Idee per una perfetta riunione di famiglia

Se sei nel bel mezzo della pianificazione di una riunione di famiglia proprio ora, o semplicemente hai bisogno di qualche idea per una riunione di famiglia, sei nel posto giusto.

Pianificare una riunione di famiglia è un compito enorme, ma le informazioni qui riportate ti aiuteranno a renderla memorabile! Ci sono date da programmare, voli o viaggi da pianificare, prenotazioni da fare e attività da pianificare.

Ora, immagina tutta questa pianificazione, solo che ora devi considerarla per 20 o più persone. Questo è esattamente il compito che si affronta con la pianificazione della riunione di famiglia. Ed è anche esattamente quello in cui ti aiuteremo!

Video: Idee per una riunione di famiglia

Sforzo di squadra: Pianificare la tua riunione di famiglia

Non è mai una cattiva idea chiedere aiuto ai membri della famiglia; più idee hai, maggiori sono le possibilità di realizzare una riunione di famiglia ben fatta. Che stiate organizzando un evento per 20 o 200 persone, i compiti sono troppo difficili per una sola persona:

• pianificazione dei pasti
• inviti
• alloggi
• prenotazione del viaggio
• attività
• premi
• e intrattenimento

Per un gruppo più piccolo, un altro membro della famiglia che vi aiuta può essere sufficiente per gestire le responsabilità. Per le riunioni di famiglia di medie o grandi dimensioni in cui si riuniscono 3 o più famiglie, tuttavia, potrebbe essere necessario organizzare un comitato di riunione. Un comitato è composto da diversi membri della famiglia, con compiti assegnati a ciascun membro. È anche possibile avere più comitati se l’evento è particolarmente grande. I comitati hanno dei compiti, ma anche la responsabilità di prendere decisioni per l’area di cui sono responsabili.

Mantieni l’organizzazione

Le riunioni di famiglia devono essere divertenti, memorabili e arricchenti per le famiglie allargate che si riuniscono e si ritrovano. Ma dietro le quinte, una riunione di successo richiede mesi di attenta pianificazione, decisioni e ponderazione delle scelte.

È difficile pianificare in un modo che piaccia alla maggioranza dei partecipanti. Più membri della famiglia sono attesi, più le vostre capacità di pianificazione saranno messe alla prova. Con una corretta gestione del tempo e organizzazione, la pianificazione della riunione di famiglia può essere più coesa e meno stressante. Se ti attieni al piano ed eviti di trascurare i dettagli importanti, allora potrebbe anche piacerti!

Includere altri nella pianificazione

Avere idee e input da altri per una riunione di famiglia ti aiuta a pianificare un evento più inclusivo e divertente. Se possibile, avere una persona di contatto diretto in ogni famiglia nucleare con cui comunicare immediatamente o a cui chiedere suggerimenti per quanto riguarda i diversi piani e le opzioni relative all’evento stesso.

Questo aiuta a ridurre i cambiamenti dell’ultimo minuto in seguito se si fanno piani o prenotazioni che non vanno bene per alcuni degli altri ospiti. Una squadra che lavora insieme verso un obiettivo comune può realizzare di più, quindi organizzare un comitato che vi assista nelle diverse fasi della pianificazione della riunione di famiglia non solo alleggerisce il carico, ma aggiunge anche ulteriori livelli di creatività all’intero sforzo.

Ogni famiglia ha almeno un membro che è attento ai dettagli o che ama pianificare pasti, viaggi e attività, e puoi mettere a frutto questi talenti incoraggiandoli a partecipare ai preparativi per la riunione di famiglia.

Chi dovrebbe essere invitato alla riunione di famiglia? Gran parte della pianificazione dipende da chi avete invitato, compresi:

• Le attività che scegliete.
• Il cibo che servite.
• La location che scegliete.

Se questa è la prima riunione di famiglia che il tuo clan avrà, o è passato molto tempo dall’ultima riunione, forse concentrarsi sulle famiglie più strette sarebbe un ottimo punto di partenza, e poi, quando la riunione diventa un’occasione più frequente (alcune famiglie tengono riunioni anche ogni anno), è possibile espandere la lista degli invitati per includere più membri della famiglia estesa.

Inizia in piccolo, poi pensa in grande

Inizia con i tuoi parenti più stretti e le persone a cui tengono di più. Se possibile, evitate di invitare persone che non riescono ad andare d’accordo pubblicamente. Assicurati che le persone che hanno una rivalità poco amichevole non siano messe l’una contro l’altra in qualsiasi attività.

È semplice che si trasformino in un brutto ricordo. Assicurati che le famiglie allargate e i membri che devono ricevere gli inviti li ricevano. Non c’è niente di più imbarazzante che dover pacificare un parente agitato che è stato trascurato e ha scoperto la riunione di famiglia da qualche parte o da qualcun altro.

Questo può causare tensioni inutili, specialmente se si presentano alla riunione (ancora un altro motivo per cui farsi aiutare è molto importante per non trascurare questi dettagli). C’è anche un grande sito web qui che ti permette di elencare la tua riunione di famiglia sul loro sito web, e lo collegherà al tuo sito web della riunione di famiglia.

Come dovremmo coprire le spese della riunione?

I costi della riunione di famiglia giocano un ruolo molto importante nella pianificazione, e quindi dovrebbe essere una priorità assoluta nelle fasi di pianificazione. State lontani da luoghi, attività o eventi che possono essere troppo costosi o limitanti per alcuni membri della famiglia.

Assicuratevi che tutti siano il più possibile a proprio agio, indipendentemente dai loro limiti di budget, e che possano divertirsi il più possibile. Trovare un equilibrio da qualche parte nel mezzo è un obiettivo chiave. Chiedete idee e suggerimenti per le riunioni di famiglia per ottenere un campione di destinazioni, attività o eventi per i quali le famiglie sono disposte a sborsare dei soldi.

Se chiedere direttamente ai membri della famiglia quanti soldi sono disposti a pagare sembra di cattivo gusto, un modo per ottenere indirettamente delle opinioni è un sondaggio in cui possono spuntare le idee per le riunioni di famiglia che sono più capaci finanziariamente.

Dove dovremmo fare la nostra riunione?

Una volta che gli ospiti della riunione sono confermati e un budget generale impostato, il luogo dell’evento deve essere selezionato. Stabilire il luogo della riunione è forse la parte più impegnativa del processo di pianificazione, in quanto vari fattori come:

• alloggi
• alloggio
• spese di viaggio
• preparazioni alimentari
• e attività sono tutte strettamente collegate al luogo dell’evento.

Riunioni più piccole possono spesso essere tenute a casa, ma per gruppi più grandi, è necessario un locale o una sala. Le opzioni più popolari includono:

• centri comunitari
• sale banchetti degli hotel
• sale da ballo
• centri congressi
• palestre delle scuole
• e auditorium delle chiese.

Questi luoghi hanno spesso sale multiuso dove i membri della famiglia possono mangiare insieme, mescolarsi, e partecipare alle attività. Combinare il tempo di vacanza e il legame familiare è un’opzione popolare per gli eventi di riunione familiare. Si può guardare in:

• resorts
• centri di ritiro
• o crociere.

Ci sono spesso grandi sconti e offerte per grandi gruppi. Assicurati di informarti su tali sconti in modo da tenere la tua riunione diventa più efficiente in termini di costi. Non c’è niente di male nel risparmiare denaro permettendo a tutti di rilassarsi, distendersi e godere di più attività con gli altri.

Che tipo di cibo dovremmo servire alla nostra riunione?

Ora, cos’è una festa senza buon cibo (e molto)? Durante qualsiasi evento, è più probabile che le persone si rilassino, si godano la compagnia e restino più a lungo se il cibo e le bevande sono piacevoli. Il cibo unisce le persone e crea ricordi. La giusta selezione di antipasti, antipasti, piatti e dessert può completare il tema della tua riunione.

Fatti aiutare nella preparazione dei pasti

La preparazione dei pasti per la riunione ruota intorno alla sede. Per le riunioni a casa, il padrone di casa può avere bisogno di pianificare e preparare i pasti. Un’opzione è quella di arruolare l’aiuto di altre famiglie per cucinare un grande pasto (o più pasti) per tutti i partecipanti. Come per la pianificazione, è sempre meglio ottenere l’aiuto di altri membri della famiglia quando si tratta di preparare il cibo; si otterranno più idee per la riunione di famiglia, e il carico di lavoro è distribuito uniformemente.

Potlucks

Le cene a buffet sono un’altra opzione per le riunioni, soprattutto se la maggior parte dei partecipanti vivono vicino e possono comodamente portare i piatti al luogo della riunione. Per i pasti a buffet, usa un foglio d’iscrizione come lista di controllo. Questo permette alle persone di vedere cosa gli altri si sono già impegnati a portare e cos’altro è necessario (insalate, antipasti, piatti, dolci, bevande, altre necessità).

I pasti sono inclusi?

Se la tua famiglia decide di godersi una crociera di una settimana o un soggiorno all-inclusive in un resort o un rifugio di montagna, i pasti sono probabilmente inclusi nel costo. Questo libera tutti dal preoccuparsi di cucinare e pulire dopo.

Anche per eventi che non sono fuori città, si può optare per servizi di catering professionale per ridurre al minimo lo stress della spesa e della preparazione del cibo. I partecipanti possono condividere il costo del catering professionale e la comodità di presentarsi e godersi l’evento.

Dove staranno i nostri ospiti?

Grandi riunioni possono comportare membri della famiglia che viaggiano da diversi luoghi del paese e anche oltreoceano. Questo è il motivo per cui è importante pianificare l’evento in anticipo, specialmente il luogo dell’evento. Questo assicura che tutti abbiano abbastanza tempo per prepararsi, mettere da parte i soldi, fare le prenotazioni necessarie e presentare gli avvisi appropriati per il lavoro o gli impegni scolastici.

Includere opzioni per ogni budget!

Per accomodare i vari budget, selezionare luoghi con una vasta gamma di opzioni di alloggio. Alcuni esempi sono i resort o gli hotel dove gli ospiti possono scegliere comodamente le camere o le suite che meglio si adattano al loro budget. Per un evento di uno o due giorni, tieni una lista di vari hotel nella zona e dei loro prezzi medi, e passala ai tuoi ospiti in modo che possano prenotare in anticipo.

Anche il viaggio è una considerazione importante. Se avete membri della famiglia da costa a costa, una posizione più centrale è meglio in modo che tutti condividano le stesse spese di viaggio. Se possibile, è possibile beneficiare di prezzi più bassi attraverso le prenotazioni di gruppo, come le famiglie che volano insieme da una città.

Quali attività per una riunione di famiglia sono buone per tutti?

Se la tua riunione di famiglia è di un giorno o di una settimana, è importante intrattenere tutti con varie attività adatte alle loro età e interessi personali.

Le attività sono meno di un problema se la famiglia opta per una crociera o una vacanza di destinazione; questi luoghi tengono occupati gli ospiti con trattamenti spa in loco, nuoto, giochi, snorkeling, vita notturna, ecc. Dal momento che la riunione di famiglia è tutta una questione di ricongiungimento reciproco, informate i vostri ospiti in anticipo su specifici eventi o attività a cui vorreste che tutti partecipassero.

Quando pianificate, tenete a mente i diversi gruppi di età e quali interessi o hobby possono avere. Per esempio, alcune famiglie amano lo sport e amano le partite di pallone di gruppo o le attività legate allo sport. Ricordatevi solo di fare spazio per i membri della famiglia che potrebbero non essere così fisicamente capaci o entusiasti dello sport. È importante che ognuno trovi un’attività che gli piaccia, invece di un solo evento generale per tutto il gruppo.

Dovremmo pianificare idee per una riunione di famiglia di riserva?

Le cose raramente vanno completamente secondo i piani, quindi assicurati che i tuoi piani lo tengano presente. Le perturbazioni meteorologiche possono essere d’intralcio; cancellazioni dell’ultimo minuto o conflitti di programma sono ostacoli comuni. Se sei responsabile della pianificazione della riunione di famiglia, è saggio avere un piano alternativo per ogni aspetto dell’evento.

Avere una lista di riserva di ristoranti

Per la preparazione dei pasti, avere le informazioni di contatto dei ristoranti della zona. In questo modo, puoi chiamare nel caso in cui qualcuno si dimentichi di portare il dessert o gli antipasti. Questo è anche utile, se gli ospiti invitati che avevano precedentemente rifiutato si presentano all’improvviso.

Avere anche una lista di riserva di giochi

Fate una lista di attività o giochi che la famiglia può godere in caso di pioggia. Avere un piano se le attività all’aperto non sono possibili. Oppure, se avete ingaggiato degli intrattenitori professionisti per la serata, come una band o dei cantanti, fate dei piani di riserva per l’intrattenimento che potete chiamare nel caso succeda qualcosa di imprevisto.

Relax, lasciatevi andare e godetevi

Tenete a mente che siete in famiglia. Mentre dovreste fare del vostro meglio per essere preparati, dovreste anche godervi il vostro tempo con loro. Alcuni dei momenti più cari che ricordiamo sono i disguidi e gli errori. Tirano fuori il meglio di tutti (soprattutto le risate) e ci ricordano il vero significato della famiglia. Se sbagliate un po’, non stressatevi; lasciate perdere e lasciate che tutto il resto vada a posto.