Carolyns Nonprofit Blog

J’ai commencé ma carrière dans le secteur non lucratif au milieu des années 1980 dans un petit musée d’art à Austin, au Texas. Travaillant d’abord comme bénévole, j’ai fini par occuper un emploi à mi-temps, puis à temps plein.

L’organisation a eu la gentillesse de financer ma participation à un atelier de rédaction de demandes de subventions organisé par le Grantsmanship Training Center à Los Angeles, en Californie, ce dont je serai toujours reconnaissant. Pendant ce cours intensif d’une semaine, j’ai acquis une compréhension approfondie de la manière d’organiser mes pensées et de composer un document écrit complet destiné à obtenir un financement d’un donateur potentiel. À l’époque, je venais d’obtenir une maîtrise sur l’art américain du XIXe siècle, et j’étais donc douée pour la recherche universitaire et la rédaction. Mais, le Grantsmanship Training Center m’a aidé à affiner mes compétences rédactionnelles pour en faire un produit plus commercialisable.

Depuis lors, j’ai rédigé des centaines de propositions de subventions pour des particuliers, des fondations, des agences gouvernementales et des entreprises. Grâce à ces expériences, j’ai appris que si une formation formelle permet de comprendre les préceptes de base de la rédaction de subventions, la « vraie vie » informe le contexte. Et la « vraie vie » peut remettre en question certaines de ces hypothèses de base.

La flexibilité et l’attention aux détails – en particulier ceux qui sont pertinents pour les donateurs particuliers, fondations ou entreprises que vous approchez – sont essentielles. Il est également important d’accepter une certaine mesure de responsabilité personnelle pour le contenu des documents de subvention que vous composez.

J’ai publié un diaporama sur ma page SlideShare, Writing Winning Grant Proposals. Il a été créé pour un atelier organisé par la commission historique du Texas. L’idée de ce programme éducatif d’une journée était de fournir une formation formelle aux collecteurs de fonds travaillant dans les sites historiques du Texas. Mon rôle était de souligner la réalité de l’octroi de subventions et la nécessité de rester flexible lorsque les circonstances l’exigent. Je suis heureux que la présentation de diapositives ait eu des milliers de vues en ligne, et qu’elle ait été intégrée dans d’autres sites Web.

De brefs points à retenir de la présentation – y compris quelques réflexions supplémentaires – suivent.

• Les rédacteurs de subventions ne devraient pas tenter de rédiger des subventions s’ils ne comprennent pas eux-mêmes pleinement le sujet de la proposition. Si vous ne le comprenez pas, vous ne pouvez pas bien écrire sur le sujet. Posez des questions afin de bien comprendre la raison qui sous-tend le besoin de financement de la subvention.

• Les rédacteurs de subventions doivent comprendre le budget proposé et la façon dont les fonds seront dépensés si une subvention est accordée. Des questions peuvent être posées plus tard, et la responsabilité de ce que vous avez écrit est essentielle. Le comptable et/ou le comptable de votre organisation devrait devenir un allié proche. Les chiffres racontent une histoire par eux-mêmes.
• Si vous n’êtes pas en mesure d’obtenir une réunion à l’avance avec le bailleur de fonds potentiel (ou un appel téléphonique avec le prospect ou son conseiller professionnel) – ce qui est souvent le cas aujourd’hui en raison du nombre accru d’organisations à but non lucratif et de subventions soumises – vous pouvez aller de l’avant et soumettre une demande. Mais je ne le ferais que si les directives du donateur potentiel correspondent bien. Il se peut que vous attisiez l’intérêt du donateur, et si le financement n’est pas possible l’année en cours, peut-être que vous jetterez les bases d’un financement futur.
• La personne qui rédige la proposition doit évaluer si le projet correspond bien à la mission de l’organisation, et si cela ne semble pas être le cas, demandez des précisions à la direction de l’organisation. En d’autres termes, ne rédigez pas une proposition pour un membre du personnel qui n’a pas été approuvée par la direction de votre OSBL. Ne perdez pas de temps (et potentiellement, ayez des ennuis plus tard).
• Les rédacteurs de subventions doivent avoir la certitude que la proposition sur laquelle ils prodiguent tant d’attention n’est pas un  » coup de feu dans le noir « , mais qu’elle répond aux intérêts du ou des financeurs potentiels. Un travail de fond approprié doit avoir été effectué par le biais de recherches préalables, de correspondance écrite et/ou téléphonique et, mieux encore, d’une rencontre en personne avec le donateur potentiel ou son représentant désigné.
• Lors de la rédaction, mettez-vous à la place d’un profane et expliquez clairement votre programme. N’utilisez pas beaucoup d’abréviations ou d’acronymes. C’est particulièrement important si vous travaillez avec des universitaires et des cadres du gouvernement. J’ai constaté qu’ils aiment souvent abréger les noms de programmes et autres, mais que ces abréviations sont incompréhensibles pour votre ou vos donateurs potentiels. Étonnamment, après toutes ces années de travail avec des organismes sans but lucratif, je constate qu’ils s’accrochent encore à des abréviations que seuls les initiés peuvent comprendre. Mais cela frustre et exaspère les personnes extérieures.
• Suivez les directives fournies par le donateur potentiel ; ne créez pas une proposition sans identifier comment ils souhaitent recevoir des informations (et quel type d’informations fournir, et dans quel ordre). Par exemple, une formation formelle à la rédaction de demandes de subvention ne m’a pas préparé à la demande d’une entreprise donatrice de faire tenir toute la documentation du projet sur une seule page dactylographiée à simple interligne (sans pièces jointes), pour une demande d’un million de dollars, pas moins (que notre organisation a finalement reçue). Mais il existe certainement des cas où le financeur potentiel n’a pas de formulaire. Si vous avez suivi un cours de rédaction de demandes de subventions comme celui que j’ai mentionné plus haut, alors vous serez bien préparé à répondre de manière organisée.
• Ne perdez pas de vue que le trafic sur  » l’autoroute de la collecte de fonds  » est intense et augmente en volume. Si vous recevez un  » non « , pensez à des moyens de transformer cette réponse en un  » oui  » la prochaine fois que vous ferez une demande. L’augmentation des demandes de soutien aux organisations à but non lucratif signifie également que vous devez aller droit au but dans votre lettre de motivation. N’enterrez pas votre demande urgente de soutien dans le texte, car votre proposition pourrait se retrouver dans une grande pile de documents similaires sur le bureau du donateur potentiel – essayez de « sortir du lot ». Suivez ce lien vers mon billet d’avertissement intitulé « Grant Writing and Storytelling ». Vous avez peut-être remarqué que les experts en marketing insistent sur le fait qu’il faut raconter une histoire pour attirer l’attention du lecteur. Cela est particulièrement vrai pour les communications sur les médias sociaux. Ne confondez pas ce type de communication avec la rédaction de subventions, comme le souligne l’article de mon blog.
• L’environnement économique continue de présenter des défis pour les organisations à but non lucratif qui cherchent un soutien financier, mais essayez de ne pas vous décourager. J’ai vu des donateurs se montrer à la hauteur d’un besoin vraiment digne d’intérêt qui correspond bien à leur mission et à leurs objectifs. J’ai également passé des heures à rédiger une longue proposition – et à fournir de nombreuses informations complémentaires – alors qu’au fond de moi, je pensais qu’il était impossible que le donateur finance le projet. Dans un cas, ils l’ont fait, avec bonheur, et pour un montant de 1,375 million de dollars. Ne perdez pas espoir, mais veillez aussi à répondre courtoisement et rapidement aux demandes d’informations supplémentaires.
• Le courrier électronique est un moyen décontracté de remercier les donateurs pour leurs subventions, mais il est préférable d’envoyer une lettre de remerciement formelle par courrier ordinaire (signée sur papier à en-tête). Si les donateurs souhaitent bénéficier d’une déduction fiscale, ce type de document est nécessaire pour justifier une contribution à une œuvre de bienfaisance, par exemple. Des lettres de remerciement manuscrites supplémentaires de la part des membres de votre conseil d’administration et de votre personnel sont également appréciées, mais n’en faites pas trop, car j’ai vu que cela se retourne contre vous et que les donateurs sont submergés lorsque trop de lettres de remerciement sont envoyées. Les médias sociaux peuvent être utilisés pour reconnaître le soutien des donateurs en général, surtout s’ils les utilisent activement. Faites attention aux donateurs qui souhaitent rester anonymes avant de publier leur nom sur des sites publics comme Facebook, Twitter et Pinterest. La vidéo peut également être un moyen amusant de remercier les donateurs. Consultez l’article de mon blog, « Thank You », pour une foule de ressources sur ce sujet.

Une mise en garde lorsqu’il s’agit d’approcher certains entrepreneurs « high tech » : J’en ai entendu certains dire sèchement qu’ils n’acceptaient les demandes, les rapports et la correspondance que par e-mail. Par conséquent, assurez-vous d’apprendre les préférences de votre donateur. Elles ne seront pas toutes les mêmes. Aujourd’hui, ceux d’entre nous qui sont chargés de rédiger des demandes de subvention se voient de plus en plus souvent demander de remplir et de soumettre des demandes en ligne dans des formats qui ne permettent malheureusement pas beaucoup d’explications. Un peu de préparation et de communication préalables peuvent aider à surmonter cet obstacle.

• Ne pas « prendre l’argent et s’enfuir ». L’intendance est une partie essentielle mais tragiquement négligée du processus d’octroi de subventions dans de nombreux cas. J’ai déjà travaillé pour une organisation qui a dû rendre 1 million de dollars parce que le directeur n’avait pas lu le contrat de subvention original, ni fourni les mises à jour annuelles écrites de routine demandées. Ce n’était pas des gens méchants, mais ils ne pensaient pas que ces choses étaient importantes. Lorsque je suis arrivé à bord, ma première tâche a été d’essayer de récupérer cette subvention, et même plus – une mission difficile.

• Tenez les contributeurs informés de vos progrès concernant le projet qu’ils ont financé ; si vous quittez l’organisation, assurez-vous que quelqu’un assure le suivi à votre place. Voici quelques bons conseils de GiftWorks dans « Panning for Gold Nuggets ». Ils notent judicieusement :

« Parce que vous ne savez jamais quand cette relation cultivée peut être interrompue, en raison d’un roulement de personnel ou lorsque M. le donateur part en Floride pour l’hiver, il est vital de réfléchir à la façon dont les connaissances de vos donateurs sont capturées et comment elles peuvent être transférées à d’autres personnes au sein de votre organisation. »

Une communication régulière lie les donateurs plus étroitement à votre organisation et peut conduire à un soutien financier supplémentaire. Je ne saurais trop le répéter.

J’ai le regret de vous dire que j’ai travaillé sur d’importantes campagnes de collecte de fonds et que certains des principaux donateurs ont continué à me demander ce qui se passait avec les organisations non lucratives qu’ils avaient financées, longtemps après la fin de mon travail de conseil. Malgré tous mes efforts pour exhorter le personnel des OSBL à continuer de communiquer avec leurs donateurs, certains d’entre eux refusent. Ne laissez pas cela être le cas de votre organisation.

Si vous cherchez d’autres options de formation à la rédaction de demandes de subvention, pensez à la Grant Professionals Association (GPA), au Foundation Center (qui fait maintenant partie de Candid) et à son système de collections de bibliothèques régionales, ou vérifiez auprès de votre université locale s’il existe des cours de formation continue.

Si vous vous intéressez à la recherche de donateurs potentiels, consultez mon article intitulé  » Une recherche de haute technologie qui vaut l’investissement.  » Il comprend des suggestions de bricolage ainsi que des options de recherche plus avancées. En lien avec ce sujet, vous trouverez mon diaporama sur SlideShare, « Prospecter : Reviewing Your Own Databases for Hidden Gems » (2020). En relativement peu de temps, il a recueilli pas mal de vues.

Barbara Floersch, du Grantsmanship Center, a écrit un nouveau livre, « You Have a Hammer : Building Grant Proposals for Social Change ». Suivez le lien pour lire ma critique sur Goodreads (2021).

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