L’une des tâches les plus importantes auxquelles le nouveau propriétaire d’entreprise doit s’attaquer est de créer un budget pour la nouvelle entreprise, afin que vous puissiez voir les revenus et les dépenses attendus et les besoins de trésorerie.
Comme vous n’avez pas d’informations antérieures sur lesquelles vous appuyer, vous devez créer le budget en utilisant votre meilleure estimation sur les revenus et les dépenses (autrement connu comme un état des résultats). Ce mode d’emploi se concentrera sur les entreprises ayant un inventaire de produits, mais il abordera également une entreprise de services sans produits.
Avant de commencer, demandez-vous pourquoi vous devez consacrer du temps à la création d’un budget. Même si vous n’avez pas besoin de financement bancaire, la création d’un budget reste un exercice précieux pour toute entreprise nouvelle et continue.
Un budget est un élément clé de votre plan d’affaires de démarrage.
Certaines choses auxquelles vous devez penser avant de commencer :
- De quoi avez-vous besoin pour ouvrir les portes de votre entreprise le premier jour ?
- Quels seront vos coûts fixes et variables sur une base continue ?
- Qu’est-ce que vous pouvez contribuer à maintenir les coûts bas (meubles, par exemple)?
- Qu’est-ce que vous pouvez obtenir comme dons d’amis et de parents?
- Qu’est-ce que vous pouvez faire sans (photos, décorations)?
Réduisez vos « must-haves » au minimum. Moins vous en aurez besoin pour le démarrage de votre entreprise, plus vite vous pourrez commencer à faire des bénéfices.
Étape 1 – Planifiez le » jour un » de votre démarrage d’entreprise
Commencez par déterminer ce que vous ferez le » jour un » de votre entreprise, afin d’ouvrir les portes (ou de faire vivre votre site Web) et de commencer à accepter des clients.
Un budget de démarrage « jour un » peut être décomposé en quatre catégories (selon votre situation, certaines des catégories peuvent ne pas s’appliquer à votre entreprise.) Ces catégories sont :
Les coûts des installations pour l’emplacement de votre entreprise, y compris tous les coûts de mise en place d’un emplacement loué pour votre magasin, bureau, entrepôt, ou pour l’achat d’un bâtiment. Ces coûts peuvent être appelés améliorations locatives ou améliorations locatives. Par exemple, vous pouvez avoir besoin de murs ou d’une salle de bain ou d’une zone sécurisée spéciale dans votre bureau ou votre bâtiment.
Si vous travaillez à domicile, vous n’aurez probablement pas de coûts d’emplacement, mais vous pouvez avoir des coûts pour aménager une pièce de votre maison pour un bureau ou une petite zone de production dans votre garage.
Les coûts d’installation comprennent également les dépôts de garantie des baux et la signalisation.
Les actifs fixes (parfois appelés dépenses d’investissement), pour le mobilier, l’équipement et les véhicules nécessaires à l’installation de votre emplacement et au démarrage de votre entreprise. Les immobilisations comprennent également les ordinateurs et les machines, les meubles et tout ce qui est nécessaire pour votre bureau, votre magasin ou votre entrepôt pour mettre en place votre entreprise.
Matériel et fournitures, comme les fournitures de bureau, le matériel de publicité et de promotion. Vous aurez besoin d’un approvisionnement initial de ceux-ci pour démarrer.
Autres coûts, comme les frais initiaux d’un comptable pour vous aider à mettre en place votre système comptable, les licences et permis locaux, les dépôts d’assurance et les frais juridiques pour enregistrer votre entreprise auprès des entités gouvernementales (comme votre État) et préparer les documents d’exploitation.
Dans votre liste de ces coûts de démarrage, incluez les éléments que vous apportez à l’entreprise, comme un ordinateur et du mobilier de bureau. Notez le coût de ces éléments dans votre liste afin de pouvoir les faire créditer en tant que garantie pour un prêt commercial.
Etape 2 – Estimer les dépenses mensuelles fixes et variables
Les dépenses fixes sont des coûts qui ne changent pas et ne dépendent pas du nombre de clients que vous avez. Rassemblez des informations sur vos dépenses fixes chaque mois. Voici une liste des dépenses fixes mensuelles les plus courantes :
- Loyer
- Services publics
- Téléphones (téléphones professionnels et téléphones portables)
- Frais mensuels de traitement des cartes de crédit (les frais de transaction sont variables)
- Frais de service du site Web
- Paiements de location d’équipement
- Fournitures de bureau
- Cotisations et abonnements à des publications professionnelles
- Publicité, publicité et engagements de promotion, comme les médias sociaux ou les annonces continues en ligne
- Assurance commerciale
- Frais professionnels (juridiques et comptables)
- Salaire/avantages des employés. (Cette catégorie est semi-fixe, car vous pouvez parfois réduire les coûts de vos employés.)
- Diverses dépenses
- Paiement du prêt commercial
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Puis ajoutez les dépenses variables. Ce sont des dépenses qui vont changer en fonction du nombre de clients avec lesquels vous travaillez chaque mois. Elles peuvent inclure :
- Les frais de port, d’envoi, d’emballage et d’expédition
- Les commissions sur les ventes
- Les coûts de production
- Les matières premières
- Le prix de gros des marchandises à revendre
- Les frais d’emballage et d’expédition.
Si vous avez une entreprise de services, vous n’aurez peut-être pas besoin de beaucoup de dépenses variables.
Étape 3 – Estimer les ventes mensuelles
C’est probablement la partie la plus difficile d’un budget parce que vous ne savez pas quelles seront les ventes d’une nouvelle entreprise. Vous pourriez vouloir faire trois projections de ventes différentes :
- Scénario le plus optimiste, dans lequel vous montrez votre estimation la plus optimiste pour les ventes de la première année.
- Scénario le plus défavorable, dans lequel vous montrez votre scénario le moins optimiste, avec très peu de ventes pendant les six premiers mois à un an.
- Scénario probable, quelque part entre les deux. Le scénario probable serait celui à montrer à votre prêteur.
Pour être réaliste dans votre budgétisation, vous devez supposer que toutes les ventes ne seront pas perçues. Selon le type d’entreprise que vous avez et la façon dont les clients paient, vous pourriez avoir un pourcentage de recouvrement plus ou moins élevé.
Incluez un pourcentage de recouvrement avec votre estimation des ventes pour chaque mois. Par exemple, si vous estimez que les ventes du premier mois sont de 50 000 $ et que votre pourcentage de recouvrement est de 85 %, indiquez que votre trésorerie pour le mois est de 42 500 $.
Calculez les coûts variables des ventes pour chaque mois en fonction des ventes du mois. Par exemple, si vos ventes estimées pour un mois sont de 2 500 unités et que vos coûts variables sont de 5,50 $ par unité, les coûts variables totaux pour le mois seraient de 13 750 $.
Ajoutez les coûts variables mensuels aux coûts fixes pour obtenir les coûts mensuels totaux (dépenses).
Si vous vendez des produits, vous pourriez vouloir calculer votre seuil de rentabilité pour l’inclure dans votre budget. Le seuil de rentabilité indique à quel moment vous commencerez à faire un bénéfice sur chaque vente.
Étape 4 – Créer un état des flux de trésorerie
Les flux de trésorerie sont littéralement le montant d’argent qui entre et sort de votre entreprise chaque mois.
La gestion de vos flux de trésorerie est un outil clé pour maintenir votre nouvelle entreprise à flot. Et le flux de trésorerie est plus important que les bénéfices. Vous pouvez faire des bénéfices sur le papier, mais si vous n’avez pas d’argent en banque, votre entreprise ne pourra pas payer ses factures.
Débutez votre état des flux de trésorerie en combinant les coûts totaux avec les collectes totales d’argent de toutes les ventes pour chaque mois. N’oubliez pas que les ventes et les encaissements peuvent être différents, à moins que vous n’ayez une activité au comptant ou à crédit. Pour l’état des flux de trésorerie, vous devrez utiliser les collections.
Les totaux mensuels des flux de trésorerie devraient ressembler à quelque chose comme ceci :
- Ventes mensuelles 50 000 $
- Collectées 42 500 $
- Coûts fixes totaux 26 900 $
- Coûts variables totaux 13 750 $
- Solde de trésorerie total 2 150 $
Les 2 150 $ représentent votre solde de trésorerie total pour le mois, pas votre bénéfice.
En modifiant vos chiffres de vente à l’aide des trois scénarios ci-dessus, vous pouvez voir le résultat dans votre solde de trésorerie à la fin de chaque mois. Ce solde de trésorerie peut vous donner des informations sur vos besoins de trésorerie et sur le montant que vous pourriez avoir besoin d’emprunter pour votre fonds de roulement.
Conseils pour créer votre budget de démarrage d’entreprise
- Utiliser votre programme de logiciel de comptabilité pour créer votre budget, de sorte que vous pouvez utiliser les comptes existants et apporter des modifications plus facilement. Si vous n’avez pas de logiciel de comptabilité, vous pouvez utiliser un tableur.
- La plupart des prêteurs exigent trois ans d’états des flux de trésorerie sur une base mensuelle, et trois ans d’états des résultats trimestriels et annuels (P&Ls).
- Les impôts sur le revenu sont une dépense variable, et vous ne savez pas quels impôts vous devrez payer avant de calculer votre revenu net. N’incluez pas les impôts dans les dépenses fixes ou les dépenses variables, mais faites-en une catégorie distincte.
Ce dont vous avez besoin pour créer votre budget
- Un logiciel de comptabilité ou un tableur.
- Des informations sur les coûts associés aux ventes de produits.
La chose la plus importante à savoir pour créer un budget de démarrage d’entreprise
Estimez les ventes FAIBLEMENT et les dépenses HAUTEMENT. Tout coûte toujours plus cher et prend plus de temps que vous ne le pensez, et il faudra plus de temps pour lancer les ventes que vous ne le pensez.
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