“Psst….leggi questa email e rispondi, per favore!” non è il follow-up più professionale da inviare – prova invece queste note quando hai bisogno di inviare un promemoria di scadenza.
Hai bisogno di una risposta da qualcuno via e-mail? Ti sembra di essere ignorato? Non sei solo. Le persone lasciano le email senza risposta o non rispondono affatto, tutto il tempo. Perché?
Risposta semplice: Ce ne sono troppe. Le e-mail sono diventate una parte fondamentale della nostra routine lavorativa quotidiana. Infatti, la persona media spende il 28% del suo tempo sulle e-mail ogni settimana. Sherry Turkle, la direttrice dell’Iniziativa sulla Tecnologia e il Sé al Massachusetts Institute of Technology, dice che molte persone vengono sopraffatte da quante email devono rispondere, così fanno il triage, danno priorità, o dimenticano completamente di rispondere.
“Il tuo cervello non è uno strumento perfetto per elaborare i testi”, dice.
Tuttavia, se sei tu quello che aspetta una risposta, è, beh, semplicemente fastidioso. In un contesto lavorativo, di solito ti trattiene dalle tue scadenze. La scrittrice del Financial Times Lucy Kellaway descrive ciò che molti di noi provano quando le nostre e-mail non ricevono risposta – non c’è alcun indizio del perché non abbiano risposto.
“Ciò che distrae così tanto del silenzio nelle e-mail è che è impossibile da comprendere. Quando si parla con qualcuno, si può vedere se è colpito dallo stupore, dalla disapprovazione o dalla noia”.
“La persona ha almeno visto il tuo messaggio? Ti sta deliberatamente ignorando? Sono disgustati? Occupato? Senza batteria?
“O potrebbe essere che – come spesso mi succede – hanno letto il messaggio sul loro cellulare senza occhiali da lettura a portata di mano, e quando hanno preso gli occhiali il momento è passato.”
E quando si tratta di aspettare una risposta via e-mail, alcuni sono più urgenti di altri. Si potrebbe aspettare una risposta ad un invito ad un evento, o qualcosa di più urgente come:
-
Pagamenti/spedizioni in ritardo
-
Scadenze scadute
-
Contratti non firmati
-
Coupon o sconti non utilizzati
Se queste email continuano a rimanere senza risposta, si rischia di non rispettare le scadenze o chiudere un affare. Quindi, come si fa ad ottenere una risposta a queste email?
Dipende dalle circostanze, ma ottenere una risposta si riduce ad alcune semplici regole: catturare l’attenzione del soggetto, mantenere le email brevi, e spiegare chiaramente perché avete bisogno di una risposta al più presto.
3 consigli per scrivere email di promemoria
Fai risaltare il tuo titolo
Non giocare a “Dov’è Waldo?” nella casella di posta del tuo destinatario. Devi farti notare.
La prima tappa è l’oggetto dell’email. Se è troppo generico, rischi che il tuo lettore ci passi sopra completamente.
Se stai inseguendo una fattura in ritardo o un contratto non firmato, tutto quello che devi fare è evidenziarlo e ricordare gentilmente che ti piacerebbe avere una risposta. In questo modo:
Quattro parole dicono al vostro lettore di cosa tratta l’email e infondono un senso di urgenza che può spingere il vostro lettore ad aprirla.
Mantienila breve e dolce
Le persone amano le email brevi.
Uno studio di Boomerang ha rivelato che le email che hanno tra le 75 e le 100 parole ottengono una migliore risposta rispetto alle email più lunghe:
Ricorda, le persone sono occupate. Quindi, più velocemente arrivi al punto, più facile è per il tuo lettore scansionare il tuo messaggio e rispondere. Ecco come potrebbe apparire un poke di fattura scaduta:
È come un testo veloce per un amico. Include tutte le informazioni vitali – quando la fattura è stata emessa, a quanto ammontava e, soprattutto, che è scaduta. Presenta anche il lettore con un bivio: se hanno pagato la fattura, tutto quello che devono fare è rispondere e farvelo sapere.
E se non l’hanno fatto, sono sotto pressione per rispondere.
Assicurati di spiegare chiaramente la tua situazione
So che ti ho appena detto di tenere le tue email di promemoria brevi, ma ci sono alcune occasioni in cui potresti aver bisogno di spiegare la tua situazione più in dettaglio.
Se invii un promemoria ad un cliente per una scadenza imminente dell’abbonamento o cerchi di chiudere un accordo su un nuovo contratto, a volte hai bisogno di aggiungere un po’ più di succo alla tua email. Questo richiede la stesura di un’email di scadenza con tre pezzi:
🧑🤝🧑 Un rapido riassunto della vostra relazione: Ricorda al tuo lettore chi sei e quando avete interagito l’ultima volta
📅 Un promemoria della scadenza imminente: Spiega chiaramente quale scadenza si sta avvicinando e come puoi aiutarli. Se il tuo lettore può estendere un abbonamento da solo o pagare una fattura online, assicurati di aggiungere un link in modo che possa agire immediatamente
☎️ Una chiamata all’azione (CTA): Se pensi che il tuo lettore possa aver bisogno di ulteriori informazioni o vuoi contattarlo per parlare di più del suo contratto, chiedi un aggiornamento
Ecco come dovrebbe essere l’email:
È importante non sovraccaricare il tuo lettore di informazioni. La tua email di promemoria dovrebbe avere un messaggio chiaro su cosa vuoi che facciano e come possono farlo.
Pro-tip: Creare un’email di promemoria che effettivamente ottiene risposte è come trovare l’oro. Dovresti trasformare la tua email vincente in un template in modo che tutto il tuo team possa usarlo per aumentare le loro risposte. Utilizzando uno strumento come Front, è possibile creare modelli e modelli di messaggi per risparmiare tempo quando si raggiunge i clienti per ottenere una risposta. Tutto quello che devi fare è redigere un modello, salvarlo, e il tuo team può usarlo ogni volta che ne ha bisogno:
Oh, e assicurati di inviare al momento perfetto
C’è un po’ di scienza che accompagna l’ottenere risposte via email.
Può essere una sorpresa che se si invia al momento giusto, si hanno maggiori possibilità di ottenere una risposta. Uno studio di Beamery ha scoperto che si può ottenere un tasso di risposta del 45% per le email se le si invia la mattina presto o la sera.
Tutti i clienti sono diversi, quindi il modo migliore per capire quando inviare le email è quello di provare, provare, provare. L’A/B split test delle tue email per vedere quando i tuoi clienti sono attivi e rispondono alle tue email può aiutarti a individuare quando è più probabile che siano nelle loro caselle di posta, in modo da poter inviare le tue email di promemoria in quel momento.
3 esempi di email di promemoria che dovresti rubare
Un messaggio breve e dolce sul rinnovo di un abbonamento
Image Source
Perché è fantastico: i tuoi clienti sono persone impegnate, quindi la maggior parte delle volte quando dimenticano di pagare una fattura o rinnovare il loro abbonamento, è perché l’hanno dimenticato o semplicemente non hanno avuto tempo di farlo. Ogni email di promemoria che inviate dovrebbe riflettere questo. E con così tanti abbonamenti che ora si rinnovano automaticamente, questa email di promemoria dovrebbe essere proprio questo – un promemoria che il pagamento sta per essere addebitato sulla loro carta.
Guarda questo esempio. Dice semplicemente al cliente quando l’abbonamento si rinnoverà, quanto sarà l’addebito e un link a dove possono gestire il loro ciclo di pagamento.
Breve ✅
Dolce ✅
Semplice ✅
Un promemoria di un evento imminente
Image Source
Perché è ottimo: Che tu stia ospitando un evento, un webinar o una sessione di onboarding, dovresti sempre avvisare tutti i partecipanti e ricordarglielo con un paio di giorni di anticipo.
Questo esempio di email di promemoria su un prossimo seminario di marketing e mette in evidenza tutti i bit importanti: quando l’evento avrà luogo, quanto costerà, e quando è necessario registrarsi.
Ci sono due parti di questa email di promemoria che la rendono davvero pop. Non solo viene dato un codice di sconto (quello evidenziato in grassetto), ma ci sono due pulsanti call-to-action. Non lascia il lettore con nessuna confusione su ciò che riguarda l’email, e lascia l’impressione che Google *vuole davvero* che vengano alla conferenza! 🙋♀️
Una delicata spinta sui premi inutilizzati di un cliente
Fonte immagine
Perché è grande: Le email di promemoria non devono sempre riguardare la ricerca di abbonamenti non rinnovati o fatture non pagate. Questo esempio di email di promemoria è perfetto per i clienti che hanno crediti inutilizzati o un saldo residuo sul loro conto. Potrebbero essersi dimenticati di un credito che avete dato loro o non sono sicuri di come potrebbero spenderlo.
Se copi il formato di questo esempio di email puoi dire al cliente esattamente quanti crediti gli sono rimasti (o quale coupon possono usare), quando deve essere usato, e fornire un link diretto al tuo sito web per incoraggiarli ad agire!
Le email di promemoria dovrebbero essere educate, non pressanti.
L’invio di email di promemoria può dare la sensazione di infastidire i tuoi clienti.
Ma c’è un modo per non essere un peso per la loro casella di posta. Se mantieni il tuo messaggio breve, spieghi chiaramente la situazione e dai loro un modo per risolvere il problema da soli – aumenti le tue possibilità di ottenere una risposta.
Il consiglio più utile che possiamo darvi è che le caselle di posta delle persone sono un posto affollato. Per dare alla tua email la migliore possibilità di distinguersi, abbi un titolo che si distingua, tienila breve, e inviala in un momento che attiri l’attenzione del tuo lettore.
Il resto… beh, spetta al tuo lettore!
0 commenti