conformité réglementaire

La conformité réglementaire est l’adhésion d’une organisation aux lois, réglementations, directives et spécifications pertinentes pour ses processus commerciaux. Les violations de la conformité réglementaire entraînent souvent des sanctions juridiques, y compris des amendes fédérales.

Les exemples de lois et de règlements en matière de conformité réglementaire comprennent la loi Dodd-Frank, la norme de sécurité des données de l’industrie des cartes de paiement (PCI DSS), la loi sur la portabilité et la responsabilité de l’assurance maladie (HIPAA), la loi fédérale sur la gestion de la sécurité de l’information (FISMA), la loi Sarbanes-Oxley (SOX), le règlement général sur la protection des données de l’UE (GDPR) et la loi californienne sur la protection de la vie privée des consommateurs (CCPA).

Pourquoi la conformité réglementaire est-elle importante ?

Au fur et à mesure que le nombre de règles a augmenté depuis le début du siècle, la gestion de la conformité réglementaire est devenue plus importante dans diverses organisations. Cette évolution a conduit à la création de postes de responsable de la conformité d’entreprise, de responsable en chef et de responsable de la conformité réglementaire. L’une des principales fonctions de ces rôles consiste à embaucher des employés dont l’unique objectif est de s’assurer que l’organisation se conforme à des mandats juridiques rigoureux et complexes et aux lois applicables.

Les processus et les stratégies de conformité réglementaire fournissent des orientations aux organisations qui s’efforcent d’atteindre leurs objectifs commerciaux. Les rapports d’audit prouvant la conformité aident les entreprises à se commercialiser auprès des clients. Par exemple, les rapports Service Organization Control 1, SOC 2 et SOC 3 permettent aux fournisseurs de prouver leur conformité aux réglementations telles que SOX. Être transparent sur les processus de conformité aide les clients à instaurer la confiance dans les processus commerciaux, ainsi qu’à améliorer potentiellement la rentabilité de l’entreprise dans le processus.

Certaines règles de conformité réglementaire sont conçues spécifiquement pour assurer la protection des données. De mauvais processus de conformité aux violations de données peuvent nuire à la fidélisation des clients et avoir un impact négatif sur les résultats d’une entreprise. La fréquence des violations de données continuant d’augmenter, les consommateurs font davantage confiance aux entreprises qui suivent de près les mandats de conformité réglementaire conçus pour protéger les données personnelles.

Les mandats de conformité réglementaire spécifiques à la protection des données, tels que le GDPR et le CCPA, sont devenus plus courants à mesure que le traitement des données personnelles des consommateurs par les entreprises a été examiné de près.

Quels sont les défis liés à la conformité réglementaire ?

Les entreprises qui ne suivent pas les pratiques obligatoires de conformité réglementaire s’exposent à de nombreuses répercussions possibles, comme le fait d’être obligées de participer à des programmes de remédiation qui comprennent des audits de conformité sur site et des inspections par l’organisme de réglementation approprié. Les organisations non conformes s’exposent généralement à des amendes et à des pénalités financières. La réputation de la marque peut également être endommagée par les entreprises qui connaissent des violations répétées — ou particulièrement flagrantes — de la conformité.

Suivre les règles de conformité peut être coûteux du point de vue de l’infrastructure et du personnel. Comme les entreprises doivent dépenser des capitaux pour se conformer aux lois et règlements de conformité, elles doivent également essayer d’apaiser les parties prenantes et de maintenir les processus commerciaux en réalisant des bénéfices. Ces défis financiers liés à la conformité sont particulièrement aigus dans les secteurs fortement réglementés, tels que la finance et les soins de santé. Voici d’autres défis associés à la stratégie d’entreprise qui accompagnent le maintien de la conformité réglementaire :

• déterminer comment les réglementations émergentes influenceront l’orientation de l’entreprise et les modèles commerciaux existants ;
• incorporer et développer une culture de la conformité et promouvoir cette culture dans toute l’organisation ;
• déterminer et embaucher les rôles et les responsabilités en matière de conformité, ainsi que les fonctions de conformité requises par les services juridiques, de conformité, d’audit et commerciaux ; et
• anticiper les tendances en matière de conformité et intégrer les processus réglementaires qui augmentent l’efficacité.

L’évolution constante des technologies grand public pose également des complications de conformité aux entreprises. L’utilisation d’appareils mobiles personnels par les employés sur le lieu de travail, par exemple, crée des problèmes de conformité car ces appareils stockent des données d’entreprise sensibles et pertinentes pour la conformité. La prolifération de l’internet des objets a entraîné une croissance considérable du nombre de points d’extrémité et d’appareils interconnectés, et le manque de sécurité pour les appareils mobiles et IoT crée des vulnérabilités de conformité dans les réseaux des organisations. Pour que les entreprises numérisées restent conformes, elles doivent rester au fait des mises à jour requises et corriger immédiatement les logiciels existants lorsque des vulnérabilités sont détectées.

Comment la conformité diffère-t-elle selon les secteurs d’activité, les pays ?

Certains secteurs sont plus fortement réglementés que d’autres. Par exemple, le secteur des services financiers est soumis à des mandats de conformité réglementaire conçus pour protéger le public et les investisseurs de pratiques commerciales néfastes. Les fournisseurs d’énergie sont soumis à des réglementations en matière de sécurité et de protection de l’environnement. Les agences gouvernementales sont tenues de suivre des règlements de conformité qui imposent l’égalité et le comportement éthique du personnel.

Les entreprises de soins de santé sont également soumises à des lois de conformité strictes car elles stockent de grandes quantités de données sensibles et personnelles sur les patients. Les hôpitaux et les autres prestataires de soins de santé doivent démontrer qu’ils ont pris des mesures pour se conformer aux règles de confidentialité des patients, notamment en assurant une sécurité et un cryptage adéquats des serveurs. L’HIPAA décrit les mandats de confidentialité et de sécurité des données conçus pour sécuriser les informations médicales des patients. La règle de notification des violations de l’HIPAA, par exemple, exige que les organisations conformes et leurs associés commerciaux informent les patients en cas de violation des données. Outre les prestataires de soins de santé, les fournisseurs de services en nuage (CSP) et les autres associés commerciaux des organisations de soins de santé doivent également se conformer aux règles de confidentialité, de sécurité et de notification des violations de l’HIPAA.

Les mandats de conformité réglementaire varient selon les pays. SOX est une législation américaine, mais des réglementations similaires incluent le Deutscher Corporate Governance Kodex (DCGK) de l’Allemagne et le Corporate Law Economic Reform Program Act 2004 (CLERP 9) de l’Australie.

Les organisations multinationales doivent connaître les règles de conformité réglementaire de chaque pays dans lequel elles opèrent. Par exemple, le GDPR est entré en vigueur en 2018 et s’applique à toutes les données produites par les citoyens de l’UE, que l’entreprise qui collecte les données soit ou non située dans l’UE. Le GDPR s’applique également à toutes les personnes dont les données sont stockées dans l’UE, qu’elles soient ou non des citoyens de l’UE.

Le GDPR a élargi les droits des consommateurs en matière de confidentialité des données en incluant des mandats de transparence qui obligent les entreprises à informer les clients de la manière dont leurs données personnelles sont utilisées. Par exemple, les entreprises opérant selon les règles de conformité du GDPR sont tenues d’informer toutes les parties concernées et les autorités de surveillance d’une violation de données dans les 72 heures.

En vertu de la CCPA, les résidents californiens ont le droit de savoir quelles données sont collectées à leur sujet, si ces informations sont vendues et la possibilité de refuser que ces données soient vendues. La loi impose également que les consommateurs puissent accéder à toutes leurs informations personnelles collectées par les entreprises conformes à la CCPA.

Une loi du Vermont de 2018 exige que les courtiers en données divulguent aux individus exactement quelles données sont collectées et permet à ces individus de refuser la collecte de données. Plusieurs autres États américains envisagent leur propre réglementation sur la confidentialité des données à des degrés divers, tandis que des pays comme l’Australie, l’Argentine et le Canada ont établi des lois complètes sur la confidentialité des données au niveau fédéral.

Comment les entreprises assurent-elles la conformité réglementaire ?

La conformité réglementaire exige des entreprises qu’elles analysent leurs exigences uniques et tout mandat spécifique à leur secteur, puis qu’elles développent des processus pour répondre à ces exigences. Les étapes typiques pour atteindre la conformité réglementaire sont les suivantes :

1. Identifier les réglementations applicables. Déterminer quelles lois et réglementations de conformité s’appliquent à l’industrie et aux opérations de l’entreprise. Il s’agit notamment des règles fédérales, étatiques et municipales.
2. Déterminer les exigences. Identifiez les exigences de chaque règlement qui sont pertinentes pour l’organisation, et envisagez des plans sur la façon de mettre en œuvre ces mandats.
3. Documentez les processus de conformité. Documentez clairement les processus de conformité, avec des instructions spécifiques pour chaque rôle impliqué dans le maintien de la conformité. Ces informations seront utiles lors des audits réglementaires.
4. Surveiller les changements, et déterminer s’ils s’appliquent. Les exigences de conformité sont constamment mises à jour. Les changements doivent être surveillés pour déterminer s’ils sont pertinents pour l’entreprise. S’ils le sont, mettez en œuvre des procédures mises à jour, et formez le personnel approprié à ces mises à jour.

Des audits de conformité internes doivent être menés régulièrement pour examiner l’adhésion de l’organisation aux directives réglementaires. Ces rapports d’audit interne doivent évaluer de près les processus de conformité et leurs politiques associées, telles que les contrôles d’accès des utilisateurs.

Les audits internes permettent également de se préparer aux audits de conformité formels menés en externe par des tiers indépendants. Ces audits sont exigés dans le cadre de certains mandats de conformité réglementaire et sont conçus pour mesurer si une organisation respecte les réglementations spécifiques de l’État, du gouvernement fédéral ou de l’entreprise.