20 Trucs de génie pour avoir un bureau parfaitement organisé

Si vous avez du mal à faire des choses au travail, regardez autour de vous. Votre espace de travail est-il en désordre ? En plus d’être visuellement déplaisant, avoir un bureau désorganisé peut vous empêcher de vous concentrer et de traiter les informations, selon une recherche publiée dans le Journal of Neuroscience. Le désordre est un facteur de compétition pour votre attention, et il est source de stress, d’anxiété et de culpabilité. En d’autres termes, il doit disparaître.

Mais lorsque vous avez les yeux rivés sur un désordre géant, s’en occuper peut sembler impossible. Heureusement, obtenir et garder votre bureau organisé n’est pas la tâche insurmontable qu’elle peut sembler être à première vue. Tant que vous êtes prêt à faire preuve de minutie et de constance, l’organisation de votre bureau est en fait assez simple – et surtout, elle en vaut la peine à long terme. Commencez par suivre ces 20 conseils simples pour organiser votre bureau et vous bénéficierez en un rien de temps d’un espace physique plus important, d’un esprit plus clair et d’une meilleure productivité. Et pour d’autres façons de ranger, maîtrisez les 40 façons géniales d’être plus organisé après 40 ans.

Il y a des choses que vous apportez au travail tous les jours et qui doivent aller quelque part. Cependant, plutôt que de jeter votre sac à main, votre portefeuille, votre téléphone ou vos clés sur votre bureau – qui ne feront que vous gêner toute la journée – désignez une zone spécifique pour ces objets nécessaires, mais qui favorisent souvent le désordre. Mieux encore, dans la mesure du possible, gardez votre téléphone hors de vue et vous réduirez le nombre de distractions que vous subissez à votre bureau. Et pour d’autres façons d’améliorer votre vie, consultez ces 30 astuces de génie qui rendront votre vie plus facile.

Vous pourriez avoir un bureau absolument impeccable, Mais si votre écran d’ordinateur est un labyrinthe cauchemardesque d’icônes et de fichiers non triés, il y a encore du travail à faire. Le désordre numérique est également considéré comme un encombrement, et il peut être étonnamment distrayant lorsque vous essayez de vous concentrer. Au moins une fois par semaine, nettoyez tous les fichiers égarés sur votre bureau et immergez les dossiers dans d’autres dossiers si vous souhaitez rationaliser votre écran d’accueil. Et pour d’autres façons de transformer votre ordinateur en une force organisationnelle, découvrez les meilleurs fonds d’écran d’ordinateur pour maximiser votre productivité.

Cela va probablement sans dire, mais si vous voulez organiser votre bureau, vous allez devoir faire une purge. Passez en revue chaque article de votre bureau et demandez-vous si vous en avez vraiment besoin. Gardez ce qui vous est utile et jetez ce qui ne l’est pas. Et soyez honnête : vous ne faites qu’aggraver votre cas en prétendant que ce menu à emporter d’un restaurant aujourd’hui fermé est « essentiel ». Faites-le bien du premier coup et vous aurez fait des progrès significatifs vers un bureau plus propice au calme.

À la fin de chaque journée, prenez le temps d’essuyer votre bureau avant de sortir. Faire cela vous fera ranger tout ce que vous avez laissé sur votre bureau, ce qui signifie que vous arriverez au travail chaque matin avec un bureau propre et un nouveau départ.

Vous pouvez penser que vous êtes des as du multitâche, mais la vérité est que le multitâche est presque impossible cognitivement. Au lieu d’essayer et d’échouer, concentrez votre attention sur une seule tâche à la fois. Pour réduire encore le désordre, faites en sorte que la seule chose sur laquelle vous travaillez soit la seule à occuper l’espace de votre bureau – tout le reste doit être rangé. Et si vous êtes un multitâche désespéré, vous devriez connaître ces 20 façons dont vous rendez votre vie bien plus difficile qu’elle ne doit l’être.

Vous voulez vous débarrasser de ces piles de papier qui encombrent votre bureau ? Passez au numérique. Tout ce dont vous n’avez pas absolument besoin d’une copie physique doit être numérisé. Enregistrez les fichiers au format PDF, et vous disposerez d’un répertoire beaucoup plus facile à consulter et plus pratique qu’un classeur. Vous devriez également numériser les papiers dont vous avez besoin de conserver des copies physiques, mais trouvez un espace de stockage pour eux ailleurs dans votre espace de travail si possible, car vous aurez probablement rarement besoin d’y accéder.

Plutôt que de garder des piles de projets éparpillées sur votre bureau, mettez en place un système d’organisation des papiers à deux plateaux. Un plateau est destiné aux nouveaux papiers qui n’ont pas encore été traités. L’autre plateau est destiné aux papiers qui ont été examinés et qui doivent être traités ou classés. Et pour d’autres façons de vous transformer en véritable bourreau de travail au bureau, consultez ces 15 façons de doubler votre productivité en deux fois moins de temps.

Une règle pour éviter la procrastination est que si quelque chose prend moins de deux minutes, faites-le tout de suite. De même, si quelque chose au travail prend moins de 15 minutes, faites-le. Faites le projet dès que possible, afin de le classer et de vous en débarrasser, tant mentalement que physiquement. Plus vite vous terminez une tâche, plus vite elle cessera de vous distraire, et plus vite elle cessera aussi de prendre un espace précieux sur votre bureau.

Prenez l’habitude d’utiliser religieusement votre calendrier numérique pour suivre vos projets et vos applications de mémo et de prise de notes comme Keep pour les listes de tâches et les rappels. Lorsque vous atteignez le point où tout entre automatiquement dans un programme, vous avez éliminé le besoin de Post-Its et vous vous rapprochez d’un environnement de travail serein.

Réellement, tout ne peut pas aller directement dans votre téléphone, alors gardez un bloc-notes à portée de main pour noter des choses, comme des numéros de téléphone et des rappels. Bien que l’ajout d’un autre élément sur votre bureau puisse sembler contre-intuitif, le fait d’avoir un bloc-notes à portée de main permet de garder toutes ces idées et ces informations importantes regroupées, plutôt qu’étalées sur votre bureau sur une collection de papier brouillon, d’enveloppes et de menus.

La meilleure façon de trier les choses est par importance. Lorsque vous essayez de déterminer où ranger quelque chose dans votre bureau, demandez-vous à quelle fréquence vous l’utilisez ou en avez besoin. Si ce n’est pas très souvent, placez cet élément à un endroit moins accessible que les éléments que vous utilisez tous les jours.

Mettez une poubelle à côté ou sous votre bureau. Cette poubelle est votre nouveau meilleur ami. Dès qu’un objet dont vous n’avez pas besoin passe sur votre bureau, jetez-le. Plus le désordre s’accumule, plus vous vous y habituez et plus vous risquez de le laisser traîner indéfiniment. Pour de meilleurs résultats, procurez-vous également une petite boîte de recyclage afin de pouvoir jeter instantanément les documents dont vous n’avez plus besoin. Faites bon usage de ces deux éléments pour réduire le désordre au minimum.

La désorganisation ne concerne pas seulement ce qui se trouve dans ou sur votre bureau : il s’agit aussi de ce qui se trouve sous et derrière votre espace de travail. S’il y a un enchevêtrement de fils à portée de vue, cela va constituer une distraction. Pour minimiser la distraction que peuvent représenter ces câbles, procurez-vous des attaches zip et rassemblez vos câbles en petits paquets soignés, puis rangez-les pour ne pas avoir à les regarder.

Vous n’avez probablement pas vraiment besoin d’avoir votre modem et votre routeur posés sur votre bureau, avec un air disgracieux et qui clignotent pour vous. Mettez-les sur le sol ou dans un tiroir pour créer un espace de travail plus agréable visuellement et moins distrayant.

Les stylos et les crayons ont une façon de s’accumuler sans réel effort de votre part. Mais vous n’êtes pas obligé de garder les stylos à bille desséchés qui sont apparus sur votre bureau au cours de l’année. Essayez de vous réduire à deux stylos et deux crayons – non seulement cela vous permettra de limiter le désordre, mais vous aurez aussi la conscience de ne pas les prêter à ce collègue qui ne rapporte jamais rien.

Dans un monde idéal, vous pourriez transformer l’un des tiroirs de votre bureau en station de charge pour votre téléphone, vos écouteurs, vos batteries de secours et tous les autres objets que nous finissons inévitablement par emporter avec nous. Mais si ce n’est pas possible, faites une station de charge derrière votre écran, où ces éléments seront (la plupart du temps) hors de vue – et, espérons-le, hors de l’esprit.

Vous passez probablement la majorité de votre journée sur l’ordinateur, mais vous devriez quand même avoir une zone de votre bureau réservée au travail non informatique. Vous pouvez y réviser des documents, lire et vous attaquer à votre liste de tâches, plutôt que de mélanger un tas de choses hétéroclites avec votre zone d’ordinateur et créer un chaos indu.

À la fin de chaque journée, faites un tour d’horizon de tous vos papiers. Passez en revue et déterminez ceux qui doivent être scannés, classés ou déchiquetés, puis faites-le avant de partir. C’est une de ces tâches qui sera une douleur gargantuesque la première fois, mais qui prendra moins de cinq minutes une fois que vous aurez pris l’habitude de maintenir un bureau organisé.

Si vous utilisez un caddy de bureau pour ranger vos fournitures de bureau, mauvaise nouvelle : même si vos affaires sont « rangées », elles continuent de créer un encombrement visuel. Si possible, faites une place dans un tiroir de votre bureau pour y ranger vos fournitures de bureau, surtout celles qui sont très rarement utilisées. Un plateau à ustensiles est un excellent moyen de garder les choses organisées et faciles à trouver.

Une fois par semaine, faites un tour complet de votre bureau pour éliminer les papiers ou les déchets que vous avez oubliés, pour réorganiser les fournitures de bureau qui ne sont plus à leur place dans leur plateau, les dossiers qui ont été égarés ou les fichiers qui ont réussi à se faufiler sur le bureau de votre ordinateur. Plus vous ferez cet entretien souvent au cours de la semaine, moins cela vous prendra de temps. Et une fois que vous aurez maîtrisé votre bureau, assurez-vous de maîtriser les 20 façons géniales de rendre le travail plus amusant.

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