Condurre una riunione

Se sono stati fatti i preparativi appropriati, allora la scena è pronta per una riunione efficace.

L’ordine del giorno sarà stato prodotto e distribuito. I partecipanti arriveranno sapendo di cosa si discuterà e con sufficienti informazioni di base per dare contributi rilevanti. Se appropriato, si saranno consultati con le persone che rappresentano e avranno discusso qualsiasi questione pertinente.

Vedi la nostra pagina: Riunioni – Pianificazione e struttura per sapere come.

Questa pagina esamina il ruolo del presidente il cui compito è quello di gestire la riunione.

Il ruolo del presidente

In una riunione più formale, il presidente delinea lo scopo della riunione e ricorda ai membri perché sono lì.

In una riunione di questo tipo non c’è bisogno di fare riferimento a questa procedura in quanto è implicita nel galateo stabilito, vale a dire:

• Il presidente controlla la riunione.
• Tutte le osservazioni sono indirizzate attraverso il presidente.
• I membri non si interrompono a vicenda.
• I membri mirano a raggiungere un consenso.
• Si fa una votazione se il consenso non viene raggiunto.
• La maggioranza vince il voto.
• Tutti i membri accettano la decisione della maggioranza.

Questo è un modello, ma possono essere adottati modelli alternativi.

Quando la discussione è in corso, è responsabilità del presidente assicurare che continui a fluire senza intoppi coinvolgendo tutti i membri presenti e non permettendo a una o due persone di dominare la riunione. Riassumere da parte del presidente durante le riunioni può:

• indicare i progressi, o la mancanza di progressi.
• Rifocalizzare la discussione che è andata fuori tema.
• Concludere un punto e condurre al successivo.
• Mettere in evidenza i punti importanti.
• Assistere il segretario se necessario.
• Chiarire qualsiasi malinteso.

Il presidente dovrebbe ritmare la riunione, assicurandosi che si svolga in tempo. Se la pianificazione è stata eseguita correttamente, questo non dovrebbe essere un problema.

Al termine della riunione, il presidente dovrebbe ricordare ai membri cosa hanno ottenuto e ringraziarli per il loro contributo. Infine, si dovrebbe fissare l’ora e la data della prossima riunione. Anche in questo caso si tratta di un modello comune per le riunioni efficaci, i risultati di successo possono essere raggiunti in modi diversi con strategie diverse per scopi diversi, quindi adattati come appropriato alle situazioni specifiche.

Il ruolo dei membri

Sebbene il ruolo del presidente sia quello di gestire la riunione, la partecipazione di tutti i membri è anche fondamentale per il successo della riunione.

Per assicurare una riunione efficace, tutti i partecipanti dovrebbero:

• Affrontare qualsiasi preparazione necessaria prima della riunione.
• Arrivare in orario.
• Mantenere una mente aperta.
• Ascoltare le opinioni degli altri.
• Partecipa.
• Evitare di dominare i lavori.
• Evitare situazioni di conflitto.
• Evitare conversazioni collaterali che distraggono gli altri.
• Fare domande per chiarire la comprensione.
• Annunciare qualsiasi azione concordata. (Vedi: Prendere nota)
• Dopo la riunione, intraprendere qualsiasi azione concordata e informare gli altri come appropriato.

Vedi anche:

Perché le riunioni possono essere inefficaci

Ci sono molte ragioni per cui le riunioni non sono efficaci, alcune di queste includono:

• La riunione non è necessaria e ruota intorno alla discussione di questioni banali, sprecando così il tempo prezioso dei membri.
• La riunione manca di chiarezza di scopo, cioè, gli scopi e gli obiettivi non sono chiaramente definiti.
• Stile inappropriato di leadership, cioè il presidente domina e chiude o ignora gli altri contributi. Vedi la nostra pagina: Stili di leadership.
• Il presidente esercita poco controllo e permette a uno o due membri di dominare i lavori.
• La riunione è troppo grande, limitando così il flusso della discussione e impedendo a tutti i membri di contribuire.
• Emergono decisioni che non sono veramente rappresentative.
• Si parla dei problemi piuttosto che parlarne.
• Le decisioni vengono ritardate o non vengono prese.
• Non vengono prese decisioni chiare.
• I verbali non sono accurati o vengono visti come manipolati dal presidente o dal segretario per i propri scopi.
• Sono presenti le persone sbagliate, impedendo così che la riunione proceda efficacemente, ad es, i presenti devono fare riferimento ad un’altra persona e quindi non sono in grado di commentare efficacemente.

Sommario

Ci sono molti tipi di riunioni e molte ragioni per cui le riunioni possono essere inefficaci.

Perché le riunioni siano efficaci, è necessaria la partecipazione di tutti i presenti. Le abilità chiave della comunicazione interpersonale e dell’ascolto sono importanti.

Per assicurare il successo di una riunione, una buona preparazione è essenziale e il ruolo del presidente è fondamentale. Se queste condizioni sono soddisfatte, allora tutti i partecipanti dovrebbero lasciare la riunione con un senso di realizzazione, non come se il loro tempo fosse stato sprecato.