Se hai avuto difficoltà a fare le cose al lavoro, guardati intorno. Il tuo spazio di lavoro è un casino? Oltre ad essere visivamente sgradevole, avere una scrivania disorganizzata può rendere più difficile la concentrazione e l’elaborazione delle informazioni, secondo una ricerca pubblicata sul Journal of Neuroscience. Il disordine compete per la tua attenzione e crea stress, ansia e senso di colpa. In altre parole, deve sparire.
Ma quando stai fissando un casino gigantesco, prendersene cura può sembrare impossibile. Fortunatamente, organizzare e mantenere la tua scrivania non è un compito insormontabile come potrebbe sembrare a prima vista. Finché si è disposti ad essere scrupolosi e risoluti, mantenere la propria scrivania organizzata è in realtà piuttosto semplice e, cosa più importante, ne vale la pena a lungo termine. Inizia con questi 20 semplici consigli per mantenere la tua scrivania organizzata e godrai di più spazio fisico, una mente più chiara e una maggiore produttività in poco tempo. E per altri modi per riordinare, controlla i 40 modi geniali per essere più organizzati dopo i 40 anni.
1 Crea spazio personale
Ci sono cose che porti al lavoro ogni giorno che devono andare da qualche parte. Tuttavia, piuttosto che buttare la tua borsa, il portafoglio, il telefono o le chiavi sulla tua scrivania – per essere solo d’intralcio tutto il giorno – designa un’area specifica per questi oggetti necessari, ma spesso fonte di disordine. Meglio ancora, quando possibile, tieni il tuo telefono fuori dalla vista e ridurrai la quantità di distrazione alla tua scrivania. E per altri modi per migliorare la tua vita, controlla questi 30 trucchi geniali che renderanno la tua vita più facile.
2 Organizza anche la scrivania del tuo computer
Si potrebbe avere una scrivania assolutamente immacolata, scrivania spoglia che renderebbe orgoglioso il minimalista più rigoroso, ma se lo schermo del tuo computer è un labirinto da incubo di icone e file non ordinati, c’è ancora del lavoro da fare. Anche i pasticci digitali contano come disordine, e possono essere sorprendentemente distraenti quando si cerca di concentrarsi. Almeno una volta alla settimana, pulisci tutti i file vaganti sul tuo desktop, e annida le cartelle all’interno di altre cartelle se hai bisogno di rendere la tua schermata iniziale più snella. E per altri modi per trasformare il tuo computer in una forza organizzativa, scopri i migliori sfondi per il desktop del computer per massimizzare la tua produttività.
3 Fai una pulizia
Probabilmente non c’è bisogno di dirlo, ma se vuoi organizzare la tua scrivania, devi fare una pulizia. Esamina ogni oggetto della tua scrivania e chiediti se ne hai davvero bisogno. Tieni le cose che ti servono, butta quelle che non ti servono. E sii onesto: stai solo peggiorando le cose per te stesso sostenendo che quel menu da asporto di un ristorante ormai chiuso è “essenziale”. Fallo bene la prima volta e avrai fatto progressi significativi verso una scrivania più calma.
4 Fai una pulizia quotidiana
Al termine di ogni giornata, prenditi il tempo di pulire la tua scrivania prima di uscire. Fare questo ti farà mettere via tutto ciò che hai lasciato sulla tua scrivania, il che significa che arriverai al lavoro ogni mattina con una scrivania pulita e un nuovo inizio.
5 Lavora su una cosa alla volta
Potresti pensare di essere un asso nel multitasking, ma la verità è che il multitasking è quasi cognitivamente impossibile. Invece di provare e fallire, concentrate la vostra attenzione su un singolo compito alla volta. Per ridurre ulteriormente il disordine, fai in modo che l’unica cosa su cui stai lavorando sia l’unica cosa che occupa spazio sulla tua scrivania, tutto il resto dovrebbe essere messo via. E se sei un multitasker senza speranza, dovresti conoscere questi 20 modi in cui stai rendendo la tua vita molto più difficile di quanto debba essere.
6 Scansiona i tuoi documenti
Vuoi liberarti di quelle pile di carta che ingombrano la tua scrivania? Passate al digitale. Tutto ciò di cui non hai assolutamente bisogno di una copia fisica dovrebbe essere scannerizzato. Salva i file come PDF, e avrai una directory che è molto più ricercabile e conveniente di uno schedario. Dovresti scansionare anche i documenti di cui hai bisogno di salvare copie fisiche, ma trova uno spazio di archiviazione per loro da qualche altra parte nel tuo spazio di lavoro, se possibile, dato che probabilmente avrai bisogno di accedervi raramente.
7 Utilizza un sistema a due vassoi
Piuttosto che tenere pile di progetti sparsi sulla tua scrivania, implementa un sistema a due vassoi per organizzare i documenti. Un vassoio è per i nuovi documenti che devono ancora essere trattati. L’altro vassoio è per i documenti che sono stati rivisti e devono essere affrontati o archiviati. E per altri modi per trasformarti in un vero e proprio cavallo di battaglia dell’ufficio, dai un’occhiata a questi 15 modi per raddoppiare la tua produttività in metà tempo.
8 Finisci i compiti al più presto
Una regola per evitare la procrastinazione è che se qualcosa richiede meno di due minuti, falla subito. Allo stesso modo, se qualcosa al lavoro richiede meno di 15 minuti, fallo e basta. Portate a termine il progetto il prima possibile, in modo da poterlo archiviare e toglierlo di mezzo, sia mentalmente che fisicamente. Prima completate un compito, prima smetterete di distrarvi, e prima smetterete anche di occupare spazio prezioso sulla vostra scrivania.
9 Vai al digitale
Prendi l’abitudine di usare religiosamente il tuo calendario digitale per tenere traccia dei progetti e dei promemoria e app per prendere appunti come Keep per le liste di cose da fare e i promemoria. Quando arrivi al punto in cui tutto va automaticamente in un programma, hai eliminato la necessità dei Post-It e sei un passo più vicino a un ambiente di lavoro sereno.
10 Tenere un taccuino a portata di mano
Realisticamente, non tutto può andare direttamente nel tuo telefono, quindi tieni un blocco note a portata di mano per annotare le cose, come numeri di telefono e promemoria. Anche se aggiungere un altro oggetto alla tua scrivania può sembrare controintuitivo, avere un quaderno a portata di mano mantiene tutte quelle idee e informazioni importanti consolidate, piuttosto che sparpagliate sulla tua scrivania su una collezione di fogli di carta, buste e menu.
11 Ordina le cose per importanza
Il modo migliore per ordinare le cose è per importanza. Quando stai cercando di capire dove riporre qualcosa nella tua scrivania, chiediti quanto spesso la usi o ne hai bisogno. Se non è molto spesso, metti quell’oggetto in un posto meno accessibile degli oggetti che usi ogni giorno.
12 Prendi un cestino
Metti un cestino accanto o sotto la tua scrivania. Quel cestino è il tuo nuovo migliore amico. Non appena qualcosa che non ti serve arriva sulla tua scrivania, buttalo. Più a lungo si accumula il disordine, più ci si abitua e più è probabile che lo si lasci in giro all’infinito. Per ottenere risultati migliori, procurati anche un piccolo contenitore per il riciclaggio in modo da poter scartare all’istante anche i documenti che non ti servono più. Fai buon uso di entrambi per mantenere il disordine al minimo.
13 Lega i tuoi cavi
La disorganizzazione non è solo ciò che è dentro o sulla tua scrivania: è anche quello che c’è sotto e dietro il tuo spazio di lavoro. Se c’è un groviglio di cavi a portata di mano, sarà una distrazione. Per ridurre al minimo la distrazione che questi cavi possono rappresentare, prendi delle fascette e raccogli i tuoi cavi insieme in piccoli fasci ordinati, poi nascondili in modo da non doverli guardare.
14 Tieni l’elettronica nascosta
Probabilmente non c’è alcun bisogno che tu abbia il tuo modem e il tuo router sulla scrivania, con l’aspetto antiestetico e lampeggiante. Mettili sul pavimento o in un cassetto per creare uno spazio di lavoro più gradevole alla vista e che distragga meno.
15 Getta penne e matite che non usi
Penne e matite hanno un modo di accumularsi senza un reale sforzo da parte tua. Ma non sei obbligato a tenere nessuna delle penne a sfera rinsecchite che si sono presentate alla tua scrivania nel corso dell’anno. Cerca di ridurre a due penne e due matite: non solo questo manterrà il disordine al minimo, ma ti terrà anche coscienzioso nel non prestarle a quel collega che non riporta mai le cose.
16 Crea una stazione di ricarica
In un mondo ideale, potresti trasformare uno dei cassetti della tua scrivania in una stazione di ricarica per il tuo telefono, le cuffie, le batterie di riserva e tutte le altre cose che inevitabilmente finiamo per portarci dietro. Ma se questo non è possibile, fai una stazione di ricarica dietro il tuo monitor, dove questi oggetti saranno (per lo più) fuori dalla vista – e si spera fuori dalla mente.
17 Segmentare la tua scrivania
Probabilmente passi la maggior parte della tua giornata al computer, ma dovresti comunque avere un’area della tua scrivania designata per il lavoro senza computer. Puoi rivedere documenti, leggere e affrontare la tua lista di cose da fare lì, piuttosto che mischiare un mucchio di roba varia con la tua area computer e creare un caos eccessivo.
18 Ordina le carte ogni giorno
Alla fine di ogni giorno, fai un controllo su tutte le tue carte. Esaminate e determinate quali devono essere scannerizzate, archiviate o distrutte, poi fatelo prima di uscire. Questo è uno di quei compiti che sarà un dolore gigantesco la prima volta, ma richiederà meno di cinque minuti una volta che avrete preso l’abitudine di mantenere una scrivania organizzata.
19 Metti via gli articoli da ufficio
Se stai usando un caddy da scrivania per tenere le tue forniture per ufficio, cattive notizie: anche quando la tua roba è “messa via” sta ancora creando disordine visivo. Se possibile, fai un posto in un cassetto della scrivania per tenere le tue forniture d’ufficio, specialmente quelle che vengono usate molto raramente. Un vassoio per gli utensili è un ottimo modo per mantenere le cose organizzate e facili da trovare.
20 Fai una pulizia profonda settimanale
Una volta a settimana, dai alla tua scrivania un’occhiata approfondita per occuparti di qualsiasi carta o spazzatura che ti è sfuggita, per riorganizzare le forniture per ufficio che sono cadute fuori posto nel loro vassoio, le cartelle che sono state smarrite, o i file che in qualche modo sono riusciti a intrufolarsi sul desktop del tuo computer. Più spesso fai la manutenzione durante la settimana, meno tempo ci vorrà. E una volta che hai la tua scrivania sotto controllo, assicurati di padroneggiare i 20 modi geniali per rendere il lavoro più divertente.
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