Conduite d’une réunion

Si les préparatifs appropriés ont été faits, le décor est planté pour une réunion efficace.

Les ordres du jour auront été produits et diffusés. Les participants arriveront en sachant ce qui va être discuté et avec suffisamment d’informations de base pour apporter des contributions pertinentes. Le cas échéant, ils auront consulté les personnes qu’ils représentent et discuté de toute question pertinente.

Voir notre page : Réunions – Planification et structure pour savoir comment procéder.

Cette page examine le rôle du président dont la tâche est de diriger la réunion.

Le rôle du président

Dans une réunion plus formelle, le président expose l’objectif de la réunion et rappelle aux membres pourquoi ils sont là.

Dans une telle réunion, il n’est guère nécessaire de se référer à cette procédure car cela est implicite dans l’étiquette établie, à savoir :

• Le président contrôle la réunion.
• Toutes les remarques sont adressées par l’intermédiaire du président.
• Les membres ne s’interrompent pas.
• Les membres visent à atteindre un consensus.
• Un vote est effectué si le consensus n’est pas atteint.
• La majorité remporte le vote.
• Tous les membres acceptent la décision de la majorité.

Il s’agit là d’un modèle, mais d’autres modèles peuvent être adoptés.

Lorsque la discussion est en cours, il incombe au président de veiller à ce qu’elle continue à se dérouler de manière fluide en impliquant tous les membres présents et en ne permettant pas à une ou deux personnes de dominer la réunion. Le résumé par le président de séance pendant les réunions peut :

• Indiquer les progrès, ou l’absence de progrès.
• Refocaliser une discussion qui s’est éloignée du sujet.
• Conclure un point et conduire au suivant.
• Souligner les points importants.
• Assister le secrétaire si nécessaire.
• Clarifier tout malentendu.

Le président doit rythmer la réunion, en s’assurant qu’elle se déroule dans les temps. Si la planification a été correctement exécutée, cela ne devrait pas s’avérer être un problème.

À la fin d’une réunion, le président doit rappeler aux membres ce qu’ils ont accompli et les remercier pour leurs contributions. Enfin, il convient de fixer l’heure et la date de la prochaine réunion. Encore une fois, il s’agit d’un modèle commun pour les réunions efficaces, les résultats fructueux peuvent être obtenus de différentes manières avec différentes stratégies pour différents objectifs, alors adaptez en fonction des situations spécifiques.

Le rôle des membres

Bien que ce soit le rôle du président de diriger la réunion, la participation de tous les membres est également fondamentale pour le succès de la réunion.

Pour assurer une réunion efficace, tous les participants doivent :

• Assumer toute préparation nécessaire avant la réunion.
• Arriver à l’heure.
• Maintenir un esprit ouvert.
• Écouter les opinions des autres.
• Participez.
• Évitez de dominer les débats.
• Évitez les situations conflictuelles.
• Évitez les conversations secondaires qui distraient les autres.
• Posez des questions pour clarifier la compréhension.
• Notez toute action convenue. (Voir : Prise de notes)
• Après la réunion, entreprenez toute action convenue et informez les autres, le cas échéant.

Voir aussi : Le rôle du secrétaire et Comment rédiger un procès-verbal.

Pourquoi les réunions peuvent être inefficaces

Il existe de nombreuses raisons pour lesquelles les réunions ne sont pas efficaces, dont certaines sont les suivantes :

• La réunion est inutile et tourne autour de la discussion de questions futiles, ce qui fait perdre un temps précieux aux membres.
• La réunion manque de clarté quant à son objectif, c’est-à-dire que, les buts et les objectifs ne sont pas clairement définis.
• Un style de direction inapproprié, c’est-à-dire que le président domine et ferme ou ne tient pas compte des autres contributions. Voir notre page : Styles de leadership.
• Le président exerce peu de contrôle et permet à un ou deux membres de dominer les débats.
• La réunion est trop importante, ce qui limite le flux des discussions et empêche tous les membres de pouvoir contribuer.
• Des décisions émergent qui ne sont pas vraiment représentatives.
• Les problèmes sont abordés plutôt que d’être discutés.
• Les décisions sont retardées ou ne sont pas suivies d’effet.
• Aucune décision claire et nette n’est prise.
• Les procès-verbaux sont inexacts ou perçus comme étant manipulés par le président ou le secrétaire à ses propres fins.
• Les mauvaises personnes sont présentes, empêchant ainsi le déroulement efficace de la réunion, par ex, les personnes présentes doivent se référer à une autre personne et sont donc incapables de commenter efficacement.

Résumé

Il existe de nombreux types de réunions et de nombreuses raisons pour lesquelles les réunions peuvent être inefficaces.

Pour que les réunions soient efficaces, la participation de toutes les personnes présentes est requise. Les compétences clés que sont la communication interpersonnelle et l’écoute sont importantes.

Pour assurer le succès d’une réunion, une bonne préparation est essentielle et le rôle du président est primordial. Si ces conditions sont réunies, alors tous les participants devraient quitter la réunion avec un sentiment d’accomplissement et non comme si leur temps avait été gaspillé.

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