Hai bisogno di fermarti a prendere delle ciambelle per la riunione del personale di questa mattina? Forse c’è un cliente inaspettato che passa di qui e vuoi pagare acqua in bottiglia o bibite. Le piccole imprese gestiscono piccole spese come queste utilizzando un fondo per le piccole spese. La piccola cassa è utile per le aziende da tenere a portata di mano, sia che si tratti di una ditta individuale, come un consulente finanziario, sia che si tratti di una piccola azienda con più divisioni.
I fondi della piccola cassa coprono tipicamente piccole spese e rimborsi ai dipendenti per piccole spese.
Cos’è la piccola cassa?
Il petty cash è una piccola somma di denaro tenuta a portata di mano per coprire piccole spese, spesso inaspettate, che saltano fuori durante una giornata di lavoro. Potreste usare i soldi del fondo cassa per pagare spese minori come l’affrancatura, le tariffe di Uber, o rimborsare qualcuno di 10 dollari per aver portato una scatola di ciambelle.
Un buono o una ricevuta per la piccola cassa viene in genere compilato con le informazioni su ogni transazione in modo che possa essere inserito nel sistema di contabilità dell’azienda e incluso nelle informazioni di bilancio dell’azienda. La piccola cassa è di solito gestita con un sistema “imprest” dove un impiegato ha il compito di mantenere e tenere traccia della piccola cassa.
Perché la piccola cassa è importante?
Anche se l’economia di cassa si sta riducendo, c’è ancora spesso la necessità di rimborsare i dipendenti o di pagare rapidamente un autista. Il fondo cassa serve a questi scopi. Un fondo per le piccole spese permette di tenere una piccola quantità di contanti in un posto conveniente per spese varie.
Un fondo per le piccole spese dà a una piccola impresa la flessibilità di rimborsare o pagare rapidamente piccole spese senza dover scrivere un assegno aziendale o usare una carta di credito aziendale. Un dipendente può correre all’ufficio postale, senza sapere l’esatta quantità di affrancatura necessaria per un articolo per la posta, e portare con sé la piccola cassa per pagare la spesa.
La piccola cassa è importante per la convenienza che offre.
Quando è più appropriato usare la piccola cassa?
In genere, le aziende tengono tra i 30 e i 300 dollari nei loro fondi per le piccole spese. L’uso del fondo per le piccole spese è appropriato solo per piccole spese irregolari che saltano fuori inaspettatamente. Anche allora, un fondo per le piccole spese è appropriato solo se c’è qualcuno che lo controlla e traccia l’uso del denaro.
È anche appropriato per le aziende tenere le piccole spese in un solo ufficio o nell’ufficio principale di ogni divisione dell’azienda. L’importante è monitorare la piccola cassa e tenerne traccia su un libro mastro. Pertanto, è opportuno tenere la piccola cassa a portata di mano solo quando un dipendente di fiducia può tenerla d’occhio.
Le spese per la piccola cassa possono sommarsi. Pertanto, è opportuno tenere a disposizione solo una somma sufficiente per le emergenze e le necessità di convenienza.
Si dovrebbe utilizzare un sistema di monitoraggio e tracciamento, con ricevute, per il fondo per le piccole spese.
Petty Cash vs. Cash on Hand
Il termine “petty cash” si riferisce al piccolo fondo cassa che un’azienda tiene a portata di mano per coprire piccole emergenze e spese impreviste. Il termine “contanti in mano” si riferisce a tutti i beni liquidi che un’azienda ha. Include la piccola cassa, ma non è solo questo. I contanti a portata di mano si riferiscono a tutto il denaro che avete nella vostra cassaforte e nei conti bancari, comprese le banconote e le monete che avete nel vostro fondo per le piccole spese.
Il contante a portata di mano può anche includere il contante non depositato che avete se avete un registratore di cassa, come nella vendita al dettaglio. Devi tenere abbastanza contanti a portata di mano per dare il resto ai clienti e accettare pagamenti in contanti per quei clienti che non usano carte di credito o di debito.
Impostare il tuo fondo per le piccole spese
Imposta un fondo per le piccole spese seguendo questi sei passi:
- Aggiungi un conto per le piccole spese al tuo piano dei conti: Inizia un fondo per le piccole spese scrivendo un assegno sulla tua azienda a “Petty Cash”. Incassa l’assegno.
- Decidi una posizione per il tuo fondo per le piccole spese: La posizione dovrebbe essere in un posto conveniente sia per il datore di lavoro che per i dipendenti. Un posto logico per una cassa per le piccole spese è l’area della reception, dato che i dipendenti possono uscire per fare delle commissioni passando di lì.
- Decidere su un dipendente di fiducia per monitorare, tracciare e registrare le spese per le piccole spese: L’impiegato dovrebbe essere qualcuno con un ragionevole accesso alla posizione della piccola cassa. Meno persone vi hanno accesso, meglio è. Si dovrebbe dare a due persone l’accesso al fondo per le piccole spese. Se avete più fondi per le piccole spese in più divisioni, date l’accesso a due persone in ogni divisione. Una persona dovrebbe avere la responsabilità di riempire il fondo per le piccole spese. La seconda persona dovrebbe avere la responsabilità di registrare le transazioni della cassa per le piccole spese nel vostro sistema contabile.
- Impostate un importo per il fondo cassa per le piccole spese: Il fondo cassa per le piccole spese è l’importo iniziale della piccola cassa che avete nel vostro fondo per le piccole spese.
- Mettete la piccola cassa in un contenitore designato: Ci può essere un cassetto per la piccola cassa designato, che può essere chiuso a chiave, una cassetta per la piccola cassa chiusa a chiave o una cassaforte. Il cassetto, la scatola o la cassaforte in cui mettete la piccola cassa dovrebbe avere una posizione designata all’interno del vostro ufficio da cui non dovrebbe essere spostata.
- Includete una pagina di registro e una busta per le ricevute con la piccola cassa: Il custode (o i custodi) della piccola cassa dovrebbero registrare ogni transazione della piccola cassa e includere una ricevuta. Le ricevute servono come documenti di origine per le transazioni.
- Riempire il fondo per le piccole spese fino all’importo approvato, se necessario: Assicuratevi di fare le vostre transazioni giornaliere dai documenti di origine prima.
Suggerimenti per la gestione delle piccole spese
- Riempite il fondo per le piccole spese: Fate questa azione quando non riuscite ad arrivare a fine giornata con la piccola cassa che avete a portata di mano. Alcune aziende tengono solo 30 dollari nel fondo, mentre altre tengono fino a 300 dollari o più. Scegli l’importo in base alle spese che hai bisogno di coprire ogni mese con il fondo per le piccole spese.
- Imposta un limite di dollari sugli acquisti che possono essere fatti con il fondo per le piccole spese: Questo importo può essere piccolo come $25 o $50.
- Istituisci una politica per le piccole spese: Tutti i dettagli sul tuo fondo per le piccole spese dovrebbero essere dichiarati in una politica scritta per le piccole spese.
- Le piccole spese dovrebbero essere nei tuoi libri: Non lasciate la piccola cassa fuori dai vostri libri. Se aggiungete la cassa per le piccole spese al vostro piano dei conti, si rifletterà sui vostri libri contabili.
- Specificate cosa potete comprare con la cassa per le piccole spese: Nella vostra politica della piccola cassa, descrivete cosa può essere acquistato con la piccola cassa e cosa no, con delle eccezioni.
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