Healthcare Clearinghouse: Cos’è e come può aiutare

Una stanza di compensazione sanitaria è essenzialmente l’intermediario tra i fornitori di assistenza sanitaria e gli assicuratori. Una stanza di compensazione controlla le richieste mediche per gli errori, assicurando che le richieste possano essere elaborate correttamente da chi paga. Una volta che le richieste sono pulite, le richieste e tutte le cartelle cliniche associate vengono inviate elettronicamente a tutte le organizzazioni mediche appropriate. Le clearinghouse forniscono anche la capacità di prendere i dati non standard ed elaborarli in formati di dati standard che possono essere ingeriti nel sistema di aggiudicazione dei pagatori.

Da non confondere con le stanze di compensazione che facilitano lo scambio di pagamenti tra banche e istituzioni finanziarie. Le stanze di compensazione delle richieste mediche sono diverse. Nell’assistenza sanitaria, una stanza di compensazione è imperativa per l’elaborazione di tutte le richieste e le registrazioni mediche per via elettronica, al fine di garantire una maggiore rapidità nell’elaborazione delle richieste.

Il problema che le stanze di compensazione risolvono

Quali sono le ragioni per cui pagatori e fornitori utilizzano una stanza di compensazione sanitaria? Questo libro bianco spiega cosa rende le stanze di compensazione delle richieste mediche così importanti. È anche un’eccellente risorsa per le informazioni sulle stanze di compensazione.

Ogni giorno milioni di richieste mediche vengono presentate utilizzando migliaia di software diversi per inviare le richieste a migliaia di diverse compagnie di assicurazione in tutto il paese, tutte con varie modifiche e regolamenti specifici per i pagatori. Questa è roba complicata. E ancora di più, tutto questo si svolgeva per posta: l’USPS. Ora, grazie all’adozione dell’elaborazione elettronica dei reclami e ai mandati HIPAA, il processo del flusso di lavoro dei reclami è diventato più gestibile, riducendo al minimo i punti di contatto e avendo la possibilità di tracciare i reclami durante tutto il ciclo di vita.

Mentre le clearinghouse prendono il posto di molti metodi manuali che una volta erano fondamentali per l’elaborazione delle richieste mediche – come possono aiutare il vostro business a prosperare e a ottimizzare i processi? Immergiamoci.

Sono esperti del settore

Le stanze di compensazione delle richieste mediche forniscono un ruolo essenziale nello spazio sanitario di oggi. Lavorare con una stanza di compensazione delle richieste di rimborso significa che state stipulando un contratto con un’organizzazione che capisce l’instradamento e l’elaborazione delle richieste. Il vostro team interno di elaborazione delle richieste potrebbe non essere in grado di dedicare tutto il tempo e l’energia di cui ha bisogno per imparare i pro e i contro del commercio, come farebbe un team di clearinghouse. Una stanza di compensazione medica sa come comunicare tra fornitori e pagatori; capisce quali moduli richiedono un trattamento speciale e sa come controllare il controllo di qualità. Una clearinghouse di buona qualità permette uno scambio di dati senza soluzione di continuità tra voi e le vostre reti di fornitori, migliorando e accelerando il processo di reclamo, il che aiuta ad aumentare il flusso di cassa.

Sono un’entità conforme all’HIPAA

Le entità conformi includono fornitori di assistenza sanitaria, piani sanitari e clearinghouse sanitarie. Questo significa che devono rispettare i requisiti HIPAA che proteggono la sicurezza e la privacy delle informazioni sanitarie sensibili. Devono anche trasmettere certi diritti a quei fornitori e pagatori per quanto riguarda le loro informazioni sanitarie protette.

Questo significa anche che qualsiasi azienda che fa affari con un’entità coperta, come una clearinghouse sanitaria, sarà anche conforme alle linee guida e ai regolamenti HIPAA. Questo può essere fatto come un accordo firmato, come un accordo di livello di servizio, che dettaglia la responsabilità del socio d’affari se non rispettano i regolamenti HIPAA.

Si concentrano sul controllo di qualità

Un compito chiave di una clearinghouse medica è la pulizia dei dati sulle richieste per garantire che le informazioni sanitarie sensibili siano accurate e sicure. Questo passo ha luogo dopo che la richiesta di fatturazione medica è stata elaborata attraverso il loro software di richiesta, dopo di che viene emesso un file 837, che è la richiesta medica elettronica. Questa richiesta passa attraverso il processo di controllo della qualità per verificare la presenza di errori, elementi di dati incoerenti e per assicurarsi che tutto sia accurato prima di inviarlo all’account della camera di compensazione della fatturazione medica.

Cose che una camera di compensazione controlla durante il processo di controllo della qualità includono discrepanze di codici o fornitori. Si assicurano anche che i dati del paziente siano corretti, come il nome, la posizione, l’età, ecc. A volte un nickname potrebbe finire per essere contato come un nuovo paziente piuttosto che combinarlo con il loro file esistente. Per esempio, se un paziente compila i moduli come Jenny, ma il suo nome legale completo è Jennifer, le stanze di compensazione si assicurano che quei record vengano combinati e non aggiunti come un nuovo paziente.

Controlleranno anche i codici duplicati o errati che dicono al sistema per cosa fatturare. Ogni servizio deve avere il codice di fatturazione corretto associato ad esso perché la richiesta sia accuratamente elaborata. Il controllo di qualità può evitare che le richieste vengano negate o respinte, il che è fondamentale per mantenere i flussi di lavoro snelli e costanti.

Per riferimento, alla Smart Data Solutions, le nostre modifiche al controllo di qualità rientrano in tre diverse categorie:

• Modificazioni dell’integrità dei dati: Utilizzato per “eliminare” gli errori di inserimento dei dati. Per esempio, se la “data di fatturazione” è successiva alla “data di arrivo”, la richiesta è soggetta a una seconda revisione.
• Transformation Edits: Questo include elementi come l’analisi del nome e la conversione da minuti a unità per le richieste di anestesiologia.
• EDI Compliance Edits: Questo include l’applicazione delle regole EDI. Per esempio, su un UB un codice di occorrenza deve essere accompagnato da una data di occorrenza.

Sono il vostro avvocato della comunicazione

Una stanza di compensazione è la vostra risorsa numero 1 per qualsiasi domanda o problema riguardante una richiesta. Piuttosto che un dipartimento interno di fatturazione medica o di contabilità che gestisce l’elaborazione delle vostre richieste mediche, una stanza di compensazione può essere completamente immersa in tutte le cose associate all’elaborazione delle vostre richieste. Non gestiscono altri ruoli o doveri, si dedicano all’elaborazione, all’emissione e alla contestazione delle richieste.

Come abbiamo detto prima, sono l’intermediario tra i pagatori e i fornitori. Sanno quali domande fare, quali moduli compilare e come contestare correttamente le discrepanze. Semplicemente facendo quello che fanno, le clearinghouse possono migliorare enormemente le relazioni tra i fornitori e le compagnie di assicurazione. Possono risolvere rapidamente i problemi con una comunicazione semplificata, il che si traduce in pagamenti più rapidi e meno negazioni. Il processo delle richieste mediche diventa incredibilmente più snello ed efficiente avendo una stanza di compensazione presente e che comunica correttamente con tutte le parti necessarie.

Semplificano i flussi di lavoro impegnativi

Le stanze di compensazione delle richieste mediche possono aiutare a semplificare i flussi di lavoro multipli in un’unica piattaforma e servizio conciso. La presentazione di richieste mediche e l’elaborazione delle fatture può richiedere settimane o mesi quando viene elaborata manualmente. Non solo i flussi di lavoro stessi vengono snelliti incanalando direttamente attraverso una stanza di compensazione, ma i pagamenti possono essere elaborati in pochi giorni, e le negazioni o le controversie possono avvenire molto più velocemente.

Se la razionalizzazione del processo delle richieste mediche è all’orizzonte, contattate Smart Data Solutions per iniziare. Possiamo rendere il vostro business più efficiente che mai con soluzioni semplificate attraverso i nostri servizi EDI/Clearinghouse. Compila questo modulo per metterti in contatto!