Dipartimenti come l’IT, la finanza e il servizio clienti possono giocare un ruolo nel processo di onboarding impostando il computer del nuovo dipendente o i registri finanziari o addestrando il nuovo dipendente sul protocollo del servizio clienti. Altri dipartimenti all’interno dell’organizzazione potrebbero essere coinvolti in altri modi.
Durante il processo di inserimento, è utile pensare a quali attività devono essere svolte e chi dovrebbe esserne responsabile. Questo approccio coordinato all’onboarding rende il compito più gestibile e serve a ricordare che acclimatare un dipendente al suo nuovo ruolo e alla sua organizzazione è un lavoro di squadra.
Migliori pratiche di onboarding per i dipendenti
Ci sono diversi approcci all’onboarding. La cosa più importante da ricordare è che i programmi di onboarding non dovrebbero essere generici; dovrebbero essere fatte considerazioni specifiche per ogni ruolo. Le organizzazioni potrebbero anche usare una terminologia diversa per le varie parti del processo di onboarding. Alcuni, per esempio, potrebbero usare “orientamento” per descrivere l’intero processo di onboarding, mentre altri potrebbero usarlo per descrivere la sessione di benvenuto che ha luogo il primo giorno del dipendente. Le organizzazioni possono anche adattare o modificare il processo di onboarding in base alle loro dimensioni, al settore e alla cultura organizzativa.
Alcune organizzazioni dividono il loro processo di onboarding in attività che hanno luogo prima che il dipendente inizi (come la creazione di un portale per i nuovi dipendenti per fare del lavoro leggero come leggere articoli o guardare video sull’organizzazione), il primo giorno del dipendente (come portare il nuovo dipendente a pranzo e fargli fare un giro dell’ufficio) e in vari punti di controllo durante il primo anno di lavoro del dipendente. Un avvertimento importante quando si dà ai dipendenti un lavoro preliminare da completare prima del loro primo giorno è quello di essere consapevoli che avranno altri impegni, come il periodo di preavviso in un lavoro attuale. L’obiettivo del lavoro preliminare è quello di aiutare i dipendenti a iniziare a sentirsi connessi alla loro nuova organizzazione, non di sommergerli di compiti.
Altri strutturano l’onboarding in base al tipo di contenuto che il dipendente sta imparando. Questi programmi di onboarding si concentrano generalmente sull’onboarding organizzativo (aiutando i dipendenti a imparare la storia e la cultura dell’organizzazione e le procedure), sull’onboarding sociale (aiutandoli ad acclimatarsi al loro nuovo team e alle sue dinamiche sociali) e sull’onboarding tecnico (aiutandoli a imparare come fare il loro nuovo lavoro).
ATD ha sviluppato un approccio all’onboarding noto come il Modello delle 5R. Questo modello promuove un processo olistico di onboarding che comprende la revisione delle pratiche di onboarding attuali, il reclutamento per la retention, la definizione di ruoli e responsabilità, la costruzione di relazioni e la collaborazione per ottenere risultati.
Non importa come scegliete di strutturare il vostro programma di onboarding, una buona pratica è quella di comunicare in modo chiaro e coerente durante tutto il processo. Alcune grandi aziende hanno programmi di onboarding appariscenti con numerose uscite sociali e swag di alto valore. Questo può essere divertente per i dipendenti, ma la ricerca ha dimostrato che ciò che apprezzano di più è una comunicazione chiara e coerente dalla loro nuova organizzazione. Essere informati su quando e dove presentarsi il primo giorno, cosa aspettarsi al loro arrivo, con chi lavoreranno e in cosa consisterà il loro ruolo sono i componenti più importanti di una buona esperienza di onboarding.
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