Idées de réunion de famille pour une réunion de famille parfaite

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Que vous soyez en train de planifier une réunion de famille en ce moment, ou que vous ayez juste besoin de quelques idées de réunion de famille, vous êtes au bon endroit.

Planifier une réunion de famille est une tâche énorme, mais les informations ici vous aideront à en faire une réunion mémorable ! Il y a des dates à prévoir, des vols ou des voyages à planifier, des réservations à faire et des activités à planifier.

Maintenant, imaginez toute cette planification, sauf que vous devez maintenant l’envisager pour 20 personnes ou plus. C’est précisément la tâche à laquelle vous êtes confronté avec la planification d’une réunion de famille. C’est aussi exactement ce à quoi nous allons vous aider !

Vidéo : Idées de réunion de famille

Effort collectif : Planifier votre réunion de famille

Ce n’est jamais une mauvaise idée de demander l’aide des membres de la famille ; plus vous avez d’idées, plus vous avez de chances d’aboutir à une réunion de famille bien remplie. Que vous organisiez un événement pour 20 ou 200 personnes, les tâches sont trop difficiles pour une seule personne :

• planification des repas
• invitations
• hébergement
• réservations de voyage
• activités
• prix
• Et divertissement

Pour un petit groupe, un autre membre de la famille qui vous aide peut suffire à assumer les responsabilités. En revanche, pour les réunions de famille de taille moyenne ou importante où vous réunissez 3 familles ou plus, vous devrez peut-être organiser un comité de réunion. Un comité est composé de plusieurs membres de la famille, avec des tâches assignées à chaque membre. Il est également possible d’avoir plusieurs comités si l’événement est particulièrement important. Les comités ont des tâches, mais aussi la responsabilité de prendre des décisions pour le domaine dont ils sont responsables.

Rester organisé

Les réunions de famille sont censées être des rencontres amusantes, mémorables et enrichissantes pour que les familles élargies se réunissent et se reconnectent. Mais dans les coulisses, une réunion réussie nécessite des mois de planification minutieuse, de prise de décision et de pesée des choix.

Il est difficile de planifier d’une manière qui plaise à la majorité qui y assistera. Plus le nombre de membres de la famille attendus est élevé, plus vos compétences en matière de planification seront mises à l’épreuve. Avec une bonne gestion du temps et une bonne organisation, la planification d’une réunion de famille peut être plus cohérente, et moins stressante. Si vous vous en tenez au plan et évitez de négliger les détails importants, alors vous pourriez même l’apprécier !

Inclure d’autres personnes dans la planification

Avoir des idées de réunion de famille et les commentaires des autres vous aide à planifier un événement plus inclusif et amusant. Si possible, ayez une personne de contact directe dans chaque famille nucléaire avec laquelle vous pouvez immédiatement communiquer ou demander des suggestions concernant les différents plans et options liés à l’événement de réunion lui-même.

Cela permet de réduire les changements de dernière minute plus tard si vous faites des plans ou des réservations qui ne conviennent pas à certains des autres invités. Une équipe travaillant ensemble vers un objectif commun peut accomplir plus, donc organiser un comité pour vous aider dans les différentes étapes de la planification de la réunion de famille non seulement allège la charge, mais ajoute également des couches supplémentaires de créativité à l’ensemble de l’entreprise.

Chaque famille compte au moins un membre qui a le sens du détail ou qui adore planifier les repas, les voyages et les activités, et vous pouvez mettre ces talents à profit en l’encourageant à participer aux préparatifs derrière la réunion de famille.

Qui doit être invité à la réunion de famille ?

La finalisation de votre liste d’invités doit être une priorité dans le processus de planification. Une grande partie de la planification dépend des personnes que vous avez invitées, notamment :

• Les activités que vous choisissez.
• La nourriture que vous servez.
• Le lieu que vous choisissez.

S’il s’agit de la première réunion de famille que votre clan organisera, ou si le dernier événement de réunion remonte à longtemps, peut-être que se concentrer d’abord sur les familles immédiates serait un excellent point de départ, puis au fur et à mesure que la réunion devient une occasion plus fréquente (certaines familles organisent même des réunions annuelles), vous pouvez élargir la liste des invités pour inclure davantage de membres de la famille élargie.

Démarrez petit, puis voyez grand

Démarrez avec votre famille proche, et les personnes auxquelles elle tient le plus. Si possible, évitez d’inviter des personnes qui ne peuvent pas s’entendre publiquement. Veillez à ce que les personnes qui ont une rivalité inamicale ne soient pas opposées les unes aux autres dans le cadre d’activités.

Il est simple pour elles de dégénérer en mauvais souvenir. Assurez-vous que les familles élargies et les membres qui sont censés recevoir des invitations les recevront. Il n’y a rien de plus gênant que de devoir apaiser un parent agité qui a été oublié et qui a découvert la réunion de famille de quelque part ou de quelqu’un d’autre.

Cela peut provoquer des tensions inutiles, surtout s’ils se présentent à la réunion (encore une raison pour laquelle il est très important de se faire aider afin que ces détails ne soient pas négligés). Il existe également un excellent site Web ici qui vous permet de répertorier votre réunion de famille sur leur site Web, et il le reliera à votre site Web de réunion de famille.

Comment devrions-nous couvrir les dépenses de la réunion ?

Les coûts de la réunion de famille jouent un rôle très important dans la planification, et doivent donc être une priorité absolue dans les étapes de planification. Restez à l’écart des lieux, des activités ou des événements qui pourraient être trop chers ou trop contraignants pour certains membres de la famille.

Veillez à ce que tout le monde soit aussi à l’aise que possible, quelles que soient ses contraintes budgétaires, et puisse en profiter au maximum. Trouver un équilibre quelque part au milieu est un objectif clé. Demandez des idées et des suggestions de réunion de famille pour obtenir un échantillon de destinations, d’activités ou d’événements pour lesquels les familles sont prêtes à débourser de l’argent.

Si demander directement aux membres de la famille combien d’argent ils sont prêts à payer semble de mauvais goût, une façon d’obtenir indirectement des opinions est un sondage où ils peuvent cocher les idées de réunion de famille dont ils sont plus capables financièrement.

Où devrions-nous organiser notre réunion?

Une fois que les invités à la réunion sont confirmés et qu’un budget général est fixé, il faut choisir le lieu de votre événement. Définir le lieu de votre réunion est peut-être la partie la plus difficile du processus de planification, car divers facteurs tels que :

• l’hébergement
• l’hébergement
• les frais de déplacement
• les préparations alimentaires
• et les activités sont tous intimement liés au lieu de votre événement.

Les rassemblements plus petits peuvent souvent être organisés à la maison, mais pour les groupes plus importants, un lieu ou une salle peut être nécessaire. Parmi les options populaires, citons :

• les centres communautaires
• les salles de banquet d’hôtels
• les salles de balle
• les centres de conférence
• les gymnases d’écoles
• et les auditoriums d’églises.

Ces lieux disposent souvent de salles polyvalentes où les membres de la famille peuvent manger ensemble, se mêler et participer à des activités. Combiner les vacances et les liens familiaux est une option populaire pour les événements de réunion de famille. Vous pouvez vous pencher sur :

• les centres de villégiature
• les centres de retraite
• ou les croisières.

Il existe souvent d’excellentes réductions et offres pour les grands groupes. Assurez-vous de vous renseigner sur ces réductions afin que la tenue de votre réunion devienne plus rentable. Il n’y a rien de mal à économiser de l’argent tout en permettant à tout le monde de se détendre, de se relaxer et de profiter de plus d’activités entre eux.

Quel type de nourriture devrions-nous servir à notre réunion ?

Maintenant, qu’est-ce qu’une fête sans bonne nourriture (et beaucoup de nourriture) ? Lors de tout événement, les gens sont plus susceptibles de se détendre, d’apprécier la compagnie et de rester plus longtemps si la nourriture et les boissons sont agréables. La nourriture rapproche les gens et crée des souvenirs. La bonne sélection d’entrées, de plats et de desserts peut compléter le thème de votre réunion.

Demandez de l’aide pour la préparation des repas

La préparation des repas pour la réunion tourne autour de votre lieu de réunion. Pour les rassemblements à la maison, l’hôte ou l’hôtesse peut avoir besoin de planifier et de préparer les repas. Une option consiste à demander l’aide d’autres familles pour préparer un grand repas (ou des repas) pour tous les participants. Comme pour la planification, il est toujours préférable d’obtenir l’aide d’autres membres de la famille lorsqu’il s’agit de préparer la nourriture ; vous obtiendrez plus d’idées de réunion de famille et la charge de travail sera répartie de manière égale.

Potlucks

Les dîners à la fortune du pot sont une autre option pour les réunions, surtout si la plupart des participants vivent à proximité et peuvent commodément apporter des plats sur le lieu de la réunion. Pour les repas à la fortune du pot, utilisez une feuille d’inscription comme liste de contrôle. Cela permet aux gens de voir ce que les autres se sont déjà engagés à apporter et ce qui est nécessaire par ailleurs (salades, entrées, plats, desserts, boissons, autres nécessités).

Les repas sont-ils inclus ?

Si votre famille décide de profiter d’une croisière d’une semaine ou d’un séjour tout compris dans un centre de villégiature ou un chalet de montagne, les repas sont probablement inclus dans le coût. Cela libère tout le monde du souci de cuisiner et de nettoyer par la suite.

Même pour les événements qui ne sont pas à l’extérieur de la ville, vous pouvez opter pour des services de traiteur professionnels afin de minimiser le stress lié aux achats et à la préparation des aliments. Les participants peuvent partager le coût de la restauration professionnelle et la commodité de simplement se présenter et profiter de l’événement.

Où logeront les invités de notre réunion ?

Les grandes réunions peuvent impliquer que les membres de la famille se déplacent de différents endroits du pays et même de l’étranger. C’est pourquoi il est important de planifier l’événement à l’avance, en particulier le lieu de l’événement. Cela permet à chacun de disposer de suffisamment de temps pour se préparer, mettre de l’argent de côté, faire les réservations nécessaires et déposer les avis appropriés pour les engagements professionnels ou scolaires.

Inclure des options pour tous les budgets !

Pour tenir compte des différents budgets, sélectionnez des lieux offrant un large éventail d’options d’hébergement. Il s’agit par exemple de centres de villégiature ou d’hôtels où les invités peuvent commodément choisir des chambres ou des suites qui correspondent le mieux à leur budget. Pour un événement d’un ou deux jours, disposez d’une liste des différents hôtels de la région ainsi que de leurs prix moyens, et transmettez-la à vos invités pour qu’ils puissent réserver à l’avance.

Les déplacements sont également une considération majeure. Si vous avez des membres de votre famille d’un bout à l’autre du pays, il est préférable de choisir un emplacement plus central afin que tout le monde partage les mêmes frais de déplacement. Si possible, vous pouvez bénéficier de prix plus bas grâce à des réservations de groupe, comme des familles prenant un vol commun depuis une même ville.

Quelles activités de réunion de famille sont bonnes pour tout le monde ?

Que votre réunion de famille dure une journée ou une semaine, il est important de divertir tout le monde avec diverses activités adaptées à leur âge et à leurs intérêts personnels.

Les activités sont moins problématiques si la famille opte pour une croisière ou des vacances à destination ; ces lieux occupent les invités avec des traitements de spa sur place, de la natation, des jeux, de la plongée avec tuba, de la vie nocturne, etc. Puisque la réunion de famille a pour but de renouer les liens entre les membres de la famille, informez vos invités à l’avance des événements ou activités spécifiques auxquels vous souhaitez que chacun participe.

Lors de la planification, gardez à l’esprit les différents groupes d’âge et les intérêts ou passe-temps qu’ils peuvent avoir. Par exemple, certaines familles aiment le sport et apprécient les jeux de ballon en groupe ou les activités liées au sport. N’oubliez pas de faire de la place pour les membres de la famille qui ne sont peut-être pas aussi aptes physiquement ou enthousiastes à l’égard du sport. Il est important que chacun trouve une activité qu’il apprécie, au lieu d’un seul événement général pour tout le groupe.

Devons-nous prévoir des idées de réunion de famille de secours ?

Les choses se déroulent rarement complètement comme prévu, alors assurez-vous que vos plans gardent cela à l’esprit. Les perturbations météorologiques peuvent se mettre en travers du chemin ; les annulations de dernière minute ou les conflits d’horaires sont des entraves courantes. Si vous êtes en charge de la planification de la réunion de famille, il est sage d’avoir un plan alternatif pour chaque aspect de l’événement.

Ayez une liste de secours des restaurants

Pour la préparation des repas, ayez les coordonnées des restaurants de la région. Ainsi, vous pourrez appeler au cas où quelqu’un oublierait d’apporter un dessert ou des amuse-gueules. C’est également utile, si des invités qui avaient précédemment refusé se présentent soudainement.

Ayez également une liste de secours pour les jeux

Faites une liste d’activités ou de jeux dont la famille pourra profiter en cas de pluie. Ayez un plan si les activités en plein air ne sont pas possibles. Ou si vous avez engagé des animateurs professionnels pour la soirée, comme un groupe ou des chanteurs, prévoyez des plans de secours pour les divertissements que vous pouvez appeler juste au cas où quelque chose d’imprévu se produirait.

Relaxez, laissez aller et profitez

Gardez à l’esprit que vous êtes en famille. Si vous devez faire de votre mieux pour être préparé, vous devez également profiter du temps que vous passez avec eux. Certains des moments les plus chers dont nous nous souvenons sont les confusions et les erreurs. Ils font ressortir le meilleur de chacun (surtout le rire) et nous rappellent ce que signifie vraiment la famille. Si vous vous trompez un peu, ne stressez pas ; laissez faire et laissez tout le reste se mettre en place.