Nel corso del ciclo di vita del tuo progetto, avrai molte riunioni con tutti i tuoi stakeholder per discutere di stato, progresso e problemi. Ma la riunione di kickoff è significativa di per sé perché stabilisce il tono e la visione per il futuro del progetto e determina la relazione che si sviluppa nei mesi successivi.
La riunione di kickoff ti aiuta a stabilire le aspettative e a raccogliere i requisiti prima di iniziare un progetto. Non ci sono problemi di bilancio e ordini di modifica, beh, almeno per ora. Un kickoff meeting ben eseguito mantiene tutti informati, motivati e concentrati. Fallo bene e stai già impostando il tuo team per il successo.
Cos’è un kickoff meeting di progetto?
Il kickoff meeting di progetto è il primo incontro tra le parti interessate – il project manager, il cliente e il team. Il kickoff meeting orienta la squadra sugli obiettivi del progetto e sui requisiti del cliente. Il project manager di solito ospita l’incontro.
Nel project management, ha luogo non appena i contratti sono stati firmati e c’è un accordo sulla dichiarazione del lavoro, il budget e le scadenze. Per un progetto più piccolo, avviene subito dopo l’inizio del progetto. Nei progetti che si estendono su più fasi, può avvenire all’inizio di una nuova fase.
Qual è lo scopo del kickoff meeting?
Questo fumetto di Dilbert riassume esilarantemente perché ogni progetto deve iniziare con un kickoff meeting.
A volte succede che i progetti non passino attraverso una sequenza organizzata di pianificazione ed esecuzione. I team impreparati saltano nella fase di esecuzione senza un piano di progetto adeguato e, di conseguenza, gli stakeholder hanno diversi livelli di comprensione dello scopo e della visione del progetto. Questo è esattamente ciò che la riunione di kickoff mira a prevenire.
Lo scopo di una riunione di kickoff è di notificare formalmente a tutti gli stakeholder del progetto che il progetto è iniziato. Serve a presentare il team e li aiuta a capire i requisiti del progetto, il background e quali sono le responsabilità individuali.
L’incontro stabilisce anche aspettative realistiche e pietre miliari del progetto, riconoscendo le potenziali sorprese che il team potrebbe incontrare. Dà ad ogni stakeholder l’idea del successo e ciò che deve essere fatto per raggiungerlo. È un’occasione per portare tutti sulla stessa pagina e stabilire le regole di base per lavorare insieme in modo efficace.
Quando pianificare il kickoff meeting?
Un grande kickoff meeting non avviene da solo; richiede una pianificazione deliberata ed è il risultato di una preparazione dettagliata. Fatevi queste domande prima di cliccare sull’invito alla riunione di kickoff:
- Quando è il momento giusto per ospitare la riunione?
- Quanto dovrebbe durare la riunione?
- Chi dovrebbe partecipare?
- Di cosa si dovrebbe discutere?
- Dove si dovrebbe tenere?
- Quali documenti dovreste stampare?
- Portate il caffè o le ciambelle, o entrambi?
Cosa dovrebbe includere l’agenda di un kickoff meeting?
L’agenda del kickoff meeting può essere efficacemente usata per installare la fiducia nel cliente che il team è in grado di completare il progetto con successo. Si può far familiarizzare la squadra tra di loro e con il cliente. Puoi discutere gli obiettivi, i vincoli, i deliverable e le metodologie di project management.
Ecco una checklist completa delle cose da coprire in un kickoff meeting agenda:
Introduzioni
Tipicamente nelle grandi aziende, i progetti si estendono su più business unit e reparti. C’è la possibilità che il tuo team di progetto sia composto da membri che non hanno mai lavorato insieme prima.
Pianifica una sessione per rompere il ghiaccio per allentare la tensione nella stanza. Un’atmosfera rilassata aiuta a stabilire rapidamente un rapporto tra i membri del team. Questo è un ottimo momento per conoscersi a livello personale, costruire la fiducia e promuovere la comprensione reciproca.
Fondo del progetto
Questa breve lezione di storia copre tutte le idee che sono nate durante gli incontri precedenti con il cliente in modo che tutti i partecipanti possano essere aggiornati. Condividi come sei arrivato a lavorare su questo progetto e il business case che porta a questo sviluppo. Affronta i punti dolenti e le necessità che hanno dato origine a questo progetto.
Scopo del progetto
Per fornire maggiore chiarezza sul progetto, spiega al tuo team perché stai facendo questo progetto in primo luogo. Condividi i driver di business per avviare il progetto dal punto di vista del cliente. Iniziare una discussione su come questo farà la differenza nella vita delle persone e come soddisferà i loro bisogni. Aiutare tutti a capire lo scopo dietro il progetto assicura che la squadra creda che stanno facendo qualcosa di utile.
Scope
Con il contesto stabilito, è il momento di definire i dettagli del progetto. Spiega la dichiarazione del lavoro e i deliverable del progetto in modo che tutti capiscano i loro ruoli e responsabilità rispetto al risultato del progetto.
Parlare dell’ambito del progetto all’inizio in modo che i membri del team possano portare eventuali preoccupazioni su budget e scadenze, se ce ne sono. L’ambito dovrebbe contenere caratteristiche e funzionalità chiave.
E’ anche un buon momento per rivalutare se gli obiettivi sono realistici e raggiungibili all’interno dei vincoli del progetto.
Impara come impostare le tempistiche nel project management.
Piani, metodologie e strumenti
Una volta che tutti sono d’accordo sull’ambito, discutete gli approcci che il team adotterà nel corso del progetto. Questo riguarda la metodologia di gestione del progetto che la squadra seguirà, il software di gestione del progetto che userete come strumento di comunicazione per coordinare il lavoro dei team interni e dei fornitori esterni, e come tratterete le richieste di cambiamento.
Ruoli
Ora che avete stabilito cosa ci si aspetta dalla squadra, avranno un’idea di come si inseriscono nel progetto. Puoi mappare i ruoli e le responsabilità individuali sia nella dichiarazione del lavoro che nel documento dell’ambito.
Sarà utile sviluppare una matrice RACI (responsabile, accountable, consultato, informato) o DACI (driver, approver, contributor, informed) per assegnare i ruoli ai membri del team. Usare un tale formato aiuterà il cliente a capire la ripartizione dei compiti.
Domande
Non importa quanto sei stato dettagliato, ci saranno delle domande. Permettete ai membri del team di esprimere le loro preoccupazioni e altre domande specifiche. Quindi, lascia un po’ di tempo per una sessione di Q&A alla fine in modo che i membri del team e i clienti abbiano una chiara comprensione di ciò che il progetto comporta e di ciò che viene loro richiesto.
Che cosa c’è dopo?
Concludere la riunione con ciò che sta per arrivare. Questo potrebbe includere la condivisione di informazioni di contatto rilevanti, l’accesso al software che useranno e documenti e risorse utili. Ogni stakeholder deve andarsene con la chiarezza di ciò che gli serve per iniziare.
Come gestire un kickoff meeting efficace?
Per favore, oh per favore, non così!
Un kickoff meeting efficace stabilisce fiducia e trasparenza tra i partecipanti. Allinea tutti sulla visione del progetto e aggiunge una prospettiva sia per i membri del team che per i clienti.
Ecco alcune best practice su come dare il via ad un meeting:
Prima del meeting
a. La riunione pre-kickoff
Fate una riunione interna dove parlate del background del cliente, dei suoi stakeholder, dei suoi problemi e della soluzione proposta in modo che il team possa arrivare preparato al kickoff vero e proprio.
b. Preparare tutto
Una buona riunione di kickoff è il risultato di una grande preparazione. Scoprite il più possibile sul background del cliente e sui progetti precedenti. Inoltre, fai delle copie dei documenti rilevanti e delle dispense che ti saranno utili durante l’incontro. È anche una buona pratica assicurarsi che le attrezzature come i proiettori funzionino correttamente per evitare il conseguente imbarazzo di fronte ai clienti.
c. Invia un ordine del giorno chiaro
Condividi l’ordine del giorno completo – la lista delle cose da trattare nella riunione – con tutti i partecipanti.
Durante la riunione
a. Non approfondire troppo i dettagli
Lo scopo della riunione di kickoff è di far conoscere il progetto a tutte le parti interessate e non di parlare di dettagli come compiti e sottocompiti. Ci sono altre riunioni per quello.
b. Mantenere la brevità
A nessuno piace sedersi in una riunione che va avanti all’infinito senza alcun segno di chiusura. La riunione di kickoff dovrebbe avere un limite di tempo stretto e un ordine del giorno mirato in modo che tutti sentano che il loro tempo è stato valorizzato.
c. Non trasmettere informazioni
Se deve essere una conversazione a senso unico, tanto valeva condividere un documento o una presentazione. Questa riunione è un’intersezione di idee e opinioni. Quindi rendila una strada a doppio senso.
d. Chiedete input ai partecipanti
I partecipanti sono stakeholder chiave e avranno ipotesi e punti di vista sui vincoli e le dipendenze. Fornire una piattaforma aperta per esprimere idee, opinioni e preoccupazioni è la chiave per una riunione efficace.
e. Prendere appunti
Assegnare un annotatore dedicato alla riunione o registrare la riunione se possibile e con il permesso. Questo sarà particolarmente utile quando un nuovo membro si unisce al team.
Dopo la riunione
a. Invia i verbali della riunione
Condividi le note della riunione o un riassunto a tutti i partecipanti e a quelli che non hanno potuto partecipare in modo da potervi fare riferimento in qualsiasi momento.
b. Inviare un’e-mail
Si verifica spesso che alcune persone non si sentano a proprio agio nel porre domande in un incontro di gruppo. Invia un’email dicendo che possono contattarti per ulteriori informazioni o se hanno domande.
Ben iniziato è mezzo fatto
La riunione di kickoff è il primo passo verso il completamento con successo del progetto. Ti aiuta a eseguire e completare il progetto con il minimo ostacolo. Questo è un momento in cui puoi dimostrare le tue capacità e costruire la fiducia degli stakeholder.
Un incontro efficace farà sì che ogni partecipante lasci una chiara comprensione della situazione attuale e una completa conoscenza di tutto ciò che sta per arrivare. Fatelo nel modo giusto e riuscirete a partire in un batter d’occhio.
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