10 Responsabilités fondamentales des membres du conseil d’administration

Toutes les organisations sont uniques en leur genre. Malgré cela, chaque conseil d’administration a certaines des mêmes responsabilités fondamentales de base. Les organisations peuvent fonctionner dans un but lucratif ou caritatif. Elles peuvent être fondées sur l’adhésion ou la non-adhésion. Les organisations peuvent être nouvelles ou anciennes. Elles peuvent avoir une base financière solide ou être une start-up en difficulté. Ce sont ces caractéristiques qui déterminent la manière dont le conseil d’administration s’acquitte de ses responsabilités. Le rôle du conseil varie également en fonction de l’objectif et de la vision de l’organisation. Au fur et à mesure que les organisations grandissent et évoluent, et que le monde dans lequel elles opèrent grandit et change, le conseil d’administration est chargé d’examiner les changements et de faire les ajustements qui sont dans le meilleur intérêt de l’organisation.

Quel que soit la santé, le type ou le statut d’une organisation, les conseils d’administration ont les 10 responsabilités de base suivantes :

1. Établir la vision, la mission et le but de l’organisation.

La vision de l’organisation est la vision des membres fondateurs de ce qu’ils veulent que l’organisation soit et de l’objectif qu’elle sert. Le conseil est également chargé de rédiger un énoncé de mission, qui est ce que l’organisation a l’intention de faire pour réaliser la vision. Le conseil d’administration doit tenir compte de la vision lors de sa planification stratégique afin de s’assurer que sa planification s’aligne continuellement sur la vision. Tous ceux qui sont directement ou indirectement liés à l’organisation doivent être conscients de la vision et le conseil joue un rôle important à cet égard.

1. Embaucher, surveiller et évaluer le directeur général.

Les conseils d’administration ont la tâche d’identifier, de recruter et de nommer la personne la plus qualifiée qu’ils peuvent trouver pour servir de directeur général. En outre, le conseil rédige la description de poste du directeur général. Avant de procéder à la recherche d’un dirigeant, le conseil d’administration doit prendre en compte les besoins, les forces et les faiblesses de l’organisation en examinant les compétences et les capacités qu’un dirigeant peut apporter pour aider l’organisation à aller de l’avant. Le nouveau dirigeant doit savoir clairement ce que le conseil attend de sa première année de service.

1. Assurer une surveillance financière appropriée.

Les administrateurs du conseil travaillent ensemble pour établir un budget et s’assurer que des contrôles internes appropriés sont en place pour les fonds entrants et sortants. Même les petites entreprises et les startups devraient avoir un comité d’audit et faire un audit interne chaque année.

1. S’assurer que l’organisation dispose de ressources adéquates.

Toute organisation a besoin de ressources et il incombe au conseil d’administration de s’assurer que chaque partie de l’organisation dispose de ressources adéquates pour que l’organisation puisse remplir ses obligations et accomplir sa mission. Les conseils d’administration doivent examiner attentivement la meilleure façon d’allouer l’argent et les autres ressources au profit de l’organisation et de ses parties prenantes. Les administrateurs de conseils d’administration d’organismes sans but lucratif doivent s’attendre à faire des dons réguliers à l’organisme et à utiliser leur réseau personnel et professionnel pour faire progresser la mission de l’organisme.

1. Créer un plan stratégique et veiller à ce qu’il soit suivi.

Les conseils d’administration fixent des buts et des objectifs en fonction d’un plan stratégique afin d’avoir un guide sur la façon d’atteindre les objectifs de l’organisation. Une analyse SWOT (forces, faiblesses, opportunités et menaces) fait généralement partie du processus de planification stratégique. Le plan stratégique peut être réalisé chaque année ou tous les deux ans. La planification stratégique doit tenir compte des objectifs à court et à long terme. Les conseils d’administration surveillent les progrès réalisés par rapport aux objectifs sur la base des rapports reçus de la direction.

1. Assurer la conformité juridique et l’intégrité éthique.

Toutes les organisations doivent se conformer aux règles et aux lois. Les administrateurs du conseil d’administration ont le devoir fiduciaire de veiller à ce que leur organisation soit en parfaite conformité avec ses obligations légales. Les administrateurs du conseil d’administration doivent se comporter de manière véridique et éthique et, ainsi, donner l’exemple aux autres. La conformité juridique implique également la mise en place de politiques visant à établir un comportement acceptable, telles que la politique de dénonciation, le code de conduite et le code d’éthique.

1. Gérer les ressources de manière responsable.

Les administrateurs des conseils d’administration doivent rendre des comptes à de nombreux individus et groupes. Pour cette raison, les conseils doivent s’assurer qu’ils protègent les actifs de l’organisation et les gèrent de manière responsable. Les administrateurs ont l’obligation légale d’être transparents et responsables de leurs actions et inactions. Les administrateurs du conseil d’administration sont généralement protégés de toute responsabilité en cas d’erreur de jugement, tant qu’ils agissent de manière responsable et de bonne foi et qu’ils font preuve de la diligence requise lorsqu’ils prennent des décisions.

1. Recruter et orienter les nouveaux membres du conseil d’administration et évaluer la performance du conseil.

Le conseil d’administration est responsable du recrutement, de la nomination et de la désignation des nouveaux administrateurs du conseil qui ont la bonne combinaison de compétences et d’aptitudes pour aider les organisations à remplir et à faire progresser leur mission. Les conseils d’administration doivent être aussi objectifs que possible quant à leurs propres performances. La plupart des conseils font une auto-évaluation chaque année dans le but d’identifier leurs faiblesses et de former un plan pour améliorer la performance du conseil.

1. Améliorer la réputation publique de l’organisation.

La réputation est un facteur important dans le fonctionnement d’une organisation. Le conseil d’administration sert de lien entre l’entreprise et ses parties prenantes. Chaque interaction avec les parties prenantes présente des occasions de partager la culture, la mission, les réalisations et les objectifs de l’organisation. Les parties prenantes attendent des conseils d’administration qu’ils soient transparents et responsables. Les organisations qui fonctionnent de manière ouverte et honnête ont l’avantage d’entretenir une relation de confiance avec leurs parties prenantes. Il est important pour les conseils d’administration d’avoir un porte-parole désigné qui peut articuler efficacement le bon travail de l’organisation ou répondre aux parties prenantes en temps de crise.

1. Renforcer les programmes et services de l’organisation.

Les conseils d’administration décident des programmes qui illustrent le mieux la mission de l’organisation. En tenant compte des ressources et des demandes de l’organisation, les conseils peuvent décider si leurs programmes et services actuels et proposés sont conformes à la mission et à l’objectif de l’organisation. Lorsque les programmes sont en concurrence pour obtenir des fonds et d’autres soutiens, les conseils d’administration doivent prendre des décisions difficiles sur les priorités.

Avoir une liste de responsabilités est un excellent outil pour que les conseils d’administration évaluent leurs propres performances. Un logiciel de gestion de conseil BoardEffect est un autre outil précieux pour les administrateurs de conseil. Il rationalise les processus de création des ordres du jour et des procès-verbaux des réunions tout en réduisant les coûts par rapport à la compilation de livres de conseil en papier. Le programme dispose également d’un outil d’enquête intégré qui permet aux conseils d’administration de procéder à leur auto-évaluation annuelle afin de suivre leurs progrès année après année. Ces 10 responsabilités de base du conseil d’administration permettront aux conseils de prendre un bon départ et ils devraient les considérer comme un point de départ pour élaborer leurs propres attentes personnalisées pour les administrateurs du conseil d’administration.