By Kieran
La gestione delle ferie annuali è un must per team di tutte le dimensioni. Questo modello di pianificazione delle ferie è un ottimo modo gratuito per iniziare a tracciare le assenze.
Se stai cercando un robusto strumento di monitoraggio delle assenze per evitare di gestire un foglio di calcolo, controlla il nostro flessibile & pianificatore di ferie online facile da usare.
Basico
Inserisci i nomi dei tuoi dipendenti nelle celle del primo foglio, i nomi degli altri fogli verranno estratti dal primo foglio.
I totali mensili sono visualizzati alla fine di ogni riga per ogni dipendente. I totali annuali sono visualizzati in una scheda separata chiamata Totali.
Il modello differisce leggermente in base all’opzione “Traccia le assenze” selezionata nelle personalizzazioni.
Traccia le assenze in giorni
Le assenze sono registrate inserendo il codice corrispondente nella cella del giorno. Per esempio, in caso di assenza per malattia, inserire S nella cella.
Tutti i tipi di assenza e i loro codici sono mostrati in una comoda chiave accanto al mese del calendario.
Traccia le assenze in ore
Inserisci il numero di ore di assenza nella cella relativa al giorno dell’assenza.
Tipi di congedo
8 tipi di congedo sono forniti per default quando si usa l’opzione ‘Tracciamento assenze in giorni’. Questi includono:
- Vacanza
- Mezza giornata (mattina)
- Mezza giornata (pomeriggio)
- Malattia
- Paternità
- Compassione
- Tempo libero in sostituzione
- Lavoro da casa
Mezza giornata può essere registrata utilizzando i codici H1 e H2, questi contano come 0.5 nei totali.
Ripartizione dei totali
Se si registrano le assenze in giorni, l’ultima scheda del modello contiene i totali di tutte le assenze per ogni dipendente, nonché una ripartizione per tipo di assenza.
Il campo ‘Conteggio assenze’ mostra la somma di tutte le assenze contando opportunamente le mezze giornate come 0.5. E’ una somma della colonna ‘Assenze questo mese’ per tutti i mesi.
Opzioni di personalizzazione
Il nostro modello è progettato per essere utile alla maggior parte delle squadre con le opzioni predefinite, ma ci sono un certo numero di opzioni di personalizzazione.
Data d’inizio personalizzata
Qualsiasi data d’inizio può essere scelta per il tuo tracker delle ferie. Il modello predefinito conterrà un anno intero dalla data di inizio specificata.
Per esempio, se il tuo anno di congedo annuale corrisponde all’anno finanziario da aprile a marzo, seleziona aprile come mese di inizio.
Numero di dipendenti
È possibile specificare qualsiasi numero di dipendenti. Che tu abbia 10, 20 o 100 dipendenti, questo modello fa per te.
I nomi dei dipendenti sono estratti dal primo mese (prima scheda), quindi devi impostarli solo una volta.
Giorni lavorativi
I giorni non lavorativi sono visualizzati come una cella grigio chiaro nel modello. Questo è solo per scopi di visualizzazione, non hanno un trattamento speciale quando i totali delle assenze sono calcolati.
Anno
Puoi definire l’anno in cui il modello di pianificazione delle assenze inizierà. Poiché il modello è generato dinamicamente, qualsiasi anno è supportato. Il modello di pianificazione delle ferie è pronto per l’anno 2021, 2022 e oltre.
Numero di mesi (pluriennale)
Per quanti mesi vuoi che il tuo planner delle assenze sia disponibile?
Per default il modello contiene 12 mesi (1 anno), puoi generare un modello di calendario pluriennale inserendo 24 mesi (2 anni) o più.
Traccia le assenze in giorni/ore
Questa opzione cambia molto il modello.
Quando tracciate le assenze in ore inserite semplicemente un numero in una cella per indicare le ore di assenza. I totali sono la somma delle ore.
Tracciare le assenze in giorni vi permette di specificare il tipo di assenza inserendo una lettera nella cella invece di un numero. Questa opzione permette anche di tracciare le assenze di mezza giornata.
Scaricare
Domande su come regolare il modello una volta scaricato? Controlla le FAQ in fondo alla pagina.
Come siamo andati?
Ci piacerebbe sapere come il nostro modello Excel ha funzionato per voi e come potremmo migliorare.
Stiamo progettando di aggiungere il supporto per i giorni festivi – fateci sapere quali paesi vorreste vedere supportati!
Si prega di considerare la condivisione se avete trovato il modello utile!
Il miglior tracker di assenze che ho trovato. Sto formando i miei manager su come usarlo
Questo sembra eccellente! È possibile avere una conversione in ore prese come ferie annuali (vacanze) al giorno; le nostre ferie annuali funzionano in ore e non in giorni perché il personale lavora in turni diversi – Regno Unito. Grazie 🙂
Risposta: C’è ora una nuova opzione per tracciare le assenze in ore piuttosto che in giorni. Basta selezionare “Ore” nella casella a discesa “Traccia le assenze in” quando si genera il modello. Speriamo che questo aiuti a soddisfare le tue esigenze!
Sarebbe bello se potessimo avere anche i numeri delle settimane menzionati nel calendario. Grazie.
Risposta: I numeri delle settimane sono stati messi sopra le date. Grazie per il suggerimento
Questo è eccellente, potresti aggiungere i giorni festivi per il Regno Unito.
Risposta: Ci stiamo lavorando 🙂
Grazie per il template molto semplice ma utile. Silvie, UK
Bel lavoro, ho risparmiato un sacco di fatica. Grazie
Siete fantastici. Per migliorare questo template, suggerisco queste due modifiche.
- Il conteggio delle assenze dovrebbe escludere quelle inserite accidentalmente nei giorni di lavoro esclusi (es. domenica…
- Sarò uno dei più felici di ricevere la versione aggiornata che stavate progettando per luglio 2020… Se è già disponibile, fatemelo sapere.
- per i giorni festivi, vi suggerirei di usare dei giorni fittizi che chiunque può cambiare su se stesso. Attualmente sono in Austria, ma potrei emigrare in Tanzania nei prossimi anni. Quindi sarebbe bello se potessi semplicemente sostituire le festività predefinite con quelle del paese corrispondente.
Non riesco a trovare abbastanza parole per lodarvi ragazzi.
Risposta: Grazie mille per le tue gentili parole! Ti manderò una mail quando il template aggiornato sarà pronto.
Penso che l’idea di poter cambiare i giorni festivi sia una buona idea, anche se potrebbe essere più difficile da implementare. Lo esaminerò sicuramente.
Penso che sia importante che i valori del fine settimana siano ancora contati nel caso in cui qualcuno voglia segnare un’assenza in un giorno non lavorativo.
Grazie per il tuo grande feedback!
Sarebbe utile nel tracker vacanze avere i giorni di malattia, ma non solo 1 giorno intero, avendo un’opzione per inserire mezza giornata di malattia
Risposta: Stiamo lavorando ad una nuova versione che supporterà questo! Grazie per il tuo feedback 🙂
Numero di opzioni di congedo da precompilare da soli
Risposta: Ci stiamo lavorando!
Fantastico, personalizzato per dipendenti e anno. Interfaccia semplice e facile da capire. È perfetto e 10 su 10. Ottimo lavoro ragazzi!!!
Brillante, perfetto per la nostra piccola impresa, grazie mille.
Come posso aggiungere qualcuno a metà anno o cancellare un’uscita senza rovinare le macro? Ho provato a fare dei cambiamenti nella prima pagina – gennaio e nell’ultima pagina, i totali, ma non va avanti? Potete consigliarmi? È un grande grafico per le vacanze.
Risposta: Certo, ho aggiunto due sezioni nelle FAQ per coprire i tuoi scenari. Aggiungere un dipendente e rimuovere un dipendente.
Facci sapere se hai altre domande 😊
Puoi farne uno che sia pluriennale?
Miglioramento: Questa è una buona idea. Abbiamo aggiunto un campo per il numero di mesi sotto la sezione delle opzioni aggiuntive! (19 giugno 2020)
Questo modello di tracker vacanze è stato una manna dal cielo per tracciare tutte le assenze del personale, grazie mille. I giorni festivi per il Regno Unito sarebbero carini ma possono essere inseriti facilmente
LOVE IT!!!! Ottimo lavoro!!!
Grande!
Love it !!!! Una cosa che mancava erano i giorni festivi che ho aggiunto come tipo di assenza. Come possiamo raggiungere altri modelli?
Risposta: Il tipo giorni festivi è una buona idea! Puoi raggiungerci dalla nostra pagina di supporto!
Vorrei un’opzione per ogni giorno che posso aggiungere come “D” o “N” senza contare questo come assenza
Risposta: Forse potremmo aggiungere una sezione per i tipi che non contano come assenza. Se più persone chiedono questo possiamo aggiungerlo 🙂
Fantastico. Un tale risparmio di tempo
È fantastico!!! Grazie mille! Mi ha aiutato molto! 🙏 😊
Miglioramento: Aggiunto l’anno sopra ogni mese per renderlo un po’ più chiaro. (21 gennaio 2020)
È stato un ottimo modo per iniziare. Grazie!
Questo è perfetto! Non posso credere che sia un download gratuito – grazie, ragazzi. Lo adoro!
Hi, c’è la possibilità di aggiungere altri tipi di congedo per esempio – congedo per esami, congedo per studio, congedo per malattia certificato, congedo per malattia non certificato?
Risposta: Certamente, l’aggiunta di un tipo di congedo aggiuntivo non è troppo difficile. Ho aggiunto la risposta alle FAQ.
Ciao, c’è un modo per aggiungere i giorni festivi in modo che siano trattati come i fine settimana?
Risposta: I fine settimana hanno solo un colore diverso per comodità e non influenzano i calcoli. Puoi cambiare il colore dei giorni festivi per abbinarli ai fine settimana, se vuoi.
Fix: Corretto un bug in cui i modelli che non iniziano a gennaio mostravano le date sbagliate quando l’anno spuntava. (3 Nov 2019)
Modello pto molto utile, grazie mille!
Nella pagina dei totali deve avere una ripartizione dei totali per codice in modo da poter dire subito quanti giorni di ferie annuali sono stati avuti.
Stato: Aggiunta una ripartizione delle assenze per tipo di congedo nella pagina dei totali. (16 settembre 2019)
Brillante fantastico – grazie mille, ha salvato così tanto tempo tracciando il tempo libero XXXX
Se colleghi i nomi da gennaio fino a ogni mese potrebbe essere utile. Inoltre, dovresti avere un tracker per le ferie che può essere impostato per ogni mese.
Status: I nomi sono ora collegati dai nomi del primo mese. (24 Oct 2019)
Marcare i fine settimana in un altro colore (celle), ma a parte questo – ottimo lavoro !!!
Status: I fine settimana (giorni non lavorativi) sono evidenziati con un colore più chiaro. (24 Oct 2019)
Domande frequenti
Queste sono alcune risposte alle domande frequenti sulla manutenzione del template una volta scaricato.
Aggiungere un ulteriore dipendente dopo aver scaricato il modello
Puoi semplicemente selezionare la riga inferiore della tabella e trascinare il quadratino in basso a destra (la maniglia di riempimento) fino alla riga successiva.
Excel regolerà automaticamente la formula sulla tua nuova riga per funzionare. Dovrete farlo su ogni scheda del modello, inclusa la scheda dei totali.
Ecco un video su come farlo:
Rimuovere un dipendente
Puoi semplicemente cancellare la riga dell’utente da ogni scheda. Excel aggiusterà le formule per continuare a guardare i campi giusti.
La riga dei totali per quel dipendente si romperà quando inizierai a cancellare le righe, ma puoi eliminare anche la riga dei totali per l’utente.
Aggiungere un tipo di congedo supplementare
Puoi usare qualsiasi lettera per i tuoi tipi di assenza e i totali mensili funzioneranno come previsto.
Per aggiungere un’altra colonna nella scheda dei totali per una ripartizione di quel tipo di congedo specifico, fate come segue:
Nella scheda dei totali copiate una colonna esistente (per esempio la colonna Lavoro da casa) e sostituite la lettera in ogni dichiarazione COUNTIF con la vostra nuova lettera.
Per esempio:
=SUM(COUNTIF(April!D5:AG5,"W"),COUNTIF(May!D5:AH5,"W"),COUNTIF(Ju...
diventa
=SUM(COUNTIF(April!D5:AG5,"X"),COUNTIF(May!D5:AH5,"X"),COUNTIF(Ju...
Fate questa modifica nella cella in alto e poi trascinate la maniglia di riempimento verso il basso per applicare la formula a tutte le celle sotto di essa nella colonna. Questo è tutto!
Potete aggiungere la nuova lettera alla chiave senza che questo influenzi nessuno dei calcoli.
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