Se lavorate nella finanza o nella contabilità, avete probabilmente familiarità con il processo di corrispondenza a tre vie nella contabilità fornitori. Il processo di corrispondenza delle fatture con gli ordini di acquisto (PO) e le note di ricevimento merci (GRN) esiste da anni ed è un metodo per elaborare una fattura fornitore fino al punto di pagamento accurato. La corrispondenza a tre vie serve anche come un ottimo metodo per convalidare diverse parti della catena di fornitura.
Quando viene fatto manualmente, tuttavia, il processo è altamente basato sulla carta e porta inevitabilmente a errori umani e lunghi ritardi. I pericoli dell’abbinamento manuale delle fatture sono diventati ancora più evidenti per i team di account payable che sono passati a lavorare in remoto negli ultimi tempi. Questo si riflette nell’indagine Payable Survey 2020 di Levvel Research, con il 31% degli intervistati che nominano la corrispondenza manuale delle fatture tra i principali punti di verniciatura AP
Quando il processo di corrispondenza è automatizzato, come parte di un sistema di contabilità fornitori end-to-end, le organizzazioni possono elaborare automaticamente un’alta percentuale delle loro fatture dalla creazione di un ordine di acquisto alla ricezione di una fattura.
Cos’è la corrispondenza a tre vie nella contabilità fornitori?
Il processo di corrispondenza a tre vie funge da “passaggio di consegne” tra l’approvvigionamento e la contabilità fornitori. Una corrispondenza a tre vie di successo implica la corrispondenza dei dati su un PO, un GRN e una fattura. Questi tre documenti sono fondamentali per una corrispondenza a tre vie di successo.
Ordine di acquisto (PO)
Un PO è un documento che conferma un ordine dall’approvvigionamento a un fornitore. Tipicamente questo documento include il nome e l’indirizzo dell’azienda acquirente, la data, la descrizione del prodotto/servizio e la quantità, il prezzo e il numero dell’ordine di acquisto.
Goods Received Note (GRN)
Un GRN è la prova che il prodotto/servizio è stato consegnato o soddisfatto. Viene sempre abbinato al PO per garantire che tutto ciò che è stato ordinato sia stato consegnato correttamente. Tipicamente un GRN avrà gli stessi dettagli di un PO con l’aggiunta dei dettagli di consegna.
Fattura
Una volta che la merce è stata ricevuta o il servizio è stato eseguito, il fornitore invia una fattura all’acquirente richiedendo il pagamento. Quando una fattura viene ricevuta, viene confrontata sia con l’OP che con il GRN. Oltre alle informazioni contenute in un PO e in un GRN, una fattura includerà un numero di fattura, informazioni sul contratto del fornitore, eventuali dettagli sul credito, l’importo totale dovuto e il piano di pagamento.
Tradizionalmente, la contabilità fornitori esaminerebbe le informazioni rilevanti su ciascuno dei tre documenti. Le informazioni che si trovano su questi documenti rientrano in due categorie, i dati delle voci di linea o i dati di intestazione. I dati di riga si riferiscono a un prodotto o servizio che è stato aggiunto a una fattura insieme alle sue quantità, tariffe e prezzi. I dati di intestazione sono tutte le altre informazioni di una fattura, come il numero della fattura, il prezzo totale e la data del documento.
Le organizzazioni che decidono di abbinare i dati delle voci vedono aumentare i loro tempi di elaborazione rispetto a quelle che abbinano solo i dati di intestazione. La ragione di ciò è che la corrispondenza dei dati di riga richiede la convalida di ogni singolo prodotto o servizio che è stato acquistato rispetto ai soli dati di intestazione.
Automatizzare la corrispondenza a tre vie nella contabilità fornitori
Quando il processo di corrispondenza a tre vie è automatizzato, le organizzazioni possono abbinare automaticamente un gran numero delle loro fatture. Questo significa che le fatture passeranno direttamente attraverso il processo di contabilità fornitori senza alcun intervento manuale, risparmiando tempo ai dipendenti e riducendo gli errori.
Per esempio, Grafton Group plc, un distributore internazionale di materiali da costruzione con un fatturato di oltre 2,2 miliardi di sterline, è stato in grado di abbinare automaticamente il 75% di tutte le sue fatture. Questo ha contribuito ad altri notevoli miglioramenti, tra cui la riduzione del loro processo di approvazione delle fatture da 40 giorni a soli 10 giorni.
Quali sono i vantaggi dell’automazione della corrispondenza a tre vie nella contabilità fornitori?
Risparmiare il tempo dei dipendenti
Uno dei principali svantaggi della corrispondenza a tre vie nella contabilità fornitori è il tempo necessario per verificare i singoli dati su ogni documento, in particolare i dati delle voci di spesa. Automatizzare il processo significa che i dati vengono verificati automaticamente e solo le eccezioni vengono segnalate per la verifica manuale. Questo permette ai dipendenti di riassegnare il loro tempo ad altre aree. Poiché si spende meno tempo a verificare i dati, gli ordini vengono elaborati e pagati più velocemente, il che significa che le organizzazioni possono anche beneficiare di sconti sui pagamenti anticipati.
Migliorare le relazioni con i fornitori
Quando le interazioni tra un’organizzazione e i suoi fornitori sono fluide, la relazione viene migliorata. Un buon rapporto con un fornitore può portare a prezzi preferenziali e migliori condizioni di credito.
Proteggere da pagamenti fraudolenti e duplicati
La corrispondenza a tre vie significa che i dati sono verificati in modo coerente durante tutto il processo. Tenere sotto controllo i PO, i GRN e le fatture assicura che le organizzazioni non stiano pagando in eccesso o per articoli o fatture duplicate. Il processo protegge anche dagli acquisti fraudolenti o non autorizzati. Qualsiasi incongruenza verrà segnalata e dovrà essere approvata manualmente.
Be audit ready
POs, GRNs e fatture sono tra i documenti più comuni che i revisori richiedono. Quando questi documenti sono già correttamente approvati, abbinati e organizzati, il processo di revisione diventa senza soluzione di continuità e non porterà via troppo tempo ai dipendenti dal loro obiettivo principale.
Conclusione
Con la maggior parte dei team AP che ora operano in remoto e probabilmente continueranno a farlo per qualche tempo, se non lo avete ancora fatto, questo è il momento ideale per passare a un sistema automatico di contabilità fornitori. I vantaggi includono il miglioramento delle relazioni con i fornitori, la riduzione degli errori umani, la diminuzione dei costi di elaborazione e il miglioramento del controllo e della visibilità. L’aggiunta della tecnologia ai processi esistenti, come la corrispondenza a tre vie, può accelerare il potere e il controllo offerti originariamente dal processo.
Posted by
Barry O’Brien
Consulente senior
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