Comment mettre en place et gérer une petite caisse

Vous devez vous arrêter pour acheter des beignets pour la réunion du personnel de ce matin ? Peut-être avez-vous un client inattendu qui passe et vous voulez envoyer chercher des bouteilles d’eau ou des boissons gazeuses. Les petites entreprises gèrent les petites dépenses de ce type en utilisant une petite caisse. La petite caisse est utile aux entreprises, qu’il s’agisse d’une entreprise individuelle, comme un conseiller financier, ou d’une petite entreprise comptant plusieurs divisions.

Qu’est-ce que la petite caisse ?

La petite caisse est un petit montant d’argent gardé en main pour couvrir les petites dépenses, souvent inattendues, qui surgissent au cours d’une journée de travail. Vous pourriez utiliser l’argent de la petite caisse pour payer des dépenses mineures comme les frais d’affranchissement, les tarifs Uber, ou rembourser 10 $ à quelqu’un qui a apporté une boîte de beignets.

Un bon ou un reçu de petite caisse est généralement rempli avec des informations sur chaque transaction afin qu’il puisse être saisi dans le système comptable de l’entreprise et inclus dans les informations des états financiers de l’entreprise. La petite caisse est généralement gérée selon un système de  » régie d’avance  » où un employé est chargé de maintenir et de suivre la petite caisse.

Pourquoi la petite caisse est-elle importante ?

Même si l’économie de l’argent liquide se réduit, il est encore souvent nécessaire de rembourser les employés ou de payer rapidement un chauffeur de livraison. La petite caisse sert à ces fins. Une petite caisse permet de conserver une petite quantité d’argent liquide dans un endroit pratique pour les dépenses diverses.

Une petite caisse donne à une petite entreprise la flexibilité de rembourser ou de payer rapidement de petites dépenses sans avoir à faire un chèque d’entreprise ou à utiliser une carte de crédit d’entreprise. Un employé peut courir au bureau de poste, sans savoir le montant exact de l’affranchissement nécessaire sur un article pour le courrier, et prendre la petite caisse avec lui pour payer la dépense.

Quand est-il le plus approprié d’utiliser la petite caisse ?

Typiquement, les entreprises conservent entre 30 et 300 $ dans leur petite caisse. L’utilisation de la petite caisse n’est appropriée que pour les petites dépenses erratiques qui surgissent de façon inattendue. Même dans ce cas, une petite caisse n’est appropriée que si quelqu’un la surveille et suit l’utilisation de l’argent.

Il est également approprié pour les entreprises de garder leur petite caisse soit dans un seul bureau, soit dans le bureau principal de chaque division de l’entreprise. L’important est de surveiller votre petite caisse et d’en garder la trace sur un grand livre. Par conséquent, il n’est approprié de garder la petite caisse en main que lorsqu’un employé de confiance peut la surveiller.

Un système de surveillance et de suivi, avec des reçus, devrait être utilisé pour la petite caisse.

Petite caisse vs argent en main

Le terme « petite caisse » fait référence au petit fonds en espèces qu’une entreprise garde en main pour couvrir les petites dépenses d’urgence et imprévues. Le terme « encaisse » fait référence à tous les actifs liquides dont dispose une entreprise. Il comprend la petite caisse, mais pas seulement. L’argent en caisse fait référence à tout l’argent que vous avez dans votre coffre-fort et sur vos comptes bancaires, y compris les billets et pièces de monnaie réels que vous avez dans votre petite caisse.

L’argent en caisse peut également inclure l’argent non déposé que vous avez si vous avez une caisse enregistreuse, comme dans le commerce de détail. Vous devez garder suffisamment d’argent en main pour rendre la monnaie aux clients et accepter les paiements en espèces pour les clients qui n’utilisent pas de cartes de crédit ou de débit.

Créer votre petite caisse

Créer une petite caisse en suivant ces six étapes :

1. Ajouter un compte de petite caisse à votre plan comptable : Démarrez une petite caisse en faisant un chèque tiré sur votre entreprise à l’ordre de « Petite caisse ». Encaissez le chèque.
2. Décidez d’un emplacement pour votre petite caisse : L’emplacement doit être dans un endroit pratique pour l’employeur et les employés. Un endroit logique pour une petite caisse est la zone de réception puisque les employés peuvent partir pour faire des courses en passant par là.
3. Décidez d’un employé de confiance pour surveiller, suivre et enregistrer les dépenses de la petite caisse : L’employé doit être une personne ayant un accès raisonnable à l’emplacement de la petite caisse. Moins il y a de personnes qui y ont accès, mieux c’est. Vous devriez donner à deux personnes l’accès à la petite caisse. Si vous avez plusieurs petites caisses dans plusieurs divisions, donnez l’accès à deux personnes dans chaque division. Une personne devrait avoir la responsabilité de réapprovisionner la petite caisse. La deuxième personne devrait avoir la responsabilité d’enregistrer les transactions de petite caisse dans votre système de comptabilité.
4. Définir un montant pour le fonds de petite caisse : Le fonds de caisse est le montant initial de la petite caisse que vous avez dans votre fonds de caisse.
5. Placer la petite caisse dans un récipient désigné : Il peut y avoir un tiroir de petite caisse désigné, qui peut être verrouillé, une boîte de petite caisse verrouillée ou un coffre-fort. Le tiroir, la boîte ou le coffre dans lequel vous placez votre petite caisse doit avoir un emplacement désigné dans votre bureau d’où il ne doit pas être déplacé.
6. Inclure une page de grand livre et une enveloppe pour les reçus avec la petite caisse : Le ou les dépositaires de la petite caisse devraient enregistrer chaque transaction de petite caisse et inclure un reçu. Les reçus servent de documents sources pour les transactions.
7. Réapprovisionner la petite caisse au montant approuvé au besoin : Assurez-vous et faites vos transactions de journal à partir des documents sources en premier.

Conseils pour la gestion de la petite caisse

• Réapprovisionner la petite caisse : Prenez cette mesure lorsque vous ne pouvez pas passer la journée avec la petite caisse que vous avez en main. Certaines entreprises ne conservent que 30 $ dans la caisse, tandis que d’autres en conservent jusqu’à 300 $ ou plus. Choisissez le montant en fonction des dépenses que vous devez couvrir chaque mois avec la petite caisse.
• Définissez une limite en dollars pour les achats qui peuvent être effectués avec la petite caisse : Ce montant peut être aussi faible que 25 $ ou 50 $.
• Instaurer une politique de petite caisse : Tous les détails concernant votre petite caisse doivent être énoncés dans une politique de petite caisse écrite.
• La petite caisse doit figurer dans vos livres : Ne laissez pas la petite caisse hors de vos livres. Si vous ajoutez la petite caisse à votre plan comptable, elle figurera dans vos livres.
• Spécifiez ce que vous pouvez acheter avec la petite caisse : Dans votre politique de petite caisse, décrivez ce qui peut être acheté avec la petite caisse et ce qui ne doit pas l’être, avec des exceptions.

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