Comunicazione sul posto di lavoro: Ora è più importante che mai

La comunicazione sul posto di lavoro è uno degli aspetti più importanti di un business fiorente. Il recente passaggio al lavoro principalmente virtuale in numerosi settori ha ridefinito la funzione e la forma della comunicazione sul posto di lavoro.

La comunicazione sul posto di lavoro è molto più di una conversazione. Si tratta di uno scambio di informazioni attraverso molteplici mezzi diversi. I dipendenti condividono idee e le aziende comunicano strategie e obiettivi attraverso la comunicazione, sia formale che informale.
Secondo un sondaggio di Workforce, circa il 60% delle aziende non hanno una strategia a lungo termine per le loro comunicazioni interne. Rivedere e aggiornare la strategia di comunicazione di un’azienda definirà la direzione e l’enfasi per la creazione e la condivisione di idee che guideranno il futuro dell’azienda.

La pandemia COVID-19 è stata un fattore di disturbo significativo per il business quotidiano e le comunicazioni globali. In questo momento, circa la metà della forza lavoro degli Stati Uniti lavora da casa, secondo le statistiche del Dipartimento del Lavoro degli Stati Uniti. Per il momento, questa tendenza sembra che rimarrà in giro per un po’. Ci sono poche promesse che i modelli di lavoro normali, in persona, torneranno quest’anno o anche nel 2021.
Numerose aziende e imprese si sono impegnate a rimanere in modelli di lavoro da casa per dodici mesi interi per evitare il rischio che COVID-19 presenta. Mentre queste aziende gestiscono la transizione dal business in persona al business virtuale, più che mai dovranno concentrarsi sulla gestione delle comunicazioni sul posto di lavoro virtuale.

Le organizzazioni condividono informazioni e idee in modo diverso. Nuovi strumenti di comunicazione come Slack, Zoom, Microsoft Teams, Jell e Twist semplificano la messaggistica tra organizzazioni, tra team e tra individui. Ma cosa rende i messaggi inviati su queste piattaforme efficaci o meno?

Una comunicazione efficace è una strada a doppio senso. Stabilire il contesto come mittente e scegliere il giusto mezzo o canale può essere fondamentale.

Una comunicazione efficace dovrebbe sempre avere un contesto che forma l’impostazione e la necessità della dichiarazione, idea o domanda che viene condivisa. Il contesto include qualsiasi circostanza esterna come l’urgenza, le opinioni o la cultura.

Un contesto chiaro porta a un messaggio chiaro. Quantified Communications, una società di consulenza sulle comunicazioni aziendali, ha scoperto che le aziende con circa 100 dipendenti spendono in media 17 ore alla settimana per chiarire messaggi poco chiari. Questo si traduce in un costo annuale di circa 525.000 dollari in produttività persa.

Il mittente è un altro aspetto importante delle comunicazioni efficaci. I messaggi sono scritti principalmente in base al mezzo attraverso cui viaggiano. La comunicazione verbale è facile, noi codifichiamo la nostra comunicazione verbale in qualsiasi lingua parliamo.

Alcune codifiche possono essere difficili però, non tutti possono codificare in HTML o parlare il linguaggio dei segni, tanto meno mettere insieme una presentazione convincente in PowerPoint. È responsabilità del mittente codificare l’informazione o l’idea che sta cercando di condividere in modo che possa essere ricevuta.

Il mezzo, o canale, è come il messaggio viene comunicato, per esempio verbalmente, elettronicamente o su carta. La tecnologia ha drasticamente migliorato i mezzi che abbiamo per comunicare sul posto di lavoro. I canali di comunicazione al giorno d’oggi ci permettono di essere costantemente connessi gli uni agli altri. Entro certi limiti, è possibile contattare chiunque in qualsiasi momento.

Massimizzare la connettività è uno degli obiettivi principali di qualsiasi mezzo di comunicazione. Secondo la società di consulenza McKinsey Company, la produttività dei dipendenti aumenta del 20-25% nelle organizzazioni in cui i dipendenti sono altamente connessi. La connettività richiede piattaforme ad alte prestazioni per facilitare la condivisione di idee e le conversazioni. La pandemia COVID-19 ha aumentato il numero di imprese che investono in tecnologie di comunicazione e mezzi più forti per trasmettere informazioni.

L’ultimo elemento per una comunicazione efficace è il ricevente. I ricevitori decodificano i messaggi usando il contesto e l’osservazione per interpretare le informazioni e creare i propri pensieri. I ricevitori forniscono un feedback quando ricevono informazioni, per confermare sia la ricezione che la comprensione.

Sfogliare dati e informazioni può essere uno degli aspetti più difficili dell’essere un ricevente. Studi sulla comunicazione sul posto di lavoro di SaneBox hanno dimostrato che il 62% delle email ricevute dai dipendenti non sono importanti. Quando la società di software Adobe ha intervistato oltre 1.000 americani che lavorano in ufficio, ha scoperto che i lavoratori in media passano più di cinque ore al giorno a controllare e rispondere alle e-mail.
Per fortuna, ci sono numerose soluzioni tecnologiche che entrano nel mercato che offrono piattaforme di comunicazione più forti delle comunicazioni basate sulle e-mail. Aziende di comunicazione come Dynamic Signal stanno migliorando il modo in cui i destinatari vedono e analizzano le comunicazioni che ricevono.

Una volta che i leader aziendali si rendono conto dell’importanza di una comunicazione efficace sul posto di lavoro, la prossima domanda naturale che si pongono è: Come possiamo determinare se stiamo comunicando efficacemente nella nostra organizzazione?

Quantificare e qualificare la comunicazione sul posto di lavoro può essere difficile per le aziende con dipendenti che lavorano virtualmente. Senza una rappresentazione fisica dei canali e delle reti di comunicazione, i dipendenti spesso dimenticano con chi devono comunicare quotidianamente.

Gli strumenti e le applicazioni di comunicazione virtuale come quelli creati da Dynamic Signal uniscono la forza lavoro facilitando il numero di connessioni. Ogni posto di lavoro è diverso, ma in un’area funzionale aziendale o in un’organizzazione, tutti dovrebbero essere in grado di connettersi tra loro.

La comunicazione tra due o più persone avviene attraverso un canale. La sezione Communications Management del Project Management Book of Knowledge, scritto dal Project Management Institute, definisce la gestione delle comunicazioni come: la chiave per il controllo del progetto, la gestione delle comunicazioni fornisce l’integrità vitale del progetto necessaria per fornire un’ancora di salvezza delle informazioni tra tutti i membri del team del progetto.

Brightview Senior Living è un’organizzazione con molto in gioco in relazione alla gestione delle comunicazioni. Brightview è un’azienda di senior living che gestisce oltre 4.600 associati in diversi stati, i quali forniscono cure assistite a cittadini anziani.

Brightview fornisce cure necessarie e a volte di emergenza a migliaia di cittadini anziani. A causa dell’ampia estensione della loro attività e dell’alta posta in gioco in caso di interruzione della comunicazione, Brightview Senior Living ha sviluppato un sistema di comunicazione chiamato BVLink con Dynamic Signal.

BVLink è una piattaforma che permette a Brightview di fornire comunicazioni in tempo reale dai leader esecutivi direttamente agli associati. Questo livello di flusso di informazioni mantiene tutti i membri dell’azienda informati, sicuri e ispirati a fornire le migliori cure ai loro cittadini anziani.

Le sfide tecniche dell’implementazione di un sistema per comunicare in un’azienda decentralizzata di 4.600 membri erano significative per Brightview. Il sistema doveva gestire oltre 10.000 linee di comunicazione tra la forza lavoro.

Per sviluppare il sistema migliore, Dynamic Signal ha aiutato Brightview a concentrarsi su ciò che equivaleva a una comunicazione di qualità sul posto di lavoro per l’azienda. La comunicazione di qualità si basa su numerose caratteristiche, le più importanti delle quali per Brightview Senior Living erano la chiarezza, la facilità di comprensione e la densità delle informazioni.
Negli ultimi 20 anni, il tempo dedicato alla collaborazione e alla comunicazione sul posto di lavoro è aumentato del 50% o più. L’aumento della quantità di comunicazione deve essere accompagnato da una comunicazione di qualità per essere efficace. Questo compromesso chiave tra quantità e qualità delle informazioni è molto importante per Dynamic Signal. Dynamic Signal lavora a stretto contatto con i propri clienti per sviluppare una piattaforma di comunicazione in cui i dipendenti traggano costantemente vantaggio dalle informazioni e dalla messaggistica che ricevono dal proprio datore di lavoro.

I dati hanno dimostrato che i dipendenti con reti di comunicazione funzionanti in un ambiente di lavoro a domicilio sono più produttivi, hanno un maggiore equilibrio tra lavoro e vita privata e godono di una migliore salute mentale. Una corretta comunicazione sul posto di lavoro aumenta la produttività e la creatività, e ci sono molteplici ragioni per cui un piano completo di gestione delle comunicazioni dovrebbe far parte della strategia aziendale e di business.

Prima di tutto, una comunicazione efficace sul posto di lavoro costruisce e mantiene le relazioni in un’organizzazione. Le relazioni sono gestite sulle interazioni chiave che avvengono ogni giorno. I modelli virtuali e di lavoro da casa hanno creato una sfida significativa per le aziende nel gestire e costruire le relazioni tra i loro dipendenti.

La sfida di costruire relazioni attraverso la comunicazione virtuale è spesso più evidente durante l’inserimento dei nuovi dipendenti. Nonostante il blocco economico delle nuove assunzioni che si è verificato da marzo a maggio del 2020, le aziende stanno assumendo di nuovo e introducendo nuovi dipendenti virtualmente nel loro team.

Le prime settimane in un’azienda sono critiche per costruire le aspettative di un nuovo dipendente e la comprensione dell’ambiente di lavoro e degli obiettivi di un’organizzazione. Anche le aziende che hanno perfezionato l’esperienza di onboarding dei dipendenti di persona hanno fatto fatica a far entrare i nuovi assunti nella cultura e nell’organizzazione virtualmente.

Sistemi e modelli di comunicazione efficaci sul posto di lavoro sono la chiave per risolvere le difficoltà dell’onboarding virtuale. Dynamic Signal ha aiutato le aziende ad affrontare questo problema creando una piattaforma immersiva e piani di coinvolgimento a più livelli per inserire i dipendenti in modo accogliente e graduale.

L’innovazione punta anche su una comunicazione efficace. Secondo un sondaggio di Salesforce, l’86% dei dipendenti e dei dirigenti citano la mancanza di collaborazione dovuta a una comunicazione inefficace come la causa principale del fallimento di progetti e prodotti in tutti i settori. Ci sono numerosi strumenti di collaborazione che un’azienda può utilizzare per migliorare l’innovazione.

La prima cosa che le aziende devono assicurarsi di ottenere è fornire ai dipendenti un ambiente ricco di informazioni per sviluppare le loro idee e innovazioni. La collaborazione avviene attraverso le organizzazioni aziendali e anche tra gli individui. Secondo il sito HR Technologist, il 39% dei dipendenti intervistati ritiene che le persone nella propria organizzazione non collaborano abbastanza.
La collaborazione, e la comunicazione efficace in generale, aiuta le aziende a risolvere i problemi e a sopravvivere ai momenti difficili all’interno del business. Nei momenti di difficoltà, un ambiente di lavoro efficace aiuta i dipendenti a radunarsi intorno ai loro leader aziendali.

Le aziende devono identificare i bisogni culturali e ambientali dei loro dipendenti per migliorare la comunicazione sul posto di lavoro e per raggiungere meglio gli obiettivi strategici. Una comunicazione efficace sul posto di lavoro spesso inizia con la leadership aziendale. Come scoperto in uno studio di HR Technologist, il 57% dei dipendenti intervistati ha riferito di non ricevere una direzione chiara e il 69% dei manager ha riferito di non essere a proprio agio nel comunicare con i propri dipendenti in generale.

Impostando canali di comunicazione formali e informali è uno dei modi migliori per un’azienda per migliorare la comunicazione sul posto di lavoro. Le aziende possono migliorare la qualità delle loro comunicazioni dando ai manager la possibilità di comunicare in modo efficace e diretto. I canali formali di comunicazione sul posto di lavoro sono spesso il modo migliore per i manager di trasmettere importanti obiettivi e iniziative aziendali.

I canali informali di comunicazione sul posto di lavoro sono anche di vitale importanza per le operazioni quotidiane di business. Il senior management spesso ignora i canali informali nelle sue comunicazioni. piani di gestione, ma questi canali sono il modo in cui viene condotto il 90% della comunicazione aziendale. Le nuove piattaforme di comunicazione come quelle create da Dynamic Signal sono soluzioni altamente efficaci per facilitare un’efficace comunicazione informale tra i dipendenti e il management.
I canali di comunicazione informali sono anche dove le aziende hanno bisogno di garantire che ci sia una corretta aderenza all’etica e ai valori dell’azienda. I principi generali della comunicazione etica sono la veridicità, l’accuratezza, l’onestà e la ragione. Ogni azienda dovrebbe avere le proprie linee guida specifiche per ciò che costituisce un comportamento e una comunicazione accettabile sul posto di lavoro.

Il ritorno sull’investimento è una misura di performance usata per valutare l’efficienza di un investimento o la sua capacità di creare ritorni positivi qualificati. Il management dovrebbe considerare la comunicazione sul posto di lavoro come un investimento di performance, e valutare costantemente se i loro investimenti in essa stanno dando i loro frutti.

Il costo della scarsa comunicazione sul posto di lavoro è ben documentato. David Grossman ha riportato in “The Cost of Poor Communications” che un sondaggio su 400 aziende con 100.000 dipendenti ha citato una perdita media per azienda di 62,4 milioni di dollari all’anno a causa di una comunicazione inadeguata per e tra i dipendenti.

Le aziende che investono in comunicazione sul posto di lavoro in modo efficace spesso vedono dividendi nei loro profitti. Secondo un rapporto della società di consulenza e gestione del rischio globale Willis Tower Watson, le aziende con pratiche di comunicazione efficaci generano il 47% in più di rendimenti totali per gli azionisti rispetto alle organizzazioni con scarsa comunicazione.

I benefici intangibili di investire e stabilire una comunicazione efficace sul posto di lavoro possono anche superare i benefici tangibili per la forza a lungo termine di un business. Una comunicazione efficace porta a una cultura del lavoro più sana e a dipendenti soddisfatti che offrono il loro miglior livello di lavoro e rimangono più a lungo in azienda. I dipendenti passano il 40% della loro vita al lavoro, quindi è importante che possano comunicare efficacemente mentre sono lì.

Come la pandemia COVID-19 ha dimostrato per molte aziende, entro 24 ore l’intera natura e la posizione fisica della forza lavoro potrebbero subire un cambiamento drastico, come la transizione al lavoro da casa. Le aziende con forti reti di comunicazione e un management impegnato saranno le più adatte a reagire alle sfide future.