Au cours du cycle de vie de votre projet, vous aurez de nombreuses réunions avec toutes vos parties prenantes qui discuteront des statuts, des progrès et des problèmes. Mais la réunion de lancement est importante en soi car elle donne le ton et la vision de l’avenir du projet et détermine la relation qui se déroule dans les mois à venir.
La réunion de lancement vous aide à établir les attentes et à recueillir les exigences avant de lancer un projet. Il n’y a pas de problèmes budgétaires et de commandes de changement, enfin, du moins pour l’instant. Une réunion de lancement bien menée permet à chacun de rester informé, motivé et concentré. Faites-la bien et vous préparez déjà votre équipe au succès.
Qu’est-ce qu’une réunion de lancement de projet ?
La réunion de lancement de projet est la première réunion entre les parties prenantes – le chef de projet, le client et l’équipe. La réunion de lancement oriente l’équipe sur les objectifs du projet et les exigences des clients. Le chef de projet accueille généralement la réunion.
En gestion de projet, elle a lieu dès que les contrats ont été signés et qu’il y a un accord sur l’énoncé des travaux, le budget et les délais. Pour un petit projet, elle a lieu juste après le lancement du projet. Dans les projets qui s’étendent sur plusieurs phases, elle peut avoir lieu au début d’une nouvelle phase.
Quel est l’objectif de la réunion de lancement ?
Cette bande dessinée de Dilbert résume de manière hilarante pourquoi chaque projet doit commencer par une réunion de lancement.
Il arrive parfois que les projets ne suivent pas une séquence organisée de planification et d’exécution. Des équipes mal préparées sautent dans la phase d’exécution sans un plan de projet approprié et, par conséquent, les parties prenantes ont des niveaux variés de compréhension de l’objectif et de la vision du projet. C’est exactement ce que la réunion de lancement vise à empêcher.
L’objectif d’une réunion de lancement est d’informer officiellement toutes les parties prenantes du projet que celui-ci a commencé. Elle sert à présenter l’équipe et l’aide à comprendre les exigences du projet, le contexte et ce que sont les responsabilités individuelles.
La réunion fixe également des attentes réalistes et les étapes du projet tout en reconnaissant les surprises potentielles que l’équipe pourrait rencontrer. Elle donne à chaque partie prenante ce à quoi ressemble le succès et ce qui doit être fait pour y parvenir. C’est l’occasion de mettre tout le monde sur la même longueur d’onde et d’établir des règles de base pour collaborer efficacement.
Quand planifier la réunion de lancement ?
Une excellente réunion de lancement ne se produit pas toute seule ; elle nécessite une planification délibérée et résulte d’une préparation détaillée. Posez-vous ces questions avant de cliquer sur l’envoi de l’invitation à la réunion de lancement :
- Quel est le bon moment pour organiser la réunion ?
- Combien de temps doit durer la réunion ?
- Qui doit y assister ?
- Qu’est-ce qui doit être discuté ?
- Où doit-elle se tenir ?
- Quels documents devez-vous imprimer ?
- Apporterez-vous du café ou des beignets, ou les deux ?
Que doit contenir l’ordre du jour d’une réunion de lancement ?
L’ordre du jour d’une réunion de lancement peut être utilisé efficacement pour installer la confiance du client dans la capacité de l’équipe à mener à bien le projet. Vous pouvez faire en sorte que l’équipe se familiarise entre elle et avec le client. Vous pouvez discuter des objectifs, des contraintes, des livrables et des méthodologies de gestion de projet.
Voici une liste de contrôle complète des éléments à couvrir dans l’ordre du jour d’une réunion de lancement :
Introductions
Typiquement, dans les grandes entreprises, les projets s’étendent sur plusieurs unités commerciales et départements. Il y a des chances que votre équipe de projet soit composée de membres qui n’ont jamais travaillé ensemble auparavant.
Prévoir une séance de brise-glace pour faire retomber la tension dans la salle. Une atmosphère détendue permet d’établir rapidement des rapports entre les membres de l’équipe. C’est le moment idéal pour eux d’apprendre à se connaître sur un plan personnel, d’instaurer la confiance et de promouvoir la compréhension mutuelle.
Contexte du projet
Cette courte leçon d’histoire couvre toutes les idées qui ont infusé lors des réunions passées avec le client afin que toutes les personnes impliquées puissent se mettre à niveau. Expliquez comment vous avez commencé à travailler sur ce projet et l’analyse de rentabilité qui a conduit à ce développement. Abordez les points de douleur et les besoins qui ont donné naissance à ce projet.
Objectif du projet
Pour donner plus de clarté au projet, dites à votre équipe pourquoi vous faites ce projet en premier lieu. Partagez les moteurs d’affaires pour initier le projet du point de vue du client. Lancez une discussion sur la façon dont ce projet fera une différence dans la vie des gens et comment il répondra à leurs besoins. En aidant tout le monde à comprendre l’objectif derrière le projet, vous vous assurez que l’équipe croit qu’elle fait quelque chose de valable.
Scope
Le contexte étant établi, il est temps d’étoffer les détails du projet. Expliquez l’énoncé des travaux et les produits livrables du projet afin que chacun comprenne ses rôles et responsabilités en ce qui concerne le résultat du projet.
Parlez de la portée du projet dès le début afin que les membres de l’équipe puissent apporter des préoccupations éventuelles concernant les budgets et les délais s’il y en a. Le champ d’application doit contenir les caractéristiques et les fonctionnalités clés.
C’est également le bon moment pour réévaluer si les objectifs sont réalistes et réalisables dans le cadre des contraintes du projet.
Apprenez à établir des échéances dans la gestion de projet.
Plans, méthodologies et outils
Une fois que tout le monde est sur la même longueur d’onde concernant le champ d’application, discutez des approches que l’équipe adopterait au cours des projets. Cela couvre la méthodologie de gestion de projet que l’équipe suivra, le logiciel de gestion de projet que vous utiliserez comme outil de communication pour coordonner le travail à la fois des équipes internes et des fournisseurs externes, et la façon dont vous traiterez les demandes de changement.
Rôles
Maintenant que vous avez établi ce que l’on attend de l’équipe, elle aura une idée juste de sa place dans le projet. Vous pouvez faire correspondre les rôles et responsabilités individuels à la fois à l’énoncé des travaux et au document sur la portée.
Il sera utile de développer une matrice RACI (responsable, redevable, consulté, informé) ou DACI (conducteur, approbateur, contributeur, informé) pour attribuer les rôles aux membres de l’équipe. L’utilisation d’un tel format aidera le client à comprendre la répartition des tâches.
Questions
Même si vous avez été très détaillé, il y aura toujours des questions. Permettez aux membres de l’équipe d’exprimer leurs préoccupations et autres questions spécifiques. Ainsi, laissez un peu de temps pour une séance de Q&A à la fin afin que les membres de l’équipe et les clients aient une compréhension claire de ce que le projet implique et de ce que l’on attend d’eux.
Quoi de neuf ?
Concluez la réunion avec ce qui va suivre. Il peut s’agir de partager les informations de contact pertinentes, l’accès au logiciel qu’ils utiliseront, ainsi que les documents et ressources utiles. Chaque partie prenante doit repartir en sachant clairement ce dont elle a besoin pour commencer.
Comment mener une réunion de lancement efficace ?
S’il vous plaît, oh s’il vous plaît, pas comme ça !
Une réunion de lancement efficace établit la confiance et la transparence entre les participants. Elle aligne tout le monde sur la vision du projet et ajoute de la perspective pour les membres de l’équipe et les clients.
Voici quelques bonnes pratiques sur la façon de lancer une réunion :
Avant la réunion
a. La réunion de lancement préalable
Ayez une réunion interne où vous parlez du contexte du client, de ses parties prenantes, de ses problèmes et de la solution proposée afin que l’équipe puisse venir préparée pour le lancement réel.
b. Préparez tout
Une bonne réunion de lancement est le résultat d’une grande préparation. Renseignez-vous autant que possible sur le contexte du client et ses projets précédents. Faites également des copies des documents pertinents et des polycopiés qui seront utiles pendant la réunion. C’est aussi une bonne pratique de s’assurer que les équipements comme les projecteurs fonctionnent correctement pour éviter la maladresse qui en résulte devant les clients.
c. Envoyez un ordre du jour clair
Partagez l’ordre du jour complet – la liste des points à aborder lors de la réunion – avec tous les participants.
Pendant la réunion
a. Ne vous plongez pas trop dans les détails
Le but de la réunion de lancement est de permettre à toutes les parties prenantes de se familiariser avec le projet et non de parler de détails précis comme les tâches et les sous-tâches. Il y a d’autres réunions pour cela.
b. Soyez bref
Personne n’aime s’asseoir à une réunion qui s’éternise sans aucun signe de conclusion. La réunion de lancement doit avoir une limite de temps serrée et un ordre du jour ciblé afin que chacun ait le sentiment que son temps est valorisé.
c. Ne diffusez pas d’informations
S’il s’agit d’une conversation à sens unique, vous auriez tout aussi bien pu partager un document ou une présentation. Cette réunion est une intersection d’idées et d’opinions. Faites-en donc une rue à double sens.
d. Demandez des contributions aux participants
Les participants sont des parties prenantes clés et ils auront des hypothèses et des points de vue sur les contraintes et les dépendances. Offrir une plateforme ouverte pour exprimer les idées, les opinions et les préoccupations est la clé d’une réunion efficace.
e. Prenez des notes
Désignez un preneur de notes dédié à la réunion ou enregistrez la réunion si possible et si vous en avez la permission. Cela sera particulièrement utile lorsqu’un nouveau membre rejoindra l’équipe.
Après la réunion
a. Envoyez le compte rendu de la réunion
Partagez les notes de la réunion ou un résumé à tous les participants ainsi qu’à ceux qui n’ont pas pu y assister afin qu’ils puissent s’y référer à tout moment.
b. Envoyez un courriel
Il arrive assez souvent que certaines personnes ne se sentent pas à l’aise pour soulever des questions dans un groupe voyant. Envoyez un courriel disant qu’ils pourraient vous contacter pour plus d’informations ou s’ils ont des questions.
Bien commencé est à moitié fait
La réunion de lancement est la première étape vers la réussite du projet. Elle vous aide à exécuter et à terminer le projet avec un minimum d’obstruction. C’est un moment où vous pouvez démontrer vos capacités et renforcer la confiance des parties prenantes.
Une réunion efficace fera en sorte que chaque participant reparte avec une compréhension claire de la situation actuelle et une connaissance complète de tout ce qui va arriver. Faites-le bien et vous serez sur le terrain en un rien de temps.
La réunion est un moment privilégié.
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