segnalare discrepanze nella storia dell’occupazione.

Anche se la data di cessazione dell’occupazione è più di 7 anni fa, le CRA possono segnalare date di occupazione e titoli di lavoro discrepanti, o la completa mancanza di verifica dell’occupazione (ad esempio, una dichiarazione del cosiddetto datore di lavoro precedente che l’individuo non ha mai lavorato per la sua azienda).

Lo stesso vale per le verifiche dell’istruzione. Dal momento che la verifica della storia lavorativa e dell’istruzione è spesso fondamentale per determinare se un candidato è qualificato per fare il lavoro, i datori di lavoro dovrebbero assicurarsi di capire se il loro fornitore di screening sta inutilmente trattenendo tali risultati discrepanti dal controllo dei trascorsi.

Inversamente, la definizione di informazioni negative può essere più ampia di quanto si pensi. Cose come mandati di arresto, ordini di estradizione e violazioni/infrazioni non penali sono informazioni negative. A parte il rispetto delle restrizioni imposte in certi stati “nessuna condanna” o “nessun caso pendente”, il vostro partner di screening non dovrebbe escludere automaticamente le informazioni negative segnalabili solo perché queste informazioni non possono essere un “crimine” o una “accusa penale”.

L’approccio di Good Egg nel fornire informazioni negative: A meno che i nostri clienti non diano istruzioni diverse, noi di Good Egg preferiamo eccedere nel fornire informazioni negative riportabili, laddove tali informazioni possano essere legittimamente condivise con i nostri clienti. Non vogliamo trattenervi informazioni negative segnalabili e poi vedere una persona assunta essere arrestata il primo giorno di lavoro a causa di un mandato aperto non rivelato o di un ordine di estradizione.

Per esempio, se una richiesta di estradizione o un mandato di arresto attivo ritorna dalla fonte primaria, vogliamo segnalarlo (se la giurisdizione applicabile lo permette) perché è un’informazione negativa che potrebbe influenzare la vostra decisione di assunzione.

Mentre le CRA che riportano questo tipo di informazioni negative devono fare attenzione a non implicare che le informazioni riportate siano esse stesse un “caso criminale”, possiamo (e lo facciamo) usare un modello separato per riportare questo tipo di informazioni negative rilevanti “non-felony/non-misdemeanor”, anche quando le informazioni del caso criminale sottostante non rientrano nell’ambito del controllo dei precedenti e non possono essere condivise.

I datori di lavoro dovrebbero prendere tempo per rivedere le linee guida di segnalazione con il loro fornitore di servizi per vedere se stanno ottenendo un quadro completo della storia del candidato. Ma, come con tutte le informazioni di base, il datore di lavoro deve rimanere consapevole del suo dovere di non utilizzare qualsiasi informazione negativa fornita in violazione delle leggi EEO federali o statali.

Una segnalazione accurata di 7 anni inizia con una corretta selezione della data dell’attività “avversa”. Quindi, quando inizia il ticchettio dell’orologio?

Per alcune non-condanne come arresti e incriminazioni in cui una disposizione finale è ancora in sospeso, la data di arresto o di accusa è chiaramente la data dell’attività negativa.

E nei 12 stati (vedi lista sotto) che limitano la segnalazione della condanna a 7 anni, la data di disposizione/condanna è la data dell’attività negativa e dovrebbe essere usata per calcolare i 7 anni. Se necessario, una CRA può anche usare la data di rilascio dal carcere o la data di inizio della libertà condizionata per far rientrare le condanne.

Sulla base di una revisione della storia legislativa del FCRA e delle varie leggi statali, le date di libertà vigilata non dovrebbero essere usate per portare un caso nel campo di applicazione.

Le CRA possono anche avere problemi se usano una data di disposizione/di archiviazione per far partire il tempo su casi archiviati e altre accuse abbandonate.

La FTC e il Consumer Financial Protection Bureau (CFPB) hanno formalmente preso la posizione nel 2013 che il periodo di lookback di 7 anni per un’accusa archiviata inizia a decorrere dalla data dell’accusa, non dalla data di archiviazione. Quindi, i fornitori di screening di fondo che si conformano alle decisioni degli enti normativi non useranno le date di disposizione per portare i casi archiviati nell’ambito di applicazione.

Come potete vedere, la segnalazione accurata di 7 anni è estremamente complicata. Se a questo punto non vi gira completamente la testa, ho fatto un ampio tentativo di riassumere la regola dei 7 anni qui sotto:

Negli stati con sette anni, è importante notare che la regola dei 7 anni non si riferisce alla giurisdizione in cui si trova la fedina penale, ma alla giurisdizione in cui il candidato vive e lavora, perché è lì che il candidato gode dei diritti previsti dalle leggi applicabili sulla protezione dei consumatori.

Per esempio, se un candidato vive e fa domanda di lavoro in Texas, e ha una condanna di 10 anni fuori da una contea della Florida, quella condanna non sarà riportata. Ma se un candidato vive e fa domanda di lavoro in Florida, e ha una condanna di 10 anni fuori da una contea del Texas, quella condanna sarà inclusa nel nostro rapporto.

Mentre 7 anni sono standard, la vostra CRA dovrebbe essere flessibile. Hai bisogno di più di 7 anni di dati sulle condanne penali?

I controlli dei precedenti penali non sono un servizio unico. Dovresti avere la possibilità di ottenere più di sette anni di dati sulle condanne penali se questo è il tuo desiderio (e la CRA può legittimamente fornire tali dati in base alle leggi statali/locali applicabili).

Più importante, se ti è richiesto per legge o regolamento di fare più di una ricerca sulla storia criminale di 7 anni, la tua CRA dovrebbe verificarlo e poi obbligarti.

Alcuni datori di lavoro in certi settori (come l’istruzione, l’assistenza sanitaria, i fornitori di assistenza all’accompagnatore, i servizi finanziari, il governo/le forze dell’ordine) sono tenuti a fare controlli dei precedenti penali per 10 anni, o devono altrimenti fare una ricerca penale “approfondita e completa” e possono essere esentati dalle regole di segnalazione delle condanne di 7 anni di vari stati.

È imperativo che i datori di lavoro capiscano che se i loro candidati vivono o lavorano in uno degli stati di sette anni di cui sopra, il loro partner di screening deve essere informato se hanno un mandato legale o normativo per fare una ricerca penale più estesa.

In tal caso, il datore di lavoro probabilmente rientrerà in un’eccezione legale alla limitazione di segnalazione delle condanne di 7 anni di quello stato. In altre parole, a meno che non comunichiate espressamente al vostro fornitore di screening che avete bisogno di più di una ricerca penale standard di 7 anni (e possiate dimostrare che lo screening rientra in un’esenzione di legge applicabile), la vostra agenzia di rating non sarà in grado di fornirvi i dati aggiuntivi di cui avete bisogno (oltre i 7 anni) per soddisfare i vostri requisiti normativi.

Inoltre, i datori di lavoro dovrebbero essere cauti sul fatto che alcune agenzie di rating offrono solo una ricerca di sette anni. L’inizio dell’anno è un buon momento per rivedere il tuo programma di screening esistente e assicurarti di capire quanti e quali dati ti vengono comunicati. Se state ottenendo solo 7 anni di informazioni sulle condanne per crimini e reati, ma volete di più, questo è il momento di discuterne con la vostra società di controllo dei precedenti penali.

Se sono un vero partner di conformità e non solo un fornitore di servizi transazionali, vi spiegheranno le limitazioni di segnalazione che i vari stati impongono loro. E se i vostri dipendenti si trovano in uno stato di sette anni, potete determinare insieme se soddisfate un’esenzione che vi permette di ottenere più dati.

Se questi discorsi vi lasciano a grattarvi la testa, contattate Good Egg e saremo felici di fare una valutazione gratuita della vostra strategia di screening esistente – e di rispondere a qualsiasi domanda ostinata sulla rendicontazione che vi tiene svegli di notte.

Avete una domanda per Melissa? Facci sapere!